Автоматизация финансовых процессов: выбираем ПО в Узбекистане для управления казначейством и бюджетированием

Когда требуется автоматизация бюджетного процесса?

Модели внедрения автоматизации системы бюджетирования

Существует два основных подхода к автоматизации системы бюджетирования. Какую бы модель внедрения вы ни выбрали, перед началом работ нужно произвести полный анализ актуальных бизнес-процессов бюджетирования и формирования управленческой отчетности. На основании результатов анализа формулируются общие требования и создается в документированном виде концепция системы бюджетирования.

Модели внедрения различаются расстановкой приоритетов, последовательностью этапов и распределением усилий. Рассмотрим преимущества и ограничения каждого из подходов.

1. От программного продукта к методологии учета. Сначала выбирается инструмент для автоматизации, затем на основе его функциональных возможностей разрабатывается финансовая модель и методология. Часто этот подход выбирают небольшие или молодые компании с несложным управленческим учетом. В таком случае руководству нужно заблаговременно проверить, соответствует ли заложенная в основу программы методология потребностям компании. Также эта модель применяется в предприятиях, где был проведен серьезный и глубокий анализ бизнес-процессов с привлечением специалистов, которые на его основе способны подобрать подходящую систему. Если это опытные интеграторы, готовые реализовать весь проект внедрения, такая модель упрощает начало автоматизации бюджетирования, сокращает время на подготовку стартовых данных и разработку методологии учета.
2. От методологической модели к программному продукту. Этот метод требует значительно большего объема усилий и времени на этапе анализа и проработки методологии бюджетирования и управленческого учета. Он наиболее часто применяется в крупных компаниях со структурным подходом к разработке финансовой модели, особенно если она нетипичная. Помимо формирования финансовой модели, необходимо разработать регламенты управленческого учета и бюджетирования. Только потом на их основе осуществляется выбор программного обеспечения, удовлетворяющего методологии, и разрабатывается техническое задание на автоматизацию. Преимущество этого метода – соответствие системы сложившейся практике учета в компании и ее внедрение по точному техзаданию, что при профессиональном подходе может уменьшить сроки реализации проекта внедрения. Однако трудозатраты и общая длительность внедрения системы автоматизации бюджетирования, как правило, существенно выше по сравнению с первым методом.

То, какой подход использовать, зависит от стратегии развития и ресурсов, находящихся в наличии у компании. Первый способ может казаться немного легкомысленным, а второй — чрезмерно серьезным. При детальном анализе вводных оказывается, что сложности решаемы: например, если в выбранной программе отсутствует некоторый необходимый функционал, можно прибегнуть к доработкам. А при втором подходе — сократить время на внедрение, параллельно выполняя подбор системы и детализацию техзадания.

Как выбрать систему автоматизации бюджетирования

При выборе системы автоматизации процесса бюджетирования рекомендуем ориентироваться на следующие критерии:

1. Соответствие функционала системы бизнес-процессам и плану развития вашей компании.
2. Удобство, лаконичность, современность интерфейса.
3. Гибкие настройки функционала, прав доступа, элементов интерфейса.
4. Совокупная стоимость владения системой.
5. Производительность, способность обрабатывать большое количество операций одновременно.
6. Возможности интеграции, переноса, обмена данными.
7. Потенциал масштабирования.
8. Безопасность хранения персональных данных.
9. Формирование широкого спектра отчетности, адаптируемой под потребности компании.
10. Возможность выбора надежного интегратора, который осуществит внедрение и техническое сопровождение.

Повторимся: выбор программного продукта нужно делать после того, как проанализированы и хотя бы в общем виде задокументированы бизнес-процессы компании. Если модель бизнес-процессов «as is» отличается от «to be», целесообразно зафиксировать оба варианта и выбирать программу, основываясь на той модели, к которой стремится компания.

Возможности автоматизации бюджетирования в 1С

Подсистема бюджетирования предусмотрена во многих программных продуктах, разработанных на платформе «1С:Предприятие». Функциональные возможности различаются в зависимости от конфигурации, ее масштаба и специализации.

Перечислим основные:

• моделирование перспективных финансовых состояний с учетом имеющихся ресурсов и возможностей по привлечению дополнительного капитала;
• детализации до филиалов и подразделений при планировании;
• индивидуальная настройка каждой модели с использованием подчиненных бюджетов любого уровня сложности;
• планирование оплат по планам продаж и закупок с учетом данных из сторонних источников;
• оперативный контроль расходования денежных средств в момент формирования заявки на их выплату;
• сравнение прогнозных и фактических данных финансового состояния с использованием различных сценариев;
• скользящее планирование с последовательным сдвигом периода планирования;
• анализ бизнес-модели только по плановым данным, по план-факту и со сравнением нескольких планов;
• формирование задач ответственным исполнителям согласно бюджетному регламенту и контроль над их исполнением.

