Консультация эксперта
Для чего предназначен платежный календарь
Платежный календарь предназначен для краткосрочного планирования денежного оборота и своевременного обнаружения кассовых разрывов. Он предоставляет функционал для учета денежных средств, распределения финансовых потоков, формирования финансовой базы, и способствует исполнению обязательств в срок.
Платежный календарь помогает реализовать множество важных для любой организации задач:- планирование распределения и наличия денежных средств для их дальнейшего использования в определенный период;
- генерация информационной базы с данными о движении денег в компании;
- анализ рисков образования кассового разрыва;
- нахождение эффективных вариантов дополнительного или заемного финансирования для устранения кассового разрыва;
- управление будущими расходами согласно планируемым денежным поступлениям;
- согласование платежей с учетом сроков оплаты и источников финансов;
- отражение практически реализуемых способов использования денег, сформированных по приходу и расходу;
- финансовое обеспечение заявок для осуществления бизнес-деятельности;
- оформление заявок на перемещение денег внутри компании;
- автоматический учет изменений, вносимых в информационную базу;
- отображение данных о наличии свободных средств в начале и в конце дня;
- оценка финансового состояния компании на заданную дату.
Платежный календарь в 1С помогает осуществить глубокий анализ финансового положения компании, учитывая большой спектр параметров:
- поступления от покупателей;
- оплата поставщикам, в том числе регулярные платежи;
- выплата зарплаты;
- налоговые платежи и взносы;
- денежные средства в пути;
- кассовые разрывы.
В 1С платежный календарь представлен в виде рабочего места, удобно организованного для создания документов, формирования отчетности, проведения анализа. Функционал платежного календаря реализован в нескольких конфигурациях 1С для малого, среднего и крупного бизнеса: «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP», «1С:Управление холдингом».
Как вести платежный календарь?
Часто платежный календарь в небольших компаниях начинают вести в MS Excel, а по мере роста переходят на программы 1С. Еxcel не дает возможности в течение месяца анализировать и контролировать актуальное финансовое состояние компании, потому что план-факт собирается только после закрытия периода в бухгалтерии. К тому же, в Excel сложно работать с большим объемом данных. В 1С функциональность платежного календаря значительно шире, что повышает систематизацию контроля на всех уровнях учета и, следовательно, эффективность его ведения.
Процесс составления платежного календаря можно разделить на следующие этапы:- Сбор данных об остатках денежных средств на начало периода.
- Планирование поступлений и списаний наличных и безналичных средств.
- Указание сроков в днях.
- Анализ расходных платежей и выставление приоритетности.
- Расчет чистого денежного потока.
- Расчет остатка денежных средств на конец периода.
- Проверка остатков.
- Синхронизация прихода и расхода.
Платежный календарь состоит из плана поступления и плана списания денежных средств. Обычно он формируется вперед на один календарный месяц с разбивкой на платежные дни. Корректировки в него вносятся каждый рабочий день, по мере поступления данных по платежам. Существенно экономит время возможность автоматического заполнения календаря в 1С на основе ранее введенных документов: бюджетов, заявок, договоров. Также реализован импорт данных из Excel.
Настройки в 1С:ERP
Для примера рассмотрим настройки платежного календаря в 1С:ERP. Базовые настройки заданы по умолчанию, их можно изменить. Также предусмотрена возможность выставить дополнительные настройки, чтобы повысить удобство использования календаря под конкретные задачи пользователя.
- Для проверки настроек перейдите в раздел «НСИ и администрирование» — «Настройка НСИ и разделов» — «Казначейство и взаиморасчеты».
- Перейдите в подраздел «Планирование и контроль денежных средств». Если признак «Заявки на расходование денежных средств» активен, это означает, что функционал платежного календаря подключен. Если он неактивен, проставьте галочку.
