Автор статьи: Иван Черныш,
руководитель отдела проектов в Проектном офисе "Спортивная" компании Первый БИТ; эксперт в области бюджетного управления и анализа финансовой отчетности; автор собственных методологических материалов по управленческому учету.
Предприятия холдингового типа часто сталкиваются с трудностями в области управления финансовыми ресурсами. В этой ситуации, чтобы повысить уровень управляемости денежных потоков, рекомендовано внедрение централизованного казначейства.
Задачи, решаемые при помощи централизованного казначейства
Внедрение централизованного казначейства ведет к повышению уровня платежной дисциплины группы компаний, позволяя:
- предотвратить кассовые разрывы;
- консолидировать денежные потоки группы компаний в едином информационном поле;
- повысить контроль над расходами каждого дочернего предприятия, входящего в структуру холдинга;
- автоматизировать согласование платежей;
- автоматизировать утверждение бюджетов;
- повысить эффективность внутригруппового финансирования.
Модели централизованного казначейства
Существуют три основные модели централизованного казначейства, отличающиеся друг от друга ролью, которую выполняет головная компания: наблюдателя, контролёра и казначея.
При этом роль, которую выполняет головной офис холдинга, зависит от трёх параметров:
- Доли владения в дочерних компаниях;
- Возможность воздействовать на управление дочерними компаниями;
- Наличие ресурсов для выполнения контрольной функции над дочерними компаниями.
Если головная организация выполняет роль наблюдателя, то в зоне ее ответственности будут такие задачи, как агрегация данных обо всех планируемых и уже произошедших движениях денежных средств и организация внутригруппового финансирования. Для этого дочерние компании должны своевременно предоставлять в головной офис годовой и оперативный план и факт движения денежных средств.
В случае, когда головной офис оставляет за собой роль контролера при централизации казначейства, он должен утверждать оперативные планы, анализировать их исполнение, организовывать внутригрупповое финансирование. Для реализации данных задач головному офису потребуются годовые планы и факты движения денежных средств, а также механизмы формирования и утверждения оперативных планов с разбивкой по аналитикам.
При выполнении головной компанией функции казначея в зоне ее ответственности будет не только утверждение планов и внутригрупповое финансирование, но и непосредственное участие в согласовании платежей, а также осуществление централизованного контроля над всеми потоками денежных средств.
Единое пространство для казначейства
Независимо от выполняемой функции головному офису требуется доступ к казначейской информации каждой дочерней компании (например, к остаткам на счетах). Организовать этот доступ особенно сложно и трудоемко, если в холдинге много дочерних структур и каждая из них использует свою учетную систему.
Создание единого информационного пространства со всеобъемлющей информацией о различных параметрах финансовой деятельности группы компаний позволяет оптимизировать и повысить управляемость казначейства.
Внедрение централизованного казначейства
Наиболее сложной задачей является внедрение централизованного казначейства в холдинге, где головной офис является казначеем. Как в этом случае должен быть реализован проект?
Рассмотрим пример: дочерние организации холдинга используют для учета различные программы фирмы «1С» и пока не планируют их менять.
В данном случае процесс интеграции казначейства в единую систему должен пройти в пять основных этапов.
|
Этап 1 |
Предпроектное обследование На данном этапе необходимо провести аудит на предмет того, какие учетные системы эксплуатируют все компании холдинговой структуры, а также разработать регламентирующие документы. |
|
Этап 2 |
Приведение нормативно-справочной информации к единообразию В рамках этого этапа необходимо унифицировать нормативно-справочную информацию всех дочерних компаний и головного офиса. Это позволит централизованному казначейству синхронизировать справочники и осуществлять обмен данными со всеми системами учета, которые уже внедрены в дочерних предприятиях холдинга. Кроме того, на этом этапе важно исключить дублирование справочников, которое может произойти из-за синхронизации нескольких баз данных. |
|
Этап 3 |
Перенос остатков по расчетным счетам и кассам всех дочерних компаний На этом этапе необходимо сделать загрузку остатков и настроить клиент-банки каждого дочернего предприятия так, чтобы в будущем все платежи осуществлялись из централизованного казначейства. |
|
Этап 4 |
Конфигурация доступа дочерних компаний к централизованной системе На данном этапе необходимо не только настроить доступ дочерних компаний к централизованному казначейству, но и разграничить права доступа к информации. Это можно сделать посредством аутентификации при подключении к удаленному рабочему столу или к тонкому клиенту. |
|
Этап 5 |
Внедрение функциональных возможностей системы На завершающем этапе необходимо настроить механизмы по согласованию заявок, формированию реестра оплат и платежек, а также аналитических отчетов. |
Как это работает?
Графически схему работы централизованного казначейства можно отобразить следующим образом:
Перед началом каждого нового платежного периода дочерние компании должны вносить в централизованное казначейство информацию о планируемых платежах в виде заявок, которые впоследствии будут согласовываться и включаться в платежный календарь.
Затем в системе сформируются платежные поручения для каждой запланированной оплаты. В зависимости от того, какая дочерняя структура указана в платежке, она будет направлена в один из клиент-банков.
После того, как оплата будет совершена, клиент-банк автоматически загрузит банковскую выписку в централизованное казначейство и во все бухгалтерские системы дочерней компании.
Благодаря тому, что в централизованном казначействе отразится каждый платеж всех дочерних предприятий, у головного офиса появится доступ к необходимой управленческой аналитике, а также к техническим кассам, которых не будет в периферийных бухгалтерских системах.
Кроме того, централизованное казначейство значительно оптимизирует процессы, касающиеся:
- проверки должников дочерних предприятий и их статуса;
- сравнения одних и тех же статьи затрат у дочерних компаний, имеющих схожую специфику работы;
- отслеживания внутригрупповых выплат;
- получения сводной информации по проектам, в реализации которых участвуют сразу несколько дочерних предприятий.
Как выстроить централизованное казначейство при помощи программных решений?
Ряд специализированных программных решений позволяет легко выстроить бизнес-процессы централизованного казначейства. К таким решениям относится БИТ.ФИНАНС.
Его возможности позволяют:
- Предотвращать кассовые разрывы.
Настройки программы позволяют делать это на аппаратном уровне: заявку на утверждение денег просто нельзя провести, если в бюджете не запланировано средств. - Вести учет в едином информационном пространстве и оперативно получать доступ к данным.
Это поможет упростить и ускорить визирование документов, согласование договоров и контролировать расходы в каждом филиале. - Получать отчетность и по РСБУ, и по МСФО.
Это жизненно необходимо компаниям, имеющим головной офис или филиалы за рубежом. Также это упростит работу компаний, сотрудничающих с зарубежными контрагентами.
|
|
|