Инструменты автоматизации бюджетирования в 1С подходят для любого предприятия благодаря гибкости и масштабируемости, удобному механизму настраиваемых бюджетных форм и финансовой отчетности.

Этапы работ по автоматизации бюджетирования

Про подготовительный этап, включающий обследование и анализ бизнес-процессов организации с дальнейшим выбором подходящей программы, мы уже рассказали.

Дальнейшие работы по автоматизации бюджетирования в организации можно подразделить на следующие этапы:

1. Формирование финансовой структуры. ​​Предприятие разделяют на центры финансовой ответственности (ЦФО), за каждым из которых закрепляются конкретные бюджеты и на них возлагаются определенные обязанности.
2. Создание структуры бюджетов. Важно учесть все нюансы и аналитики, по которым в дальнейшем будет проводиться планирование, лимитирование и осуществляться анализ реализации планов.
3. Формирование учетно-финансовой политики организации. Она включает в себя правила ведения и консолидации бухгалтерского, производственного и оперативного учета. Нужно учесть ограничения бюджетов и предусмотреть все необходимые функции контроля и анализа.
4. Разработка регламента. В нем нужно зафиксировать алгоритмы выполнения процессов планирования бюджетов, его контроля и корректировок, анализа причин отклонений от бюджетов.
5. Составление операционного и финансового бюджетов на планируемый период. Работы включают в себя проведение сценарного анализа и корректировку системы бюджетирования по итогам анализа ее соответствия бизнес-потребностям.
6. Установка и настройка системы автоматизации. При необходимости — выполнение доработок, настройка интеграции с другими системами и сервисами.
7. Обучение сотрудников пользованию системой. Необходимо обеспечить сотрудников пользовательской документацией и видеогайдами. Вдобавок к этому в большинстве компаний проводится групповое или индивидуальное обучение ответственных работников.
8. Внедрение системы бюджетирования в опытную эксплуатацию. Подразумевается полноценное использование системы пользователями, ее техническое сопровождение, обновление по мере потребности.

Специалисты из компании «Первый Бит» готовы взять на себя внедрение системы бюджетирования под ключ — от первичной консультации и аудита бизнес-процессов организации до ввода в эксплуатацию и комплексного сопровождения. У нас обширный опыт внедрения систем автоматизации бюджетирования, мы отлично знаем специфику, преимущества и ограничения каждого из программных продуктов. Мы подберем для вас и внедрим систему, которая поможет существенно сократить длительность бюджетного планирования, повысить прозрачность финансово-экономической деятельности, улучшить контроль управления ресурсами.

Выбор программы для автоматизации бюджетирования

Из линейки программ, разработанных на основе 1С, достаточный функционал по автоматизации бюджетирования присутствует в следующих конфигурациях, локализованных для Республики Узбекистан:

• «1С:Бухгалтерия 8 для Узбекистана»;

• «1С:Комплексная автоматизация»;

• «1С:ERP Управление предприятием»;

• «Бит.Финанс»;

• «1С:Управление холдингом»;

• «1С:ERP. Управление холдингом»;

• «1С:Корпорация».

Расскажем о функциональных возможностях и особенностях этого класса систем на примере двух решений — «1С:ERP» и «Бит.Финанс».

Бюджетирование в 1С:ERP

Подсистема «Бюджетирование» в комплексной системе управления предприятием «1С:ERP» позволяет осуществлять бюджетное планирование на стратегическом, тактическом и операционном уровнях. Подсистема разработана с учетом потребностей предприятий любой сферы деятельности. Максимальная адаптация под бизнес-процессы компании достигается с помощью гибких настроек и масштабируемости, механизма настраиваемых бюджетных форм и финансовой отчетности.

