18 июля 2023

Перенос данных из старых программ Excel в 1С

Рассмотрим решение двух востребованных задач по переносу данных в программы 1С: перенос из старых версий 1С и из MS Excel.

Обмен 1С с внешними программами

Типичной является ситуация, когда на предприятиях среднего и крупного бизнеса развернуто несколько информационных систем. Если между ними не налажен обмен данными, это приводит не только к дублированию ввода данных и возрастанию трудозатрат в разы, но и к неизбежным поискам «концов» при выявлении несоответствий. Поэтому для эффективной работы компании нужно организовать синхронизацию данных между разными информационными системами. В статье мы рассмотрим расхожую ситуацию: обмен данными между современными и устаревшими версиями 1С, а также решениями других производителей.

Этапы переноса данных в 1С

Можно выделить следующие этапы процесса переноса данных

  1. Формулировка задачи по переносу данных.
  2. Выбор инструмента для осуществления переноса.
  3. Анализ данных в «старой» программе.
  4. Процедура переноса данных.
  5. Анализ данных в «новой» системе по завершении переноса.
  6. Сравнение данных.
  7. Фиксация отличий
  8. Внесение недостающих данных вручную.

В зависимости от исходной и адресной программ, а также выбранного инструмента переноса, количество этапов может различаться.

Инструменты переноса данных

Существует ряд механизмов для обмена данными между 1С и сторонними приложениями: web-сервисы, http-сервисы, REST-интерфейс, форматы XML, EnterpriseData, JSON. ​​Все они предназначены для того, чтобы подготовить в 1С необходимые данные и передать их стороннему приложению, либо наоборот – запросить требуемые данные у внешнего приложения, получить их и передать для обработки на основании внутренних алгоритмов продукта 1С.

Помимо внешней обработки, существует возможность ручной обработки данных. Это может показаться «прошлым веком», но не советуем торопиться: важно предварительно осуществить анализ, какой из вариантов наиболее быстрый и экономичный. Бывает, что внешняя обработка настраивается настолько долго, что прибегать к ее помощи нецелесообразно.

Если для «старой» и «новой» программ нет типовых инструментов переноса данных, а осуществлять перенос вручную не хочется, инструмент можно разработать в индивидуальном порядке.

Какие данные можно перенести

Перенос не всех типов данных возможен или рационален. Например, сложно переносить документы, счета, проводки, сальдовые ведомости. К данным, которые не подлежат переносу, относятся:

  • Отрицательные остатки на счетах.
  • Данные с количественных счетов, на которых есть суммы без количества.
  • Данные по основным средствам, введенными в эксплуатацию не типовыми средствами, а ручными операциями.
  • Добавленные реквизиты.

Если у вас есть сомнения насчет возможности переноса интересующего вас типа данных, рекомендуем обратиться к консультанту: это сможет сберечь время и деньги.

Перенос старых программ - синхронизация 1С:Бухгалтерия 7.7 и 1С:Бухгалтерия 8

Рассмотрим одну из самых частых задач в контексте переноса данных из старых программ – синхронизацию 1С:Бухгалтерия 7.7 и 1С:Бухгалтерия 8

Приведем пошаговый алгоритм переноса. Предварительно нужно проверить исходную информационную базу на предмет отсутствия открытых сеансов.

  1. Выполнить резервное копирование исходной информационной базы.
  2. В 1С:Бухгалтерия 8 запустить помощник перехода (Сервис – Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 7.7).
  3. Выбрать пункт «Загрузить данные из информационной базы»
  4. перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 7.7
  5. В окне «Информационные базы» 1С:7.7 из перечня зарегистрированных информационных базы выбрать ту, из которой нужно перенести данные в 1С:Бухгалтерию 8.
  6. перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 7.7 инструкция
  7. Указать информацию, которую следует перенести, установив переключатель на одном из пунктов:
  8. Только справочники;

    Остатки на начало года;

    Остатки на начало года и обороты за период.

  9. В поле «Период» указать период переноса. Например, если осуществляется перенос на 1 января 2022 года, нужно установить переключатель в положение «Остатки на начало года», выбрать в поле «Период» 2022 г. и нажать кнопку «Далее» для запуска переноса данных.
  10. Загрузка данных и их проверка осуществляются автоматически. В поле «Выполнение» отображается индикатор.
  11. Перенос со старых программ 1С

Если перенос данных прошёл успешно, выводится соответствующее сообщение.

Перенос в 1С из Excel

Пошагово рассмотрим алгоритм типовой загрузки из внешнего файла Excel в 1С 8.3:

  1. В программе 1С создать документ «Заказ клиента», либо открыть уже готовый файл.
  2. Перейдя на вкладку «Товары», нажать кнопку «Заполнить». Откроется подменю, где следует выбрать пункт «Загрузить из внешнего файла».

  3. Перенос данных в 1С из Excel
  4. В открывшемся окне отобразится таблица с данными, необходимыми для заполнения табличной части заказа. Данные подгружаются из xls-файла. По завершении процесса копирования откроется окно для проверки корректности перенесенных данных.

  5. Перенос в 1С из Excel инструкция

  6. Таблица после процедуры обмена доступна для редактирования, и в ней можно исправить ошибки или добавить недостающую информацию.

Вышеописанный способ подходит не для всех типов документов – к примеру, для счетов потребуется дополнительная внешняя обработка, после которой у файла появится расширение epf. В этом формате зафиксированы правила, какие данные и из какого столбца следует загружать.