- Перейдите в меню «Казначейство» — «Платежный календарь», где можно изменить внешний видкалендаря, нажмите стрелку рядом с кнопкой «Вид» и выберите один из вариантов. В представлении «Заявки – календарь» в левой части окна отображен список заявок на оплаты, в правой – информация о наличии денежных средств, планируемые суммы поступлений и списаний.
- При выборе представления «Календарь – платежи» в верхней части окна отображаются остатки, распределенные по статьям финансирования, план поступлений и списаний, а в нижней – данные об объекте оплаты, получателе, назначении платежа и т.д. При выделении суммы можно просмотреть список относящихся к ней документов и перейти к любому из них.
- В представлении «Список заявок» документы на оплату отображаются в виде списков с указанием статуса согласования.
- Для задания дополнительных настроек платежного календаря в любом его представлении нажмите кнопку «Еще» в правом верхнем углу и выберите пункт «Настройка».
- В открывшемся окне можно проставить галочки напротив названий источников, на основании которых будут отображаться данные в календаре. Также можно включить группировку по валютам, настроить вариант вывода итога, указать дату начала планирования и скрыть либо раскрыть нерабочие дни.
- В верхней панели календаря доступна настройка длительности периода планирования в поле «Дней планирования».
- Группировка данных в календаре по умолчанию отключена. Ее можно настроить, нажав на стрелку рядом с кнопкой «Группировка» в верхней панели и выбрав один из вариантов.
- Если вы хотите просмотреть только данные по определенным источникам средств, нажмите на стрелку рядом с кнопкой «Счета / Кассы» и выберите подходящий вариант.
Рис.1. Путь к настройкам
Рис.2. Подключение функционала платежного календаря
Рис.3. Внешний вид календаря «Заявки — календарь»
Рис.4. Внешний вид календаря «Календарь – платежи»
Рис.5. Внешний вид календаря «Список заявок»
Рис.6. Настройки отображения календаря
Рис.7. Настройки отображения календаря
Рис.8. Указание периода планирования
Рис.9. Выбор способа группировки
Рис.10. Фильтрация по источникам средств
Нюансы формирования отчета
Существует несколько нюансов, которые важно учитывать при формировании платежного календаря. Перечислим основные.
- Профицит денежных средств. Обычно банки устанавливают лимит неснижаемого остатка, который нужно отразить в календаре во избежание проблем с выходом в минус из-за потенциальных непредвиденных затрат. Если счетов несколько, установить ограничения необходимо по каждому.
- Регулярно возникающий дефицит денежных средств. В таком случае целесообразно ранжировать обязательства по очередности и приоритетности, ориентируясь на сложность последствий, наступающих при их невыполнении в срок.
- Отсутствие части плановых данных в 1С. Если, например, поле «Срок оплаты» в первичном документе не заполнено, данные в платежном календаре не будут достоверными.
- При формировании отчета «задним числом», как и при внесении данных в 1С не в хронологическом порядке, могут различаться суммы в расшифровках «Остатки денежных средств на текущую дату» и «Остаток денег».
- Если в базе ведется учет по нескольким организациям, можно сформировать общий платежный календарь по ним всем или отдельный по конкретной компании. Это задается путем выбора варианта в списке «Организация» в шапке отчета.
Для удобства оперативного контроля внешний вид платежного календаря можно дополнить колонками для комментариев, названием каждого проекта, статьями доходов и расходов, статусом срочности платежа, остатком долга по контрагенту.
Как бороться с кассовыми разрывами
При составлении платежного календаря важно заложить превышение доходной части над расходной или хотя бы соблюсти приблизительно равное соотношение между ними. Это снизит риск возникновения кассового разрыва.
В платежном календаре кассовые разрывы удобно отслеживать благодаря наглядности: они помечены красным цветом. По сути, это отрицательные суммы остатка на банковском счете или в кассе компании. Технически устранить кассовый разрыв можно следующими способами:
- Обеспечить достаточный для покрытия разрыва остаток, переведя средства с одного банковского счета предприятия на другой.
- Уменьшить размер списания денежных средств, отсрочив платежи до плановой даты новых поступлений.
