RPA — это когда роботы-программы выполняют рутинные процессы: выписывают справки, делают отчёты, обрабатывают транзакции. Компании, которые внедрили таких роботов, обычно говорят, что они делают всё быстрее людей, не ошибаются и экономят деньги.
Ведущие российские деловые СМИ начали упоминать RPA только с начала 2018 года, а статья русскоязычной «Википедии» про RPA — до сих пор ужас-ужас. Поэтому логично, что недостаточная информированность топ-менеджеров называется одной из главных причин, препятствующих роботизации процессов.
Мы решили помочь руководителям разобраться в RPA. Для этого собрали вопросы, которые часто задают компаниям, разрабатывающим и внедряющим роботов, в том числе нам. Стараемся отвечать коротко и не как роботы.
2. Кто делает ПО для роботизации?
Таких компаний много — глобальных и локальных. Они называются вендорами, а их главный продукт — платформой. То есть говорят: «Эта компания роботизировала свои бизнес-процессы на платформе Blue Prism».
Сейчас большая четвёрка вендоров — это UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism и NICE. По итогам 2018 года у них было 42% рынка. Активнее других себя ведёт компания UiPath, которая выросла из бухарестского стартапа, основанного в 2005 году. Она привлекает инвестиции по 100 миллионов долларов и выросла за 2018 год на 630 процентов!
Первая десятка вендоров выглядит так:
Источник: Gartner
Источник: HeadHunter
5. Как выглядит робот?
Это программа, которая имитирует действия сотрудника: она как будто кликает мышкой на файлы, переносит данные в Excel, открывает почту, вставляет шаблонное сообщение, нажимает «отправить» и так далее.
Фактически это и так сотрудник, только виртуальный: у него есть виртуальное рабочее место и своя учётная запись.
Обычно робот находится на удалённом сервере, но можно разместить его на компьютере сотрудника. Тогда робот будет выполнять несложный процесс, пока человек делает другую работу на том же самом компьютере. Что-то вроде игры в четыре руки.
Когда роботов и процессов много (допустим, двадцать), требуется «оркестратор» или «мастер». Это программа-начальник, которая как бы даёт задание каждому линейному роботу: «Сначала ты делаешь этот процесс с 08:00 до 10:00, потом вот этот до 23:00».
6. С какими процессами работает робот?
С такими, которые выглядят как повторяющаяся последовательность действий. Обычно её рисуют в виде блок-схемы, вроде такой:
Бывает схема из 50 или вообще 100 шагов. Это не страшно, главное, чтобы был чёткий алгоритм без множества исключений. Иначе робот будет бесполезен — разработчику придётся его постоянно «подкручивать».
7. Можно примеры — что делает робот?
Робот помогает бухгалтерии, HR, отделу продаж, закупок, логистики и другим отделам, которые имеют дело со сбором и обработкой информации. В HR-отделе робот заводит учётные записи новых сотрудников, заказывает пропуска, регистрирует электронные больничные и выдает справки вроде
На сайте госзакупок ищет тендеры, размещает первичную документацию, проверяет исполнение договоров. Здесь робот справляется в
Любимая «еда» роботов в бухгалтерии — акты сверок. Робот делает за две минуты то, что человек — за три-четыре часа.
Роботы умеют управлять заказами. В России этим пользуются в основном фармацевтические и нефтяные компании. Например, робот «видит» по учётной системе, что в магазине осталось меньше 20 упаковок моторного масла. Он отправляет запрос на склад, заказывает 10 упаковок. На складе робот «видит», что здесь меньше минимального запаса и отправляет заказ на завод. Ну и потом подключается робот на заводе. Заявки может визировать как человек, так и робот.
8. Какие процессы лучше не доверять роботу?
Каждая компания решает сама. Хотя робот почти никогда не ошибается, некоторые шаблонные процессы на атомной станции, возможно, лучше доверить людям.
В банке ВТБ, например, считают, что слишком рискованно доверять роботу проведение платежей. Там всё, что нужно для подготовки транзакции, делает робот, а финальную команду отдаёт человек.
10. Как эта польза конвертится в деньги?
Как минимум роботы позволяют делать больше за те же деньги. «ВымпелКом» посчитал, что робот общего центра обслуживания в Ярославле в первый год позволит сократить расходы на 36 млн рублей. А опрос австралийских производственных компаний показал, что благодаря RPA они ежемесячно экономят 50 рабочих часов на одного сотрудника. Нетрудно перевести это в деньги.
11. RPA — это ИИ?
Нет. Грубо говоря, ИИ (искусственный интеллект) имитирует интеллект сотрудника, а робот —всего лишь руки. Поэтому роботов не очень правильно использовать в продажах: они не умеют отвечать на неожиданные вопросы клиентов и тем более проявлять эмпатию.
При этом RPA развивается в сторону «интеллектуализации». Вендоры подключают к своим платформам модули распознавания и анализа текста и изображений. С ними робот может обойти хитроумную капчу на сайте и исправить орфографические ошибки в бухгалтерских документах.
Одни вендоры, такие как Kofax, разрабатывают собственные ИИ-модули, другие используют сторонние разработки. Например, UiPath подключает продукты ABBYY.
12. Какая разница между роботизацией и автоматизацией?
Автоматизация «врезается» в ИТ-инфраструктуру компании, а классическая роботизация нет: не нужно интегрироваться по API, писать миллионы строк кода. Роботизация идёт как бы поверх CRM, ERP и другого софта компании.
