Содержание
Консультация эксперта
Что такое Bitrix24 Коллабы?
Какие возможности дают коллабы:
- Совместное обсуждение работы над проектом, а также совершение звонков с последующей транскрибацией и резюмированием переговоров, фиксацией договоренностей;
- Постановка задач, назначение ответственных и контроль сроков их исполнения;
- Загрузка и совместная работа с файлами, хранение их в облаке, прикрепленном к коллабе;
- Планирование встреч и загруженности участников проекта в календаре.
При этом интерфейс коллабы напоминает обычный чат, что упрощает работу в нем приглашенных сотрудников. Им не нужно осваивать интерфейс Битрикс24.
Функциональные возможности решения
Коллабы в Bitrix24 — это мощный инструмент для организации совместной работы команды. Его плюс в том, что все участники могут не просто обсуждать необходимые действия. Встроенные инструменты позволяют созваниваться и анализировать результаты звонка, работать с файлами и задачами, планировать встречи в календаре. Оставаться на связи постоянно помогает мобильное приложение CRM, которое можно установить на любой смартфон.
CoPilot Follow-up: речевая аналитика видеозвонков с AI
Внутри коллабы пользователь может созваниваться с другими участниками прямо в Битрикс24 или мобильном приложении, не используя сторонние мессенджеры.
Видеозвонки полностью бесплатные и не имеют ограничения по времени. Вызов отправляется сразу всем участникам удаленного совещания, а его инициатор видит, кто из них подключился, а кто нет.
Но главное преимущество — использование CoPilot Follow-up. Это встроенный сервис речевой аналитики на основе искусственного интеллекта. Он может самостоятельно транскрибировать сказанное, подвести итоги встречи, выделить и зафиксировать договоренности. ИИ сам дает рекомендации относительно дальнейших действий и оценку, а также генерирует для ознакомления полную расшифровку встречи и резюме по ней.
Работа с файлами
Внутри коллабы все участники могут работать с файлами, которые будут храниться на платформе. Собеседникам в чате не придется искать файл независимо от того, каким способом он был загружен — через чат, прикреплен к задаче, связан с событием в календаре или помещен в облако. Причем доступна совместная одновременная работа.
Все файлы хранятся в папке Загруженные файлы, к которой имеют доступ все участники. Если кто-то добавляет файл, он автоматически появляется в облаке.
Функционал работы с задачами
По итогам обсуждений в коллабе пользователи могут создавать задачи, назначать ответственных за их исполнение и устанавливать сроки. Благодаря этому можно последовательно реализовывать проект, предпринимая конкретные запланированные шаги.
Встроенные в коллабу инструменты облегчают отслеживание сроков. Участники чата видят, какие задачи необходимо выполнить в первую очередь. На это указывает счетчик, который отображается прямо в окне с историей переписки. Там же отображаются события по задаче. Например, добавление нового комментария.
Календарь коллабы
Эта функция позволяет проанализировать занятость участников и запланировать встречу в удобное для участников время. При выборе пункта меню на экране появится календарь, где будут видны свободные слоты. После назначения даты и времени система автоматически отправит уведомление пользователям.
Мобильное приложение
Если участнику коллабы — сотруднику компании или приглашенному гостю, необходимо постоянно оставаться на связи, он может пользоваться мобильным приложением CRM Bitrix24. Оно разработано для операционных систем iOS и Андроид. Загрузить программу можно по QR-коду на сайте платформы, а также найти и установить самостоятельно в магазинах приложений App Store или Google Play.
Консультация эксперта
Почему Коллабы — это удобно?
Коллабы позволяют создать внутри Битрикс24 единое рабочее пространство, где участники могут работать над общим проектом. Все необходимое будет собрано в одном месте, не придется использовать разные мессенджеры, сторонние облачные сервисы и другие приложения.
Интерфейс коллаб не перегружен дополнительными элементами, поэтому пользоваться ими могут приглашенные гости, не проходя дополнительного обучения. Освоить несложные инструменты можно в течение 5–10 минут.