Важно, чтобы программа Excel была обновлена до последней версии. Во время загрузки обработанного файла xls-документ должен был закрыт.

Открыть обработанный файл можно либо через меню Файл – Открыть, либо путем подключения внешней обработки. Второй способ производится по следующему сценарию:

  1. Зайти в раздел «НСИ и администрирование», выбрать пункт «Печатные формы, отчеты, и обработки».

  2. инструкция по переносу данных со старых программ в 1С

  3. Перейдя в раздел «Дополнительные отчеты и обработки», нажать на кнопку «Создать». Начнется загрузка файла внешней обработки. Если в процессе появится окно, где будет предложено не загружать файлы из внешних непроверенных источников, его следует закрыть.

  4. Инструкция по переносу в 1С из Excel

  5. Нажать кнопку «Загрузить из файла» и выбрать целевой файл. После этого автоматически заполнятся поля с наименованием и дополнительной информацией, и можно будет открыть файл обработки нажатием кнопки «Выполнить».

  6. Загрузка заказов клиентов из Excel в 1С

Чтобы загрузить файл определенного формата, нужно в программе 1С создать внешнюю обработку, нажав кнопку «Файл» и выбрав пункт «Новый», а далее – «Внешняя обработка». Откроется окно формы обработки, где необходимо ввести программный код подключения к Excel с помощью COM-соединения. Для корректной загрузки в настройках требуется указать столбец в табличном документе и соответствующий ему элемент таблицы в файле обработки.

Применение формата XML в 1С

XML-формат является универсальным и используется как во всех конфигурациях 1С, так и в большинстве программных продуктов, независимо от структуры базы данных. Его применяют при обмене с удаленными подразделениями и сайтами, при загрузке документов из банков и от поставщиков, при выгрузке данных в отчетные органы и т. д.

JSON в 1С

JSON – текстовый формат обмена, применяемый в веб-приложениях и поддерживаемый всеми браузерами. Этот формат является более лаконичным, в 1С его используют для интеграции с внешними приложениями.

Поддержка REST-интерфейса в 1С

Благодаря кроссплатформенности, REST-интерфейс – это самое удобное решение для интеграции 1С с внешними системами. Его используют в следующих случаях:

  • интеграция с веб-приложениями;
  • обмен данными с внешним сторонним приложением;
  • расширение возможности приложения 1С сторонними средствами без доработки самой конфигурации.

Для публикации необходим веб-сервер.

Обмен в формате EnterpriseData

Формат позволяет описать объект базы и содержит информацию об изменении или удалении объекта. Обмен осуществляется посредством обмена XML-файлов. В процессе обмена формируются файлы-запросы и файлы-ответы. Формат ориентирован на логику 1С, прост в использовании и не ограничен никакими требованиями к структуре систем.

Использование HTTP-сервисов

HTTP-сервисы востребованы чаще всего при двустороннем обмене данными 1С с интернет-магазином. Среди преимуществ можно выделить простоту создания клиентского приложения и уменьшение объема передаваемых данных. Для HTTP-сервисов требуется меньшая, по сравнению с другими механизмами, потребность в вычислительных мощностях. С ними можно работать с мобильных устройств, но в любом случае необходима установка веб-сервера (Apache или IIS).

Web-сервисы в 1С

Веб-сервисы работают так: если данные в процессе обмена в режиме реального времени меняются в одной из систем, запускается обращение к веб-сервису. Пакет с измененными данными передается в другую систему. Нет необходимости предоставлять внешнему приложению доступ ко всей базе. Приложение получает только доступ к набору функций 1С.

Вывод

Мы рассмотрели механизмы и алгоритмы синхронизации данных между внедренной в компании системой 1С и ее более ранними версиями, а также MS Excel. Платформа 1С предлагает удобные механизмы обмена данными, рассчитанные на различные бизнес-потребности, масштабы компаний-пользователей и навыки сопровождающих перенос данных ИТ-специалистов. Интеграция различных информационных систем на предприятии критически важна для эффективной и оперативной работы, для минимизации рисков финансовых потерь.

Обратитесь к нам сегодня!
Мы подберём решение специально для вашего бизнеса

Отзывы клиентов

«Операционный департамент получил удобный механизм для внесения в систему данных о товарах и формирования заказов поставщику, в системе вносятся плановые данные по ОТВ, отслеживаются все складские движения товаров, рассчитывается рентабельность продаж с учётом разнесённых дополнительных затрат, реализована интеграция со сторонними системами».
Всеволод Бурмистров
Руководитель группы контроля бизнес-процессов Shopping Live
«Для решения поставленной задачи был выбран программный продукт 1С:ЗУП 8 ПРОФ. Партнером по внедрению стал Проектный офис «Спортивная» компании «Первый БИТ», обладающий успешным опытом предоставления услуг для компаний корпоративного сектора. В процессе создания консолидирующей базы были разработаны и предложены новые отчеты, которые дали возможность более детально проанализировать затраты в разных разрезах».
У.П. Климова
вице-президент корпорации AEON
«Особенностью проекта стало параллельное, а не последовательное внедрение системы в 9 дочерних компаниях группы, что позволило завершить внедрение системы в течение 3 месяцев. Изменения позволили нам сократить сроки подготовки декадных реестров платежей и консолидации управленческой отчетности».
Г. А. Калинина
директор по экономическим вопросам «ФосАгро»