RPA: Роботизация бизнес-процессов

Заказчик
Одна из крупнейших международных ресторанных сетей.

Задача
Консолидация данных из разных источников (более 750), поиск расхождений, информирование ответственных лиц, устранение типовых ошибок.

Решение
Роботизация проверки финансовых документов с применением технологий RPA (программные роботы) и BI (бизнес-анализ). Qlik используется для работы с базами данных клиента, консолидации и поиска отклонений. Робот получает статистику по ошибкам за отчетный период и начинает действовать: информирует об ошибке ответственного специалиста, создает заявку в SD или решает проблему самостоятельно.

Эффект от внедрения RPA
Программные роботы RPA и система бизнес-анализа заменили несколько десятков человек.

Заказчик
Ведущий медицинский университет России

Платформа роботизации
PIX

Сроки
2 месяца

Задача

• Единовременная обработка архива из 50 000 документов
• В дальнейшем - обработка 3000 документов в месяц
• Ограниченный срок реализации проекта - максимум 2 месяца

Решение Роботизация оформления финансовых документов контрагентов, а именно:

• Распознавания и сортировки сканов
• Формирования транзакции в нескольких учетных системах
• Размещения сканов в указанных разделах на сайте Госзакупок

Эффект от внедрения RPA

• Технология RPA позволила заменить несколько десятков операторов.
• 20 сотрудников освобождены от скучных и монотонных операций.
• В 16 раз сократилось время оформления документов.

Заказчик
Один из крупнейших фармацевтических холдингов России.

Платформа роботизации
UiPath

Сроки
1,5 месяца

Задача
Роботизация процессов работы с жалобами клиентов на недовложения / пересортицу / излишки.

Решение
Внедрение RPA для приема и автоматической обработки претензий по вариативному алгоритму (включая исключения и отклонения). Робот по заданным критериям выбирает в базе данных обращения, после проверки выносит вердикт по удовлетворению или отклонению заявки, закрывает ее и переходит к следующей.

Эффект от внедрения RPA

1. 4900 претензий в месяц обрабатывает робот.
2. 45 работников из 46, выполнявших обработку вручную, переключены на выполнение других заданий. После внедрения технологии RPA тот же объем операций выполняется 1 оператором при помощи 1 робота.
3. В 15-60 раз выросла скорость работы.

Заказчик
Крупнейшая торговая сеть

Платформа роботизации
PIX

Сроки
3 месяца

Задача
Роботизация процессов сверки актов с контрагентами

Решение
Создан алгоритм взаимодействия программных роботов RPA с web-сервисом 1С, Ms Excel и электронной почтой, куда приходят письма с вложенными актами сверок. Удалось полностью исключить взаимодействие робота с экранными формами, тем самым минимизировав ошибки. Робот напрямую посылает запросы на сервер или файл и обрабатывает ответы.

Эффект от внедрения RPA
45 сотрудников освобождены от ручных рутинных операций. В 20-40 раз сократилось время сверки файлов.

Заказчик
Крупнейшая фармацевтическая компания

Платформа роботизации
UiPath

Сроки
1 месяц

Задача

• Создание алгоритма действий программных роботов RPA на случай ошибок в процессе
• Сбор информации для исправления ошибок
• Формирование расписания процессов пропорционально их интенсивности

Решение
Роботизация процессов выгрузки информации о транзакциях за текущий месяц, оповещения оператора в нештатных ситуациях.

Робот выполняет следующие операции:

• Отправляет сообщение оператору в случае инцидента
• Экспортирует файлы транзакций в удалённое хранилище, присваивая им уникальные имена
• Загружает появившиеся документы в CRM, исправляя ошибки
• Экспортирует обработанные документы из специальной папки в единый архив

Эффект от внедрения RPA

1. На 30% снизилась ежедневная загрузка сотрудников бухгалтерии и смежных направлений.
2. 1 специалист освобожден от монотонной работы вручную.
3. В 3 раза увеличилась скорость обработки транзакций.

Заказчик
Многофункциональный центр группы компаний, в обязанности которого входит расчет зарплат.

Платформа роботизации
PIX

Сроки
2 месяца

Задача
Роботизация процессов учета периодов нетрудоспособности

Решение
Внедрение RPA для автоматизации процессов:

• Получения данных о листе нетрудоспособности из системы «Контур» и внесения их в SAP
• Создания и заполнения в SAP ведомостей уплаты страховых взносов и выгрузки их в систему "САПЕРИОН"

Данные, выгруженные из листа ФСС, определяют тип отсутствия сотрудника и параметры, указываемые роботами (числится на стационарном лечении / ухаживает за больным / ухаживает за ребёнком / отсутствует по причине родов). Программные роботы RPA самостоятельно меняют тип отсутствия при заболевании отпускника, уведомляя ответственный персонал.

Эффект от внедрения RPA

• Робот обрабатывает 5000 электронных листов нетрудоспособности в месяц (вместо 1500, которые успевал сделать оператор).
• Ежемесячная занятость операторов сократилась на 74%.
• В 2,3 раза сократилось время, затрачиваемое на каждый ЭЛН (3 минуты вместо 7 минут).