- Обеспечить приход денежных средств от заказчиков в должном размере.
Инструменты для анализа наличия кассовых разрывов дают представление об объеме нехватки денежных средств в определенном периоде. На основе этих данных можно принимать эффективные управленческие решения о предотвращении кассовых разрывов: например, рассчитать и выгодно взять займ, перенести крупную закупку, составить гарантийное письмо. Таким образом, платежный календарь помогает прогнозировать и своевременно исключать потенциальные проблемы.
Платежный календарь в 1С:Бухгалтерия
Разделы платежного календаря
В платежном календаре «1С:Бухгалтерии» предусмотрено шесть разделов, о назначении которых мы расскажем в этом параграфе.
Оплата от покупателей
В разделе «Оплата от покупателей» отображаются данные об ожидаемых поступлениях денежных средств. Источниками данных выступают следующие документы:
- «Передача основных средств».
- «Счет покупателю».
- «Акт приемки-передачи нематериального актива».
- «Оказание производственных услуг».
- «Реализация (акт, накладная)».
В этом разделе в остатках денежных средств отражаются данные о задолженностях на период формирования платежного календаря.
Рис.11. Задолженности за заданный период
При переходе в форму «Ожидаемая оплата от покупателей» доступна детализация данных о просроченных и планируемых платежах от покупателей.
Рис.12. Просроченные и ожидаемые платежи от покупателей
При необходимости изменения срока оплаты по контрагентам нужно выделить строку с наименованием искомого контрагента, нажать кнопку «Изменить срок оплаты» над таблицей, скорректировать дату и подтвердить ее нажатием «ОК».
Кнопка «Напомнить» предназначена для быстрой отправки контрагенту уведомления о просроченном платеже.
Прочие поступления
В разделе «Прочие поступления» отображены данные о денежных средствах, отправленных с расчетного счета, но не полученных – из-за долгой обработки банком или технических проблем. Источниками данных для таких поступлений являются следующие документы:
- ПКО и РКО с видом документа «Инкассация».
- «Отчет о розничных продажах» с видом документа «Оплата проданных товаров платежной картой автоматизированной торговой точке (рознице)».
- Списание с расчетного счета с видом «Прочее списание».
- Счет учета под номером 57.22 или 57.02.
Рис.13. Раздел «Прочие поступления»
Налоги и взносы
В разделе «Налоги и взносы» фиксируются отчисления в государственный бюджет. Источниками данных являются задачи по уплате налогов, сборов и страховых взносов в «Списке задач». Задачи в этом разделе формируются 1С:Бухгалтерией автоматически на основе уплаченных налогов, сгенерированных отчетов и деклараций для контролирующих органов.
Рис.14. Раздел «Налоги и взносы»
Платежи поставщикам
В разделе «Платежи поставщикам» представлены данные о запланированных на конкретную дату платежах поставщикам товаров или услуг. Источниками данных выступают документы:
- «Поступление НМА».
- «Поступление в форме актов и накладных».
- «Счет от поставщика».
- «Поступление дополнительных расходов».
Просроченные платежи относятся к начальным остаткам.
Рис.15. Раздел «Платежи поставщикам»
В форме «Оплата поставщикам» можно формировать платежные поручения.
Зарплата
В разделе «Зарплата» отображаются данные, основанные на уже начисленной, но не выплаченной зарплате. Источник информации – задачи по выплатам зарплаты сотрудникам в «Списке задач». Они формируются автоматически на основе документа «Начисление зарплаты».
Рис.16. Раздел «Зарплата»
Периодические платежи
В раздел «Периодические платежи» попадают платежи, отмеченные как регулярные и при этом не являющиеся обязательными – например, аренда транспортного средства или предоставление услуг связи.
Рис.17. Раздел «Периодические платежи»
Для того чтобы настроить регулярный платеж в календаре, нужно найти соответствующее платежное поручение и установить признак «Повторять платеж».