Перечислим основные принципы, на которых построена подсистема «Бюджетирование» в «1С:ERP»:

1. Консолидация бюджетов подразделений и дочерних компаний в общий финансовый план предприятия при однократном вводе данных.
2. Формирование и предоставление отчетности, в том числе сложной, по множеству параметров и в любой момент, не дожидаясь окончания месяца или квартала.
3. Планирование бюджетов с учетом широкого спектра внешних и внутренних факторов для разработки точных и комплексных финансовых стратегий, учитывающих различные сценарии.
4. Оперативный контроль исполнения и изменения финансовых процессов на всех этапах бюджетирования в рамках планирования, утверждения, исполнения, корректировки и анализа.
5. Инструменты для прогнозирования и управления повседневной финансовой деятельностью организации с использованием данных из других модулей системы и сторонних источников.
6. Ускорение формирования бюджетов благодаря шаблонам, настроенным с учетом потребностей различных подразделений.
7. Скользящее планирование для оперативной и своевременной корректировки бюджета.
8. Многосценарное финансовое моделирование с индивидуальными настройками и использованием подчиненных бюджетов произвольной сложности.
9. Оценка эффективности финансовых стратегий и операций по результатам расчета основных финансовых коэффициентов и показателей, их сравнения с отраслевыми стандартами и историческими данными.
10. Оценка финансовой состоятельности и эффективности инвестиционных проектов.

Рис.1. Монитор бюджетных процессов в «1С:ERP»

Все актуальные данные отображаются в удобном для визуального анализа виде на Мониторе бюджетного процесса. Это позволяет в режиме реального времени увидеть отклонения, тенденции, конфликты между сроками исполнения задач, оценить загруженность персонала и оперативность выполнения задач.

вас заинтересует

1С:ERP Управление предприятием 2 для Узбекистана

Первый Бит — крупнейший интегратор проектов на базе систем ERP-класса

Узнать подробнее

Бюджетирование в Бит.Финанс

«Бит.Финанс» — это программный продукт для организации эффективной работы финансовой службы и управления финансами предприятия. Решение позволяет автоматизировать процессы бюджетирования, финансового планирования, управленческого учета, казначейства, отчетности. Благодаря механизмам консолидации, программа подходит для компаний и холдингов со сложной оргструктурой и помогает создать общую систему платежей. Доступны различные конфигурации «Бит.Финанс» с отличающимся набором функционала.

Максимальный набор функций в части автоматизации бюджетирования представлен в версиях «Бит.Финанс/Управленческий учет» и «Бит.Финанс/Холдинг»:

1. Формирование бизнес-процессов бюджетирования, БДДС, БДР, ББЛ, операционных бюджетов в мультивалютном режиме.
2. Контроль и управление процессами подготовки бюджетов и управленческой отчетности.
3. Расчет плановых показателей по установленным нормам и произвольным пользовательским алгоритмам.
4. Многосценарное планирование, планирование по бизнес-драйверам, от достигнутого.
5. Актуализация и корректировка бюджетов по итогам мониторинга и получения фактических данных.
6. Распределение ответственности за финансовые показатели, оценка эффективности деятельности ЦФО различных уровней.
7. Интерактивно настраиваемые отчетные формы и формы ввода бюджетов, содержащие расчетные формулы.
8. План-фактный анализ деятельности компании с использованием 17-ти аналитических разрезов и возможностью быстрой детализации до первичных документов.
9. Контроль расходов с учетом соблюдения настроенных лимитов.
10. Двусторонний обмен данными с Excel.

Рис.2. Бюджет проекта в «Бит.Финанс»

Кардинальное отличие «Бит.Финанс» от «1С:ERP» — в том, что это специализированное решение для автоматизации финансовых процессов, а ERP включает в себя инструменты управления всеми направлениями деятельности предприятия. Стоимость и сроки внедрения различаются соответственно. «Бит.Финанс» легко интегрируется с основными конфигурациями 1С: «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление производственным предприятием», «1С:ERP» и другими.

вас заинтересует

Бит.Финанс для Узбекистана

Контроль финансовых потоков, согласование платежей. План и анализ бюджетов (БДДС, БДР, ББЛ)

Узнать подробнее

Вывод

Автоматизация финансовых процессов позволит вам консолидировать все бюджеты компании в одном месте и эффективно управлять ими. Это обеспечивает постоянный контроль, не требующий ручной проверки, и своевременность принятия корректирующих мер в случае отклонений от запланированных показателей. Централизованная работа дает возможность наблюдать полную и прозрачную картину движения финансовых потоков, оптимизировать расходы и увеличить прибыль.

Для того, чтобы оценить результативность внедрения системы автоматизации бюджетирования, мы предлагаем нашим клиентам сформировать модель бюджета в новой программе на основании данных, ранее используемых для ручного создания бюджетов. Это помогает наглядно увидеть, насколько удобнее, быстрее и точнее получается собрать финансовую модель и работать с ней с помощью специализированного программного обеспечения.