Содержание:
Управление содержанием в1С:ДО
В контексте проекта термин «содержание» может обозначать:
- Содержание продукта. Свойства и функции, которые характеризуют продукт, услугу или результат. Оно содержит детальное описание поставляемых результатов проекта.
- Содержание проекта. Работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с заданными свойствами и функциями.
Содержание продукта описывается в договорной, проектной или технической документации, а для ее составления и хранения в 1С:Документооборот предусмотрен ряд полезных функций:
- Работа с договорными документами
- Совместная работа с файлами
- Хранение и контроль версий файлов
- Применение шаблонов документов
Все документальное обеспечение проектной деятельности выполняется в карточке проекта.
Основой содержания проекта в 1С:Документооборот является структурная декомпозиция работ (СДР), которая составляется в плане проекта. СДР состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, при этом каждая задача имеет свой код СДР.
Управление расписанием в 1С:ДО
Основой содержания проекта является структурная декомпозиция работ (СДР), которая составляется в плане проекта. СДР состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, при этом каждая задача имеет свой код СДР.
Управление расписанием проекта включает в себя процессы, необходимые для управления своевременным выполнением проекта.
Планирование и исполнение проектных задач
Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:
- Планирование — для составления плана проекта;
- Отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
- Контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
- Анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
- Полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
- Диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.
Для Руководителя проектов в системе предусмотрено окно «Задачи по проектам», в котором отслеживается состояние задач в разрезе проектов:
- Просроченные задачи;
- Задачи в работе;
- Распределение задач по участникам проектов.
По предоставленным данным в 1С:Документооборот, руководитель проекта может увидеть, как обстоят дела с его проектами, оценить ход их выполнения, узнать, есть ли просроченные задачи и какова загрузка сотрудников.
Для управления своевременным выполнением проекта, в системе 1С:Документооборот реализованы отчеты:
- «Текущее состояние проектных задач» — данный отчетв 1С:ДО показывает Руководителю проектов полную сводку по состоянию всех проектных задач.
- Отчет «План-факт по проектным задачам» помогает оценить соблюдение сроков начала и окончания проектных задач.
Выполнение проектных задач при помощи 1С:Документооборот
Осуществляется при помощи процесса «Исполнение». При создании процесса на основании проектной задачи в нем заполняются сроки и исполнители.
В программе предусмотрен продвинутый таск-менеджер, который помогает руководителю проекта в постановке и контроле исполнения проектных задач и проекта в целом.
При наступлении срока выполнения проектной задачи, программа автоматически отправит задачу Исполнителю. Если же при наступлении срока Исполнитель задачи не указан — программа оповестит об этом Руководителя проекта.
При старте процесса по проектной задаче, она автоматически отмечается как начатая, при завершении процесса — как выполненная.
В системе 1С:ДО предусмотрен единый инструмент для учета задач «Задачи мне». Все задачи собраны в одном списке, исполнитель видит все задачи, которые поставлены ему с группировкой по каждому проекту.
Дополнительно, в системе 1С реализована возможность разделения задачи на несколько исполнителей. При этом, отправка задачи на исполнение может быть как одновременной, т.е. всем исполнителям сразу, так и по очереди.
В качестве дополнительной аналитики по классификации проектных задач в 1С:Документообороте можно использовать флаги. Флаги могут означать определенные статусы задач в зависимости от присвоенного цвета. Например, задачам, которым необходимо уделить большее внимание, могут обозначаться красным цветом флага, при изменении статуса задачи, цвет флага может быть изменен.
Диаграмма Ганта
Для графического представления плана проекта можно использовать Диаграмму Ганта. В диаграмме можно изменить сроки проектных задач путем перетаскивания отрезков мышью. Каждая полоса на диаграмме Ганта — это отдельная задача в составе проекта. Окрашенные отрезки диаграммы Ганта, показывают состояние задач.
Управление ресурсами в 1С:ДО
Управление ресурсами проекта включает в себя процессы, необходимые для планирования, учета и контроля трудовых ресурсов, а также управления их трудозатратами.
Организация проектной команды
Выполняется в карточке проекта, путем назначения сотрудников и ролей в команде.
Права доступа к информации, связанной с проектом устанавливаются также в карточке проекта на закладке Рабочая группа.
Планирование и учёт трудозатрат в 1С:Документооборот
Для планирования и учета трудозатрат, реализована возможность указания плановых и фактических трудозатрат по каждой задаче, согласно иерархической структуре работ (ИСР).
