15 июня 2020

Робот в сфере закупок. Больше времени на стратегию, меньше на рутину

В нынешних условиях, роботизированная автоматизация процессов (RPA) уже не просто модное выражение или веяние современных технологий, а обязательное условие для любой компании, которая ценит свое время, ресурсы и деньги. Давайте рассмотрим явные преимущества и выгоды для сферы закупок, которые вы получите с помощью внедрения RPA.
Робот в сфере закупок. Больше времени на стратегию, меньше на рутину

В нынешних условиях, роботизированная автоматизация процессов (RPA) уже не просто модное выражение или веяние современных технологий, а обязательное условие для любой компании, которая ценит свое время, ресурсы и деньги.

Давайте рассмотрим явные преимущества и выгоды для сферы закупок, которые вы получите с помощью внедрения RPA.

RPA может взять на себя большинство этапов процесса закупок, сводя к минимуму участие человека. 

Робот может автоматизировать: 

  • управление контрактами 
  • управление категориями 
  • управление рисками со стороны 
  • управление отношениями с поставщиками

Кроме того, возможности RPA полезны в области управления финансовыми рисками. Роботы могут определить изменения в рисках и определить их причины. Принятие положительных решений может быть автоматическим, так же, как и действия при обнаружении нарушений пределов риска. 

Исходя из данных, полученных роботами, вы можете продумать рекомендации по корректирующим действиям. Роботы могут просматривать громоздкие отчеты, контракты и правила, чтобы выявить пробелы в их соответствии и дать представление о том, как их устранить.

Еще одним интересным дополнением станет возможность заказа товаров без участия людей. Роботы могут самостоятельно контролировать инвентаризацию, уведомлять организацию об изменениях и автоматически инициировать транзакцию покупки для восстановления предварительно определенного уровня товаров. 

Эти примеры на практике демонстрируют насколько полезным может быть RPA для организации. Работу сотрудников при этом можно направить на взаимодействие с заинтересованными сторонами или работу над более важными проектами, вместо выполнения повторяющихся задач с низкой стоимостью.

Условно RPA можно разделить на два вида:

  • Независимый RPA. Процесс не требует ручного вмешательства, так как большинство процессов выполняется роботом самостоятельно.
  • Вспомогательный RPA. Робот следит за процессом выполнения задачи и позволяет владельцу принимать решения или определять следующие шаги. Этот подход лучше всего применять, когда выполнение задач невозможно без человеческого участия.

С учетом вышесказанного, прежде чем внедрять RPA, необходимо определить какие именно процессы могут быть заменены роботами, после чего определить, какой именно робот вам может подойти.

Необходимо провести анализ затрат и выгод для создания бизнес-кейса, а также изучить успешные кейсы возможных поставщиков RPA.

Так как роботы могут быть внедрены для автоматизации небольших индивидуальных задач, мы рекомендуем начать реализацию в малом масштабе.

Организации могут начать с чего-то простого — к примеру, загрузка вложений электронной почты поставщиков и их сохранение в определенной папке. Для настройки вам понадобится всего 1,5 часа и сэкономит вам уже десять минут в день, так будет проще понять работу RPA.

В будущем представляется сценарий, при котором роботы будут с обеих сторон в качестве покупателя и продавца, которые будут вести переговоры.
RPA может показаться еще одной прорывной технологией, тем не менее, это лучший способ подготовить вашу организацию к максимальной роботизации процессов.

Для многих закупочных организаций внедрение роботов может стать первым шагом на пути к использованию систем искусственного интеллекта. Роботы четко следуют алгоритму и способны разгрузить ваших сотрудников от множества рутинных процессов. Дальнейшее внедрение в систему искусственного интеллекта способно скорректировать и развить действия RPA, что в сумме приведет к грамотно построенной автоматизации режима работы компании.

Если вы хотите узнать подробнее о технологии RPA и как она может изменить бизнес-процессы в вашей компании, обратитесь к нашим специалистам:

Обратитесь к нам сегодня!
Мы подберём решение специально для вашего бизнеса

Отзывы клиентов

«Экспертами компании Первый БИТ настроен автоматический обмен данными с системой "1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ", в которой ведется полнофункциональный учет персонала всей Корпорации – управленческий и регламентированный».
ООО "ТехноНИКОЛЬ"
Строительные системы
«Выбор партнёра был обусловлен превосходной репутацией экспертов и консультантов „Первый БИТа“, большим профильным опытом и широким портфолио реализованных успешных проектов в сфере внедрения ERP-систем и систем автоматизации торговли».
Гамидов И. Г.
генеральный директор ООО «Чаруэль»
«Систему „БИТ.ФИНАНС“ рекомендуем как надёжное решение для автоматизации всех процессов управления финансами на предприятии. Мы выражаем благодарность за профессионализм сотрудников Первого БИТа за помощь в подборе решения и сопровождении при внедрении. В дальнейшем мы рассматриваем возможность использования механизма трансляций для получения фактических данных из бухгалтерского учёта».
Андрей Викторович
зам. начальника отдела автоматизации бухгалтерского и финансового учета в ООО «Газпромтранс»