2 марта 2020

RPA против бухгалтерии: антикейс одного ретейлера

Радикальный IT-директор, бухгалтерский инстинкт самосохранения и реальный пример, как надо было внедрять робота, — рассказывает Даниил Морозенко, руководитель направления RPA компании «Первый Бит».
RPA против бухгалтерии: антикейс одного ретейлера

Радикальный IT-директор, бухгалтерский инстинкт самосохранения и реальный пример, как надо было внедрять робота, — рассказывает Даниил Морозенко, руководитель направления RPA компании «Первый Бит».

IT-директор, который сломал шаблон

Если вы зайдете в бухгалтерию любой российской розничной сети и спросите, что их больше всего раздражает в работе, вам скорее всего ответят: «Акты сверок». Кроме того, что составление актов не самое веселое занятие, оно отнимает до 70% бухгалтерского времени. Зарплаты, отпускные, декретные, налоги — минутное дело по сравнению с ними. Поэтому, когда речь заходит об оптимизации бухгалтерских процессов, в первую очередь вспоминают акты сверок взаиморасчетов с контрагентами.

Сейчас оптимизация чаще всего равна автоматизации или роботизации, которой в крупных сетях занимается IT-подразделение во главе с IT-директором. Если IT-директор решил, что не обойтись без компетенций стороннего интегратора, он его находит, и они вместе придумывают план действий — от и до. Во всяком случае, я думал, что так всегда бывает, пока к нам не пришел IT-директор сети «Рацион» (название вымышленное) и не сломал шаблон.

Я рассказываю о своём раннем проекте, в котором роботизация сразу не задалась, и показываю для сравнения аналогичный проект, где всё прошло гладко. Надеюсь, этот опыт поможет всем, кто думает об оптимизации бизнес-процессов в своей компании — не только в бухгалтерии.

RPA (Robotic process automation) — имитация действий человека на компьютере с помощью программы-робота. Для робота не надо писать тысячи строк кода и интегрироваться с IT-системами. 

Фактически, это виртуальный сотрудник с учётной записью, который открывает файлы, отправляет письма и так далее. Главное условие — все действия должны быть шаблонными. Больше про RPA и отличие роботизации от автоматизации можно узнать здесь.

Зачем нужны акты сверки

Акты позволяют понять, кто кому должен денег — поставщик контрагенту или наоборот. В актах бухгалтеры сравнивают дебет с кредитом по каждой поставке и закупке; если видят разные суммы, готовят протокол, куда заносят расхождения. Потом высылают партнёрам протокол вместе со счётом на оплату или подтверждение об оплате. Большинство бухгалтерий делает такие акты несколько раз в год для каждого контрагента.

Представьте, что у розничной сети 500 поставщиков. «Милк+» поставляет молоко каждый день, «ИП Варданян А. А.» поставляет печенье раз в две недели, «Мелькомбинат N1» — муку и крупы раз в месяц и так далее. 

Все первичные документы по закупкам поступают в «1С», откуда бухгалтеры берут данные для сверки: даты, ИНН, КПП, номера документов. Ещё всё надо сравнить с актами, которые присылают 500 поставщиков. В итоге собираются таблицы с тысячами и десятками тысяч строк. Вот почему это нудная и трудоёмкая работа для человека.

Акт сверкиПример акта сверки

Клиент и задача

У региональной сети «Рацион» классический формат «у дома»: продукты питания, алкоголь, бытовая химия. В штате 70 бухгалтеров, есть свой IT-департамент. По какой-то причине IT-директор был радикально настроен к бухгалтерам. Когда он пришел к нам за роботизацией актов сверки (запрос был именно таким), он попросил: «Сделайте робота, чтобы уволить всю бухгалтерию». Мы удивились, заметили, что не все бухгалтеры занимаются актами сверок и вообще RPA без людей не работает. После этого запрос скорректировался: «Тогда сделайте робота, чтобы сначала уволить 30% бухгалтеров, а потом всех».

Самым удивительным было то, что в бухгалтерии «Рациона» знали о планах на их счёт. Им честно сказали: мы решили оптимизировать ваши процессы с помощью роботов, скоро вам придется уволиться. Такое прямодушие сыграет свою роль в проекте.

Решение

Любая роботизация начинается с анализа процессов, которые нужно оптимизировать. Может оказаться, что роботы бессильны и нужно разворачивать классическую автоматизацию. 

Часто бывает, что процесс, который должен укладываться в чёткий алгоритм, почему-то делается с массой исключений. Например, один бухгалтер для отчёта сохраняет цифры в папках «Мы должны» и «Нам должны» на рабочем столе, а другой берёт их напрямую из «1С» и заносит в акт. Надо найти самый логичный и короткий алгоритм, по которому будет действовать робот.

У «Рациона» всё было отлично: акты сверок делали по шаблону, отработанному годами. Другие бухгалтерские процессы отклонялись от желаемого алгоритма, но пока речь шла только об актах сверок. Для роботизации решили использовать робота от UiPath — самого популярного и быстрорастущего разработчика RPA в мире.