Указанные исполнителем фактические трудозатраты по задаче привязываются к выбранному проекту.
Таким образом, Руководитель проекта получает оперативную информацию для план-фактного анализа трудозатрат.
Управление стоимостью в 1С:ДО
Управление стоимостью проекта обеспечивается посредством реализации следующих процессов:
- Оценки стоимости ресурсов;
- Планирование бюджета проекта;
- Бюджетный контроль проекта.
К сожалению, типовая конфигурация «1С:Документооборот» не поддерживает указанные процессы, однако эти функции могут быть добавлены в программу, как на примере, представленном ниже.
Оценка стоимости ресурсов
Оценка стоимости ресурсов проекта назначается через трансфертную ставку исполнителей. Трансфертная ставка — это часовая ставка специалиста, которая отражает стоимость трудового ресурса для указанного проекта.
Трансфертная ставка специалиста может меняться по ходу проекта, система сохраняет всю информацию по назначенным или измененным трансфертным ставкам сотрудников.
Планирование бюджета проекта при помощи1С:Документооборот
Поскольку данная функция отсутствует в типовой конфигурации 1С:Документооборот, ниже представлен возможный вариант реализации бюджетного планирования непосредственно в данной конфигурации.
Бюджет проекта содержит информацию о величине и сроках планируемых доходов и расходов проекта (БДР), а также графике и сумме его финансирования (БДДС).
Плановые значения для БДР и БДДС вносятся через механизм контрольных точек. А плановые расходы на персонал рассчитываются на основании плановых трудозатрат и трансфертной ставки. Результатом внесения этих данных является план бюджета проекта.
Фактические значения для БДР и БДДС автоматически загружаются из смежной учетной системы. Актуальный фактические данные по доходам, расходам и платежам можно по получить через отчет по исполнению бюджета.
Бюджетный контроль проекта
Бюджетный контроль проекта в 1С:Документооборот— процесс мониторинга бюджета проекта для актуализации стоимости и управления изменениями. План-фактный анализ плана и бюджета проекта, позволяет учитывать не только стоимостные, но и объемные показатели выполнения работ.
Для продвинутого бюджетного управления проектами, рекомендуется использовать конфигурацию «1С:Документооборот» в связке с системами финансового управления, например, «БИТ:Финанс» или «1С:ERP Управление предприятием».
Управление рисками в 1С:ДО
Управление рисками предполагает их идентификацию, оценку и мониторинг на всем протяжении проекта.
Инструмент управления рисками выполнен в программе 1С:Документооборот посредством механизма Контрольных точек.
По своей сути, журнал контрольных точек является реестром рисков проекта и их качественной оценкой.
Качественная оценка рисков осуществляется путем занесения оценки вероятности возникновения и воздействия рисков на проект. Данный процесс выполняется на протяжении всего жизненного цикла проекта.
При использовании механизма Контрольных точек в 1С:ДО, у руководителя проекта появляются дополнительные аналитики по уровням контроля проекта (стратегический, тактический и оперативный). Еще одной возможностью системы в части управления рисками проекта, является предоставление оперативных статистических данных по количеству и состоянию контрольных точек.
Управление коммуникациями в 1С:ДО
Проект представляет собой непрерывный процесс взаимодействия его участников (между членами проектной команды, Руководителем проекта и Заказчиком). Для того, чтобы обмен информацией был результативным, в системе «1С:Документооборот» реализовано окно «Начальная страница», которое состоит из 12 настраиваемых виджетов.
Каждый виджет в 1С:Документооборот показывает актуальное состояние по конкретной теме:
- Мой календарь и календари других пользователей — персональный инструмент для планирования времени. В календаре отображаются все записи: запланированные встречи, конференции, задачи итд; Планировать встречи и конференции можно как внутри компании, так и с контрагентами.
- Бронирование помещений через 1С:ДО — можно увидеть, занято ли интересующее помещение и при необходимости, тут же его забронировать;
- Видеоконференции в 1С:Документообороте — из группового чата можно позвонить как сразу всем участникам обсуждения, так и одному из собеседников;
- Учет отсутствий сотрудников — система автоматически оповестит Вас о том, что сотрудник отсутствует на рабочем месте и Вы можете принять решение: отложить дело, передать его заместителю, либо решить, что отсутствие не помешает совместной работе;
- Оповещения о важных событиях — о всех записях программа напомнит заранее, в указанное время;
- Работа через мобильное приложение.