Иногда роботизацию называют «малой автоматизацией», подразумевая, что она затрагивает отдельные небольшие процессы, не так глобально влияет на компанию, как автоматизация. И ещё — потому что RPA быстрее и дешевле автоматизации: некоторые процессы можно роботизировать за две-три недели.
13. Когда роботизация круче автоматизации?
Скажем так: есть случаи, когда поможет только роботизация. Бывает закрытое ПО, с которым не получится интегрироваться ради ускорения работы — например, сайт госзакупок. Здесь поможет робот.
Или, допустим, у банка громоздкая система 1999 года, которая держится на сотнях «подпорок». По-хорошему, её надо менять, но это стоит сотни миллионов рублей, может привести к коллапсу да и просто страшно. Здесь тоже выручит роботизация.
Или такой пример: у российского филиала немецкой компании иностранный софт, с которым головной офис запрещает что-то делать. Выручит RPA: фактически у русских просто появится очень продуктивный сотрудник, правда, виртуальный.
Иногда роботизация — это репетиция дорогой автоматизации. Допустим, в компании появился новый бизнес-процесс, который надо интегрировать в систему (автоматизировать). При этом неясно, какие перспективы у этого процесса. Тогда робот симулирует автоматизацию процесса без интеграции. Если проверка с роботом прошла успешно, можно запускать автоматизацию и быть уверенным, что деньги не потратят зря, а процесс не навредит системе компании.
14. Когда нет смысла в роботизации?
Когда процессы невозможно представить как повторяющиеся сценарии. А ещё когда шаблонные процессы происходят редко, например, раз в квартал — робот просто не окупит себя. Ну или можно набрать 10 редких процессов и «повесить» на одну лицензию.
Чтобы роботизация имела хоть какой-то смысл, процесс должен занимать примерно 15 человеко-часов в неделю.
15. Сколько стоит внедрить RPA?
Если учитывать только стоимость лицензий, порог вхождения —
Клиенты UiPath платят за годовую лицензию со студией, где разработчик пишет алгоритм для робота, 4 200 евро (около 300 000 рублей). Если понадобится «оркестратор», придётся платить ещё примерно 20 000 евро в год, но это редкость в российских проектах.
16. А можно бесплатно?
С некоторыми платформами можно. Допустим, вы хотите разгрузить отдел HR: робот мониторит резюме на HeadHunter, складывает их в разные папки и отправляет по почте руководителям. Платформа UiPath позволяет роботизировать такой несложный HR-процесс бесплатно, а «собрать» робота сможет человек, который умеет писать макросы в Excel.
У большинства вендоров есть бесплатный пробный период на более сложные процессы — чаще всего две недели или месяц. За это время можно сделать пилотный проект в компании и понять, есть ли смысл в дальнейшей роботизации.
17. Правда, что для RPA не нужны программисты?
С простыми процессами вроде поиска резюме не нужны, даже за платформу не обязательно платить — у некоторых вендоров есть такая опция. Но для серьёзной роботизации нужна программистская логика, знание языков вроде Python и Java. Чтобы выявить процессы, пригодные для роботизации и привести к блок-схемам, не обойтись без аналитика RPA. Иногда аналитик и разработчик RPA — один человек.
Часто в крупных компаниях появляется Центр компетенций RPA — здесь объединяются все специалисты, занимающиеся роботами. Средний бизнес обычно пользуется консультантами на аутсорсинге, так выгоднее.
18. Что нужно, чтобы внедрить RPA?
Предположим, компания решила воспользоваться услугами интегратора RPA. Тогда типичный процесс роботизации выглядит так:
- Аудит бизнес-процесса и его формализация. Для этого в компанию приезжает аналитик интегратора, задаёт вопросы, рисует блок-схему процесса. Или компания присылает интегратору видео с процессом: вот сотрудник заходит в «1С», вот он делает то-то и то-то. Иногда этого достаточно для блок-схемы.
- Оценка эффективности роботизации. Выясняем, какие выгоды она принесёт и как быстро окупится
(6–7 месяцев — хороший показатель). Если роботизация имеет смысл, идём дальше. - План внедрения RPA и разработка робота. Выбираем оптимальную платформу и «учим» робота выполнять шаблонный процесс.
- Тестирование и обучение сотрудников. Проверяем робота на ошибки. Объясняем сотрудникам, что такое программный робот и как с ним взаимодействовать.
- Запуск пилотного проекта и масштабирование. Если нужно, интегратор помогает создать Центр компетенций RPA. Опыт показывает, что компании справляются с дальнейшей роботизацией сами, и только с очень сложными вопросами обращаются к внешним консультантам.
Сроки роботизации компании — от двух-трех недель до нескольких месяцев.
19. Что может помешать роботизации компании?
Главная беда — саботаж сотрудников: они могут специально так «ошибаться» в документах, что ни один робот их не распознает.
К саботажу часто приводят ошибки руководителей. Представьте, что директор заходит в бухгалтерию и объявляет: «Ну что, девушки, готовьтесь, через месяц вас заменит робот Василий-2019. Всё-таки двадцать первый век на дворе, ха-ха!» Логично, что бухгалтеры объявят войну роботу.
20. Так можно увольнять людей после роботизации или нет?
Опыт успешных практик RPA доказывает, что стоит вообще отказаться от слова «уволить».
Компании с роботами начинают делать больше, не расширяя штат — вот преимущество RPA, которое приводит к экономии средств. Там, где робот почти полностью заменяет людей — лучше перевести их на более интеллектуальные позиции, туда, где требуются soft skills.
Посмотрите на текст вакансии «Младший аналитик RPA» одной телекоммуникационной компании, работающей в России:
Это дополненная версия нашей статьи для РБК