Cтудия UiPathСтудия UiPath, где прописывается алгоритм действий для робота

По опыту, изучение подобных бизнес-процессов, настройка робота и его запуск занимает три-четыре недели. Поэтому мы планировали передать «Рациону» готового робота максимум через месяц, ведь акты сверок — идеальный объект для роботизации.

Реализация и итог

После настройки робот UiPath показал результаты, которые всех устроили.

Количество строк:
акт поставщика / акт контрагента

Время обработки
роботом

3000 / 3050

2 минуты 10 секунд

3850 / 3850

2 минуты 32 секунды

1800 / 1750

40 секунд

3750 / 3750

3 минуты


Получалось, что одного робота (одной лицензии RPA) хватало, чтобы полностью избавить бухгалтеров «Рациона» от актов сверки. Даже оставалось время на другие рутинные процессы. Здесь надо понимать, что, во-первых, робот в разы быстрее бухгалтера, а во-вторых, он работает 24/7. Если у бухгалтера примерно 1 600 рабочих часов в год, с учётом отпуска, отгулов и больничных, то у робота — 8 700 часов.

Вскоре после запуска начались сложности. Робот стал всё чаще отправлять сообщения об ошибке: я не могу сверить эти акты, сверьте сами. Сами по себе такие единичные сообщения — нормальная практика, особенно на первых порах, когда робот сталкивается с чем-то незнакомым, например, с новым форматом документа. Тогда робота быстро поправляют, и дальше он спокойно всё обрабатывает. Проблема в том, что сообщения об ошибках в «Рационе» сыпались сотнями. Робот становился источником раздражения, а не помощником.

Причина оказалась по-человечески понятной. Бухгалтеры сообразили: чем успешнее робот справляется с их работой, пусть и нелюбимой, тем быстрее их попросят написать заявление об увольнении. Они начали действовать: меняли местами столбцы в актах, вставляли пустые строки, писали латинские буквы вместо кириллических. 

Мы видели десятки видов «ошибок», которые робот не мог распознать. Как они догадались, как именно надо действовать? Просто в начале проекта бухгалтеры осторожно спрашивали нас: «От чего робот может упасть?», а мы честно отвечали.

Через год работы в «Рационе» робот обрабатывает меньше 10% актов сверки. Бухгалтеры в сети по-прежнему незаменимы, и никто не докажет, что ошибки в актах были искусственными. Зато IT-директор оказался заменимым: его уволили. Сеть хочет вернуться к полноценной роботизации бухгалтерии, но перспективы туманны.

Как надо было

Параллельно с «Рационом» стартовал проект у федерального дистрибьютора лекарств. Они не поленились донести до каждого из 150 бухгалтеров, чем именно займется робот, и почему его не надо бояться. Уже через три месяца все акты сверок делались роботом — по 50 в день. Никого не уволили, всем нашли аналитические задачи, которые роботу не по зубам. Кому-то пришлось пройти обучение, которое помогло повысить квалификацию и зарплату.

Через год у дистрибьютора было уже три робота. Они занимаются не только актами сверок — обрабатывают рекламации, разгребают рутинные задачи в отделе логистики. Я не знаю, какой у компании экономический эффект от роботизации, но думаю, что исчисляется десятками миллионов рублей.

Чек-лист успешной роботизации с человеческим лицом

  1. Понять, какие процессы в компании надо оптимизировать.
  2. Определить задачи для сотрудников, которых полностью или частично заменит робот.
  3. Объяснить сотрудникам цели роботизации понятным языком.
  4. Сформировать представление о роботе как о помощнике, а не бездушном «Терминаторе».
  5. Привести примеры роботизации, где никого не уволили из-за роботов, а наоборот — повысили (один пример есть выше).


Хотите оптимизировать бизнес-процессы в вашей компании? Обратитесь к нашим специалистам по RPA:

Кейс впервые опубликован на MarketMedia

Обратитесь к нам сегодня!
Мы подберём решение специально для вашего бизнеса

Отзывы клиентов

«Внедрение позволило интегрировать и систематизировать информацию финансовой бухгалтерии, коммерческого департамента (материально-техническое снабжение и сбыт готовой продукции, складской учет) и производственных подразделений».
Александр Павлов
технический советник по автоматизации завода ALSCON компании РУСАЛ
«Благодарим Проектный офис „Спортивная“ компании „Первый БИТ“ за квалифицированные услуги по доработке ИТ-систем и энтузиазм в работе. Рекомендуем офис „Спортивная“ в качестве надежного и профессионального партнера и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество».
Е. С. Шумилов
генеральный директор ООО «Линзы Хойя Рус»
«Мы выбрали платформу 1С:Предприятие 8, потому что уже работали с её предыдущей версией, и нам было важно, чтобы продукт был широко распространен. При выборе партнёра мы ориентировались на его опыт в реализации аналогичных проектов для иностранных компаний. Поэтому мы выбрали Первый Бит».
Мауро Ронкорони
координатор ИТ-проектов в компании Artsana S.p.A. в Восточной Европе и на Востоке