Перенос данных из старых программ Excel в 1С

Обмен 1С с внешними программами

Типичной является ситуация, когда на предприятиях среднего и крупного бизнеса развернуто несколько информационных систем. Если между ними не налажен обмен данными, это приводит не только к дублированию ввода данных и возрастанию трудозатрат в разы, но и к неизбежным поискам «концов» при выявлении несоответствий. Поэтому для эффективной работы компании нужно организовать синхронизацию данных между разными информационными системами. В статье мы рассмотрим расхожую ситуацию: обмен данными между современными и устаревшими версиями 1С, а также решениями других производителей.

Этапы переноса данных в 1С

Можно выделить следующие этапы процесса переноса данных

1. Формулировка задачи по переносу данных.
2. Выбор инструмента для осуществления переноса.
3. Анализ данных в «старой» программе.
4. Процедура переноса данных.
5. Анализ данных в «новой» системе по завершении переноса.
6. Сравнение данных.
7. Фиксация отличий
8. Внесение недостающих данных вручную.

В зависимости от исходной и адресной программ, а также выбранного инструмента переноса, количество этапов может различаться.

Инструменты переноса данных

Существует ряд механизмов для обмена данными между 1С и сторонними приложениями: web-сервисы, http-сервисы, REST-интерфейс, форматы XML, EnterpriseData, JSON. ​​Все они предназначены для того, чтобы подготовить в 1С необходимые данные и передать их стороннему приложению, либо наоборот – запросить требуемые данные у внешнего приложения, получить их и передать для обработки на основании внутренних алгоритмов продукта 1С.

Помимо внешней обработки, существует возможность ручной обработки данных. Это может показаться «прошлым веком», но не советуем торопиться: важно предварительно осуществить анализ, какой из вариантов наиболее быстрый и экономичный. Бывает, что внешняя обработка настраивается настолько долго, что прибегать к ее помощи нецелесообразно.

Если для «старой» и «новой» программ нет типовых инструментов переноса данных, а осуществлять перенос вручную не хочется, инструмент можно разработать в индивидуальном порядке.

Какие данные можно перенести

Перенос не всех типов данных возможен или рационален. Например, сложно переносить документы, счета, проводки, сальдовые ведомости. К данным, которые не подлежат переносу, относятся:

• Отрицательные остатки на счетах.
• Данные с количественных счетов, на которых есть суммы без количества.
• Данные по основным средствам, введенными в эксплуатацию не типовыми средствами, а ручными операциями.
• Добавленные реквизиты.

Если у вас есть сомнения насчет возможности переноса интересующего вас типа данных, рекомендуем обратиться к консультанту: это сможет сберечь время и деньги.

Перенос старых программ - синхронизация 1С:Бухгалтерия 7.7 и 1С:Бухгалтерия 8

Рассмотрим одну из самых частых задач в контексте переноса данных из старых программ – синхронизацию 1С:Бухгалтерия 7.7 и 1С:Бухгалтерия 8

Приведем пошаговый алгоритм переноса. Предварительно нужно проверить исходную информационную базу на предмет отсутствия открытых сеансов.

1. Выполнить резервное копирование исходной информационной базы.
2. В 1С:Бухгалтерия 8 запустить помощник перехода (Сервис – Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 7.7).
3. Выбрать пункт «Загрузить данные из информационной базы»

4. В окне «Информационные базы» 1С:7.7 из перечня зарегистрированных информационных базы выбрать ту, из которой нужно перенести данные в 1С:Бухгалтерию 8.

5. Указать информацию, которую следует перенести, установив переключатель на одном из пунктов:

Только справочники;

Остатки на начало года;

Остатки на начало года и обороты за период.

6. В поле «Период» указать период переноса. Например, если осуществляется перенос на 1 января 2022 года, нужно установить переключатель в положение «Остатки на начало года», выбрать в поле «Период» 2022 г. и нажать кнопку «Далее» для запуска переноса данных.
7. Загрузка данных и их проверка осуществляются автоматически. В поле «Выполнение» отображается индикатор.

Если перенос данных прошёл успешно, выводится соответствующее сообщение.

Перенос в 1С из Excel

Пошагово рассмотрим алгоритм типовой загрузки из внешнего файла Excel в 1С 8.3:

1. В программе 1С создать документ «Заказ клиента», либо открыть уже готовый файл.
2. Перейдя на вкладку «Товары», нажать кнопку «Заполнить». Откроется подменю, где следует выбрать пункт «Загрузить из внешнего файла».



