«1С:Документооборот 8» помогает организовать хранение и совместную работу с документами и файлами, автоматизировать бизнес-процессы и проектную деятельность. Продукт разработан на новой платформе «1С:Предприятие 8.3» и позволяет работать через веб-браузер и мобильное приложение.
Основной функционал
Учёт документов по российским стандартам
- Систематизированное хранение входящих, исходящих и внутренних документов компании в электронном виде
- Потоковое сканирование и распознавание документов
- Создание документов по шаблонам, с подстановкой данных
- Систематизация документов по видам, папкам и категориям
- Использование ЭЦП для шифрования и подписания документов
- Полнотекстовый поиск по документам
Движение документов по настроенным маршрутам
- Автоматизация ключевых процессов обработки документов (создание, регистрация, согласование, утверждение и пр.)
- Настройка индивидуальных маршрутов для разных документов
- Автоматизация обработки внутренних заявок
- Контроль процессов с помощью наглядных форм и отчётов
Коллективная работа над документами и файлами
- Совместная работа с документами и файлами, с разграничением прав доступа
- Хранение версий документов и файлов
- Обсуждение в системе документов и задач
- Встроенный почтовый клиент и календарь
- Планирование и протоколирование собраний
- Адресная книга сотрудников и корреспондентов
- Работа с системой через веб-браузер и мобильное приложение
Планирование и контроль проектной деятельности
- Календарное планирование задач и трудозатрат исполнителей (по аналогии с Microsoft Project)
- Постановка задач сотрудникам (с плановым сроком и трудозатратами)
- Учёт сотрудниками трудозатрат по задачам
- План-фактный контроль выполнения задач проекта
Мобильный клиент СЭД «Корпоративный документооборот»
Основные механизмы мобильной версии:
- Сообщения мобильной системы. Уведомления о выполнении задачи сотрудником, создании нового документа, просрочке выполнения задач и прочее.
- Задачи пользователя — элементы, содержащие текст, срок и прочие реквизиты задачи пользователя. Задачи формируются бизнес-процессами системы.
- Почта, Календарь, Контроль.
Доступ к документообороту через веб-сервис
Веб-сервис даёт возможность зайти пользователю в программу из любой точки мира через интернет с помощью браузера.
Работа с документами и файлами
Электронный документооборот с корреспондентами
- Учёт документов в разрезе корреспондентов
- Поддержка работы с договорами
- Обмен с корреспондентами электронными документами
- Контроль передачи документов корреспондентам
- Поддержка бумажного делопроизводства и документооборота
- Работа с обращениями граждан
Современная методология делопроизводства
- Хранение реквизитов документов в электронных карточках
- Настройка маршрутов для регистрации, согласования, утверждения, исполнения и ознакомления с документами
- Коллективная работа с документами с учётом прав доступа
- Штрихкодирование документов
- Соответствие методологии российскому законодательству, ГОСТам и отечественной делопроизводительной практике
Корпоративное файловое хранилище
- Систематизация файлов по папкам, категориям и проектам
- Использование учётно-регистрационных карточек файлов
- Хранение файлов отдельно от информационной базы
- Автоматическое открытие файлов в офисных приложениях
- Создание файлов по шаблонам, с подстановкой учётных данных
- Автономное редактирование файлов
Готовое решение для быстрого внедрения СЭД
- Переход на современное централизованное хранение и работу с документами и файлами
- Сокращение времени на поиск документов и файлов
- Автоматизация обработки документов по регламентам компании
- Быстрая постановка делопроизводства и документооборота с помощью готовых шаблонов и методических рекомендаций
- Снижение издержек на персонал, расходные материалы и хранение документов
Автоматизация процессов
Автоматизация обработки документов с помощью шаблонов процессов
- Настройка уникальных маршрутов обработки для разных видов документов, в соответствии с регламентами компании
- Использование в шаблонах маршрутов встроенных механизмов регистрации, согласования, рассмотрения, утверждения, исполнения и ознакомления с документами
- Назначение в качестве исполнителей задач по маршруту пользователей, ролей и групп пользователей
- Автоматическая генерация задач исполнителям в соответствии с маршрутом документа
Инструменты для коллективной работы над задачами
- Делегирование задач
- Согласование сроков выполнения задач
- Переписка по задачам
- Совместная работа над документами по задаче
- Работа над задачами по электронной почте
Визуальный и статистический контроль исполнительской дисциплины
- Автоматизация выполнения поручений с помощью задач
- Учёт сотрудниками трудозатрат на выполнение задач
- Уведомление исполнителя и проверяющего о ходе выполнения задачи по электронной почте
- Визуальное представление процессов и задач по документу
- Отчёты об исполнительской дисциплине
- Рассылка отчётов по электронной почте по расписанию
Готовое решение для автоматизации бизнес-процессов компании
- Повышение прозрачности, управляемости и контролируемости бизнес-процессов компании
- Использование современных инструментов для совместной работы над задачами
- Оперативный контроль сроков и результатов выполнения задач
- Повышение эффективности работы сотрудников
Управление проектами
Календарное планирование задач и трудозатрат исполнителей
- Составление иерархического плана задач по проекту
- Загрузка проекта из Microsoft Project
- Автоматизированный расчёт календарного плана проекта
- Представление плана проекта в виде диаграммы Ганта
- Планирование исполнителей, сроков и трудозатрат
Управление работами по проекту
- Постановка задач исполнителям
- Балансировка загрузки исполнителей
- Приёмка результатов выполнения задач исполнителями
- План-фактный контроль сроков и трудозататрат по задачам
Работа исполнителей над задачами
- Делегирование задачи другому исполнителю
- Согласование изменения срока задачи с автором
- Переписка по задаче в ходе её выполнения
- Работа с задачами по электронной почте
- Учёт исполнителем трудозатрат по задаче
- Отчётность исполнителя о результатах выполнения задачи
Достойная альтернатива специализированным продуктам
- Отсутствие необходимости в дорогостоящем программном обеспечении и ИТ-инфраструктуре
- Чёткий план работ для исполнителей
- Обратная связь по задачам от исполнителей
- Подходит для компаний, ведущих проектную деятельность
Интеграция
Бесшовная интеграция с продуктами «1С» различными способами
- Планы обмена — автоматический обмен справочниками, документами и бизнес-процессами
- Веб-сервис документооборота — интеграция на уровне пользовательского интерфейса
- Веб-сервис работы с файлами — использование «1С:Документооборота 8» как внешней библиотеки файлов
- Система внешнего электронного документооборота с другими организациями
Настраиваемая интеграция с внешними источниками и приложениями
- Автоматическая загрузка файлов из сетевого каталога — например, для интеграции с потоковыми сканерами и факс-машинами
- Веб-сервис очереди сообщений — для асинхронного взаимодействия с другими приложениями и конфигурациями
Преимущества для продуктов «1С» и других приложений при их интеграции с «1С:Докуметооборотом 8»
- Организация с помощью «1С:Документооборота 8» единого хранилища документов и файлов для разных информационных баз и приложений компании
- Согласование и утверждение документов с помощью процессов «1С:Документооборота 8»
- Работа с документами, файлами и процессами без входа в «1С:Документооборот 8»