Заказчик
Поставщик автомобильных запчастей

Сроки
5 недель

Задача
Компании требовалось проводить по 30 заявок на закупки в неделю. Среднее время, потраченное на каждую, составляло 3 часа. В процессе участвовали 2 отдела, которые использовали SAP, электронную почту, Excel и web-портал на настольном компьютере. Информацию структурировали сами бизнес-пользователи. Исключения составляли около 10%.

Решение
Внедрение RPA для автоматизации процессов.
Теперь web-портал подает заявки на закупки роботу, который вводит эту информацию в SAP, подтверждает по электронной почте, а затем автоматически создает заказы на закупки.

Эффективность внедрения RPA

• 100% работ автоматизированы.
• 8 месяцев составил срок окупаемости инвестиций.
• На 95% сократился объем ручного труда.
• На 78% сократилось время обработки заявок.

Заказчик
Крупный частный университет России

Платформа роботизации
PIX RPA

Сроки
6 недель

Задача
При старте обучения новых групп требуется готовить приказы о зачислении слушателей. Изначально в процессе участвовало 10 менеджеров, ответственных за подготовку образовательных программ и взаимодействие со слушателями, 4 юристов проверяли договора и 6 бухгалтеров занимались сверкой платёжной информации, после чего приказы подписывал ректор. Деятельность велась в нескольких учётных системах.

Решение
После роботизации процесс выглядит так:

• Робот получает из общего Excel необходимую информацию
• Вносит в 1С данные новых слушателей
• При помощи инструмента OCR переводит прикрепленные сканы договоров в текстовый формат
• Сверяет данные слушателей, проверяет оплаченные суммы
• Если нарушений не найдено, формирует приказы о зачислении

Участие юристов и бухгалтеров в проверке и согласовании упразднено. Программные роботы RPA включаются ночью и действуют гораздо быстрее. При необходимости менеджеры могут провести корректировку вручную.

Результат внедрения RPA

• 20 работников освобождены от ручных рутинных операций.
• В 15 раз выросла скорость подготовки приказов о зачислении.

Заказчик
Поставщик продуктов питания

Сроки
2 недели

Задача
Компания участвует в открытых тендерах на поставки продуктов в крупные сети магазинов, играя на понижение. Каждый тендер содержит от 200 позиций, человеку трудно уследить за изменениями цен, особенно если это произошло вне его экрана и в последние 5 секунд тендера.

Решение
Разработка программных роботов для автоматизации процессов.

После роботизации процесс выглядит так:

• Менеджер предоставляет роботу экспортированный с сайта excel-файл с информацией по тендеру, добавив туда текущую и минимальную цену компании, после чего открывает сайт тендера и запускает робота
• Робот каждые 2 секунды проверяет все цены на сайте, при необходимости меняет ставку, перезаполняя excel-файл и загружая его обратно на сайт (т.к. с MS Excel робот работает напрямую, а с сайтом - через графический экранный интерфейс, изменение параметров в файле занимает гораздо меньше времени)
• Если ставка падает ниже минимальной цены, робот в дальнейшем игнорирует эту строку и больше не меняет на ней цену

Эффект от внедрения RPA
В 30 раз увеличилась скорость выставления цен.

Заказчик
Одна из ведущих мировых сетей ресторанов

Сроки
2 недели

Задача
Автоматизация работы с первичными обращениями, включая уточнение деталей.

Решение
Внедрение RPA для автоматизации процессов.

После роботизации процесс выглядит так:

• Первичные обращения клиентов получает робот
• В случае удаленного заказа робот проверяет во внутренних системах компании наличие чека
• Если чек есть в системе и типовая форма заполнена, робот отвечает клиенту согласно шаблону и пересылает обращение специалисту, прикрепив электронный чек
• Если чек не найден, робот просит клиента прислать чек или хотя бы назвать дату и время происшествия

Результат внедрения RPA

• 120000 претензий обрабатывает робот в месяц.
• В 4,5 раза меньше занимает работа с каждым обращением.
• 25 сотрудников освобождены от рутины.

Задача 1
Ранее запросы на предоставление персоналу доступа к внутренней системе компании после согласования попадали специалистам отдела ИБ, которые выдавали доступ вручную.

Решение
После внедрения RPA доступ предоставляет программный робот. Благодаря роботизации процесс выглядит так:

• Робот находит в папке заявки на предоставление доступа
• Проверяет состояние заявки
• Если заявка согласована, выдает доступ
• Переходит к следующей заявке

Эффект от внедрения RPA

• Сроки получения доступа сократились.
• Специалисты отдела ИБ экономят до 3 часов в день.

• Каждая новая ссылка, по которой перешел на рабочем месте любой сотрудник компании, проходила верификацию в отделе ИБ
• Специалист ИБ с помощью специальных сервисов проверял ip сайта на безопасность (не DDoS, не фишинг и т.п.) и при необходимости добавлял ссылку в "белый лист" компании

Решение
Внедрение RPA для автоматизации процессов. Отдел ИБ больше не занимается проверкой ссылок. Это делают программные роботы RPA.