Какие еще особенности делают Битрикс24 коллабы удобным инструментом:
- Возможность постановки задач прямо в чате и их отслеживание. Любому участнику видно, кто за что отвечает и до какой даты должно быть выполнено определённое действие.
- Возможность общаться в целом с участниками и по каждой задаче отдельно. Вся информация сосредоточена в чате внутри коллабы.
- Доступ к рабочему пространству можно получить с компьютера или через мобильное приложение Битрикс24.
- Бизнесу не нужно покупать дополнительные программы и сервисы для организации работы групп пользователей. Все инструменты доступны в рамках тарифа CRM, а для гостей они полностью бесплатны.
Консультация эксперта
Инструкция по работе с Bitrix24 Коллабы
Разберем чуть подробнее, как использовать коллабы для организации совместной работы команды над конкретным проектом. Рассмотрим основные этапы ее создания, настройки, распределения прав доступа между участниками.
Битрикс24 Коллабы: начало работы
Встроенный в CRM раздел Коллабы нужно рассматривать как полноценное пространство для работы как сотрудников компании, так и приглашенных участников. Плюс в том, что в CRM можно не просто обсуждать действия, а сразу ставить задачи, согласовывать документы, планировать встречи.
Каждое пространство включает в себя такие разделы:
- Чаты — в них можно обсуждать вопросы в виде текстового диалога и созваниваться по видеосвязи внутри CRM. Вся история переписки сохраняется вместе со служебными сообщениями.
- Файлы — с помощью этого раздела можно создавать, редактировать и хранить документы, касающиеся проекта. Это облегчает доступ для всех участников.
- Задачи — сразу после согласования действий участники могут создавать задачи, назначать исполнителей и ответственных, ставить сроки. С их помощью отслеживается прогресс проекта.
- Календарь — он облегчает согласование времени для встреч всех участников. В интерфейсе отображаются слоты, свободные для назначения совещания.
Как создать коллабу
Создавать новую Коллабу можно в веб-приложении CRM Битрикс24 или в программе для смартфона.
В первом случае порядок действий будет следующим:
- Зайти в раздел Мессенджер, выбрать Чаты, создать новый и выбрать тип Коллаба.
- Выбрать картинку чата, название и описание. Также на этом этапе можно установить права доступа участников.
- Пригласить сотрудников компании из CRM и/или гостей.
После этого можно начинать совместное обсуждение и реализацию проекта.
Как настроить права доступа в коллабе
Каждый участник коллабы, помимо создателя, может иметь различные права доступа в этом пространстве. От них зависит перечень доступных действий. Права настраиваются при создании или после него с помощью контекстного меню.
При настройке прав управления можно выбирать такие статусы и опции:
- Владелец — участник, который имеет полный доступ к редактированию пространства и назначению модераторов. Можно передавать статус владельца другим участникам.
- Модератор — человек, который также может управлять коллабой, так как владелец выдает им дополнительные права по приглашению людей или постановке задач.
В зависимости от выбранных настроек можно показывать или скрывать всю историю чата всем участникам, выдавать права на приглашение новых людей и запрещать писать в чат сообщения.
Также владелец и модераторы могут настраивать правила работы с задачами внутри совместного пространства.
Доступны такие ограничения:
- Запрет на просмотр конфиденциальных задач гостями;
- Сортировка и перемещение задач;
- Запрет на создание, изменение и удаление задач.
Права доступа к файлам и календарю нужно настраивать отдельно в этих разделах совместного рабочего пространства.
Для какого бизнеса в Узбекистане подойдут Битрикс24 Коллабы
Коллабы можно использовать для организации работы любого бизнеса в Узбекистане. Они особенно полезны компаниям, которые работают над отдельными проектами и часто взаимодействуют с партнерами или поставщиками услуг, которые не входят в штат.
Например:
- Управление доставкой товаров с помощью курьеров, которые работают по гражданско-правовому договору и не являются пользователями Битрикс24;
- Фитнес-клубы и тренажерные залы, в которых работают тренера-партнеры, они не заключают трудовой договор с залом;
- Строительство и ремонт, когда нужно привлекать субподрядчиков для выполнения работ на определенном объекте;
- Креативные агентства, в которых для проведения мероприятий привлекают сторонних специалистов.