3. В открывшемся окне отобразится таблица с данными, необходимыми для заполнения табличной части заказа. Данные подгружаются из xls-файла. По завершении процесса копирования откроется окно для проверки корректности перенесенных данных.




4. Таблица после процедуры обмена доступна для редактирования, и в ней можно исправить ошибки или добавить недостающую информацию.

Вышеописанный способ подходит не для всех типов документов – к примеру, для счетов потребуется дополнительная внешняя обработка, после которой у файла появится расширение epf. В этом формате зафиксированы правила, какие данные и из какого столбца следует загружать.

Важно, чтобы программа Excel была обновлена до последней версии. Во время загрузки обработанного файла xls-документ должен был закрыт.

Открыть обработанный файл можно либо через меню Файл – Открыть, либо путем подключения внешней обработки. Второй способ производится по следующему сценарию:

1. Зайти в раздел «НСИ и администрирование», выбрать пункт «Печатные формы, отчеты, и обработки».




2. Перейдя в раздел «Дополнительные отчеты и обработки», нажать на кнопку «Создать». Начнется загрузка файла внешней обработки. Если в процессе появится окно, где будет предложено не загружать файлы из внешних непроверенных источников, его следует закрыть.




3. Нажать кнопку «Загрузить из файла» и выбрать целевой файл. После этого автоматически заполнятся поля с наименованием и дополнительной информацией, и можно будет открыть файл обработки нажатием кнопки «Выполнить».

Чтобы загрузить файл определенного формата, нужно в программе 1С создать внешнюю обработку, нажав кнопку «Файл» и выбрав пункт «Новый», а далее – «Внешняя обработка». Откроется окно формы обработки, где необходимо ввести программный код подключения к Excel с помощью COM-соединения. Для корректной загрузки в настройках требуется указать столбец в табличном документе и соответствующий ему элемент таблицы в файле обработки.

Применение формата XML в 1С

XML-формат является универсальным и используется как во всех конфигурациях 1С, так и в большинстве программных продуктов, независимо от структуры базы данных. Его применяют при обмене с удаленными подразделениями и сайтами, при загрузке документов из банков и от поставщиков, при выгрузке данных в отчетные органы и т. д.

JSON в 1С

JSON – текстовый формат обмена, применяемый в веб-приложениях и поддерживаемый всеми браузерами. Этот формат является более лаконичным, в 1С его используют для интеграции с внешними приложениями.

Поддержка REST-интерфейса в 1С

Благодаря кроссплатформенности, REST-интерфейс – это самое удобное решение для интеграции 1С с внешними системами. Его используют в следующих случаях:

• интеграция с веб-приложениями;
• обмен данными с внешним сторонним приложением;
• расширение возможности приложения 1С сторонними средствами без доработки самой конфигурации.

Для публикации необходим веб-сервер.

Обмен в формате EnterpriseData

Формат позволяет описать объект базы и содержит информацию об изменении или удалении объекта. Обмен осуществляется посредством обмена XML-файлов. В процессе обмена формируются файлы-запросы и файлы-ответы. Формат ориентирован на логику 1С, прост в использовании и не ограничен никакими требованиями к структуре систем.

Использование HTTP-сервисов

HTTP-сервисы востребованы чаще всего при двустороннем обмене данными 1С с интернет-магазином. Среди преимуществ можно выделить простоту создания клиентского приложения и уменьшение объема передаваемых данных. Для HTTP-сервисов требуется меньшая, по сравнению с другими механизмами, потребность в вычислительных мощностях. С ними можно работать с мобильных устройств, но в любом случае необходима установка веб-сервера (Apache или IIS).

Web-сервисы в 1С

Веб-сервисы работают так: если данные в процессе обмена в режиме реального времени меняются в одной из систем, запускается обращение к веб-сервису. Пакет с измененными данными передается в другую систему. Нет необходимости предоставлять внешнему приложению доступ ко всей базе. Приложение получает только доступ к набору функций 1С.

Вывод

Мы рассмотрели механизмы и алгоритмы синхронизации данных между внедренной в компании системой 1С и ее более ранними версиями, а также MS Excel. Платформа 1С предлагает удобные механизмы обмена данными, рассчитанные на различные бизнес-потребности, масштабы компаний-пользователей и навыки сопровождающих перенос данных ИТ-специалистов. Интеграция различных информационных систем на предприятии критически важна для эффективной и оперативной работы, для минимизации рисков финансовых потерь.