RPA против бухгалтерии: антикейс одного ретейлера

Радикальный IT-директор, бухгалтерский инстинкт самосохранения и реальный пример, как надо было внедрять робота, — рассказывает Даниил Морозенко, руководитель направления RPA компании «Первый Бит».

IT-директор, который сломал шаблон

Если вы зайдете в бухгалтерию любой российской розничной сети и спросите, что их больше всего раздражает в работе, вам скорее всего ответят: «Акты сверок». Кроме того, что составление актов не самое веселое занятие, оно отнимает до 70% бухгалтерского времени. Зарплаты, отпускные, декретные, налоги — минутное дело по сравнению с ними. Поэтому, когда речь заходит об оптимизации бухгалтерских процессов, в первую очередь вспоминают акты сверок взаиморасчетов с контрагентами.

Сейчас оптимизация чаще всего равна автоматизации или роботизации, которой в крупных сетях занимается IT-подразделение во главе с IT-директором. Если IT-директор решил, что не обойтись без компетенций стороннего интегратора, он его находит, и они вместе придумывают план действий — от и до. Во всяком случае, я думал, что так всегда бывает, пока к нам не пришел IT-директор сети «Рацион» (название вымышленное) и не сломал шаблон.

Я рассказываю о своём раннем проекте, в котором роботизация сразу не задалась, и показываю для сравнения аналогичный проект, где всё прошло гладко. Надеюсь, этот опыт поможет всем, кто думает об оптимизации бизнес-процессов в своей компании — не только в бухгалтерии.

RPA (Robotic process automation) — имитация действий человека на компьютере с помощью программы-робота. Для робота не надо писать тысячи строк кода и интегрироваться с IT-системами. 

Фактически, это виртуальный сотрудник с учётной записью, который открывает файлы, отправляет письма и так далее. Главное условие — все действия должны быть шаблонными. Больше про RPA и отличие роботизации от автоматизации можно узнать здесь.

Зачем нужны акты сверки

Акты позволяют понять, кто кому должен денег — поставщик контрагенту или наоборот. В актах бухгалтеры сравнивают дебет с кредитом по каждой поставке и закупке; если видят разные суммы, готовят протокол, куда заносят расхождения. Потом высылают партнёрам протокол вместе со счётом на оплату или подтверждение об оплате. Большинство бухгалтерий делает такие акты несколько раз в год для каждого контрагента.

Представьте, что у розничной сети 500 поставщиков. «Милк+» поставляет молоко каждый день, «ИП Варданян А. А.» поставляет печенье раз в две недели, «Мелькомбинат N1» — муку и крупы раз в месяц и так далее. 

Все первичные документы по закупкам поступают в «1С», откуда бухгалтеры берут данные для сверки: даты, ИНН, КПП, номера документов. Ещё всё надо сравнить с актами, которые присылают 500 поставщиков. В итоге собираются таблицы с тысячами и десятками тысяч строк. Вот почему это нудная и трудоёмкая работа для человека.

Пример акта сверки

Клиент и задача

У региональной сети «Рацион» классический формат «у дома»: продукты питания, алкоголь, бытовая химия. В штате 70 бухгалтеров, есть свой IT-департамент. По какой-то причине IT-директор был радикально настроен к бухгалтерам. Когда он пришел к нам за роботизацией актов сверки (запрос был именно таким), он попросил: «Сделайте робота, чтобы уволить всю бухгалтерию». Мы удивились, заметили, что не все бухгалтеры занимаются актами сверок и вообще RPA без людей не работает. После этого запрос скорректировался: «Тогда сделайте робота, чтобы сначала уволить 30% бухгалтеров, а потом всех».

Самым удивительным было то, что в бухгалтерии «Рациона» знали о планах на их счёт. Им честно сказали: мы решили оптимизировать ваши процессы с помощью роботов, скоро вам придется уволиться. Такое прямодушие сыграет свою роль в проекте.

Решение

Любая роботизация начинается с анализа процессов, которые нужно оптимизировать. Может оказаться, что роботы бессильны и нужно разворачивать классическую автоматизацию. 