Консультация эксперта
Часто задаваемые вопросы
Гостями в коллабе считаются внешние исполнители, эксперты, представители клиента или другие специалисты, которые не являются сотрудниками компании. То есть у них нет корпоративной учетной записи в Битрикс24.
Приглашать людей «извне» можно несколькими способами:
- С помощью ссылки — для этого необходимо нажать на кнопку Добавить, перейти в раздел Гости и нажать Копировать ссылку. Далее ее можно отправить гостю любым способом. После перехода по ней он попадет в рабочее пространство.
- По телефону — при выборе этого раздела адресат получит сообщение, в котором будет ссылка для входа в коллабу.
- По e-mail — нужно ввести электронный адрес гостя и кликнуть на Пригласить. Битрикс24 отправит письмо со ссылкой.
Если у внешнего пользователя нет учетной записи в Битрикс24, перед присоединением к коллабе ему нужно зарегистрироваться на платформе по e-mail или электронной почте. Без этого участвовать в работе он не сможет.
Все инструменты для работы сконцентрированы в чате коллабы. В зависимости от прав участник может:
- Переписываться с коллегами и гостями, читать чат переписки;
- Приглашать других участников;
- Создавать и редактировать встречи;
- Работать с документами, в том числе подписывать их;
- Совершать видеозвонки.
Все действия производятся с помощью сайдбара или контекстных меню, доступных при нажатии на три точки.
Работа с файлами внутри общего пространства коллабы автоматизирована. Если загрузить его в чате, в календаре или прикрепить к задаче, он автоматически попадет в папку Загруженные файлы и будет доступен для совместного просмотра и работы.
Все эти файлы пользователи Битрикс24 найдут в разделе Диск, Мой диск, а затем — папка, название которой совпадает с названием коллабы. Каких-либо отличий в работе с файлами нет.
Пользователи могут подписывать документы в коллабе, чтобы официально зафиксировать договоренности с внешними подрядчиками. Сделать это можно с помощью контекстного меню, которое открывается прямо в чате при нажатии на изображение Скрепки.
Перед подписанием нужно подготовить документ. Для этого следует указать сотрудника, чья подпись нужна, заполнить реквизиты компании и данные контрагента. Их можно внести вручную или загрузить из карточки в Битрикс24. После этого останется только выбрать положение печатей и подписей на листе и другие реквизиты.
При отправке на подпись соответствующее уведомление появится прямо в чате. Сначала подписывает сотрудник компании, после этого — подрядчик.
Порядок подписания гостем:
- Контрагенту придет письмо или SMS со ссылкой.
- После перехода по ней можно выбрать тип подписания: автоматически сгенерированная подпись, с помощью руки и по фото.
Затем подпись появляется в документе, а сам он отображается в чате общего рабочего пространства.
Способ организации работы в формате коллабы удобен тем, что его создатель или назначенный владелец может проверять, как исполнители работают над поставленными задачами.
Для этого их можно отображать в различных видах:
- В виде списка, где указаны постановщик и исполнители, сроки и статусы, вся другая информация. Его можно сортировать и фильтровать по разным критериям.
- В виде канбана, где каждая задача будет находиться на определенном этапе.
- В виде списка со сроками, чтобы можно было ранжировать их в зависимости от дедлайна.
- В свободной форме, когда руководитель может распределять их по самостоятельно созданным стадиям или статусам.
- В виде календарной сетки (Ганта), где указаны связанные проекты.
- В виде календаря, на котором видны поставленные задачи, сроки и загруженность каждого участника.
Заключение
Коллабы в Битрикс 24 — это удобный способ организации работы над проектом, в котором могут участвовать приглашенные подрядчики. Плюс в том, что внутри этого пространства собраны все необходимые инструменты от средств коммуникации до подписания договоров и контроля исполнения задач.
Бизнес в Узбекистане может эффективно использовать CRM Битрикс24 для организации внутренних процессов, а коллабы — для ведения совместных проектов с внешними подрядчиками.
Консультация эксперта