Часто бывает, что процесс, который должен укладываться в чёткий алгоритм, почему-то делается с массой исключений. Например, один бухгалтер для отчёта сохраняет цифры в папках «Мы должны» и «Нам должны» на рабочем столе, а другой берёт их напрямую из «1С» и заносит в акт. Надо найти самый логичный и короткий алгоритм, по которому будет действовать робот.

У «Рациона» всё было отлично: акты сверок делали по шаблону, отработанному годами. Другие бухгалтерские процессы отклонялись от желаемого алгоритма, но пока речь шла только об актах сверок. Для роботизации решили использовать робота от UiPath — самого популярного и быстрорастущего разработчика RPA в мире.

Студия UiPath, где прописывается алгоритм действий для робота

По опыту, изучение подобных бизнес-процессов, настройка робота и его запуск занимает три-четыре недели. Поэтому мы планировали передать «Рациону» готового робота максимум через месяц, ведь акты сверок — идеальный объект для роботизации.

Реализация и итог

После настройки робот UiPath показал результаты, которые всех устроили.

Получалось, что одного робота (одной лицензии RPA) хватало, чтобы полностью избавить бухгалтеров «Рациона» от актов сверки. Даже оставалось время на другие рутинные процессы. Здесь надо понимать, что, во-первых, робот в разы быстрее бухгалтера, а во-вторых, он работает 24/7. Если у бухгалтера примерно 1 600 рабочих часов в год, с учётом отпуска, отгулов и больничных, то у робота — 8 700 часов.

Вскоре после запуска начались сложности. Робот стал всё чаще отправлять сообщения об ошибке: я не могу сверить эти акты, сверьте сами. Сами по себе такие единичные сообщения — нормальная практика, особенно на первых порах, когда робот сталкивается с чем-то незнакомым, например, с новым форматом документа. Тогда робота быстро поправляют, и дальше он спокойно всё обрабатывает. Проблема в том, что сообщения об ошибках в «Рационе» сыпались сотнями. Робот становился источником раздражения, а не помощником.

Причина оказалась по-человечески понятной. Бухгалтеры сообразили: чем успешнее робот справляется с их работой, пусть и нелюбимой, тем быстрее их попросят написать заявление об увольнении. Они начали действовать: меняли местами столбцы в актах, вставляли пустые строки, писали латинские буквы вместо кириллических. 

Мы видели десятки видов «ошибок», которые робот не мог распознать. Как они догадались, как именно надо действовать? Просто в начале проекта бухгалтеры осторожно спрашивали нас: «От чего робот может упасть?», а мы честно отвечали.

Через год работы в «Рационе» робот обрабатывает меньше 10% актов сверки. Бухгалтеры в сети по-прежнему незаменимы, и никто не докажет, что ошибки в актах были искусственными. Зато IT-директор оказался заменимым: его уволили. Сеть хочет вернуться к полноценной роботизации бухгалтерии, но перспективы туманны.

Как надо было

Параллельно с «Рационом» стартовал проект у федерального дистрибьютора лекарств. Они не поленились донести до каждого из 150 бухгалтеров, чем именно займется робот, и почему его не надо бояться. Уже через три месяца все акты сверок делались роботом — по 50 в день. Никого не уволили, всем нашли аналитические задачи, которые роботу не по зубам. Кому-то пришлось пройти обучение, которое помогло повысить квалификацию и зарплату.

Через год у дистрибьютора было уже три робота. Они занимаются не только актами сверок — обрабатывают рекламации, разгребают рутинные задачи в отделе логистики. Я не знаю, какой у компании экономический эффект от роботизации, но думаю, что исчисляется десятками миллионов рублей.

Чек-лист успешной роботизации с человеческим лицом

1. Понять, какие процессы в компании надо оптимизировать.
2. Определить задачи для сотрудников, которых полностью или частично заменит робот.
3. Объяснить сотрудникам цели роботизации понятным языком.
4. Сформировать представление о роботе как о помощнике, а не бездушном «Терминаторе».
5. Привести примеры роботизации, где никого не уволили из-за роботов, а наоборот — повысили (один пример есть выше).
   
   
   

• по телефону +7 495 213-83-61,
• через форму обратной связи.
  
  

Кейс впервые опубликован на MarketMedia