Автоматизация учета производства в 1С: задачи и решения

Особенности автоматизации учета на производстве

Пока объем операций небольшой, часть данных можно вести в Excel или отдельных учетных системах. Но по мере роста производства увеличивается количество заказов, материалов, складов и подразделений. Информацию приходится чаще сверять, а ошибки начинают возникать не внутри одного отдела, а между процессами.

Например, производство планирует новый выпуск, склад показывает достаточный остаток сырья, но часть материала уже зарезервирована под другие заказы. В результате дефицит обнаруживается только перед началом работ.

Задача автоматизации производственного учета — сделать такие взаимосвязи прозрачными и использовать единые данные на всех этапах.

Где чаще всего возникают проблемы с учетом

Большинство сложностей появляется на стыке производства, склада, закупок и финансов.

Чем больше производственных заказов и участков, тем сложнее поддерживать такой учет вручную.

Еще один характерный признак — большое количество Excel-файлов. Производство ведет собственный план, склад — остатки, закупки — потребность, финансовая служба — затраты. Затем данные объединяются для подготовки отчетов.

В такой ситуации проблема заключается уже не в отдельных таблицах, а в отсутствии единого информационного контура.

Какие задачи решает автоматизация учета производства

Состав автоматизации зависит от структуры предприятия и сложности технологического процесса.

Для простого сборочного производства может быть достаточно контроля материалов, заказов и выпуска.

На предприятиях с несколькими цехами, отделами и длительным циклом обычно требуется более детальный учет производственных этапов, НЗП и фактических затрат.

Планирование производства

Производственный план должен учитывать не только количество продукции, которое необходимо выпустить.

Нужно понимать:

что произвести → когда произвести → из каких материалов → в каком количестве → для какого заказа

Предположим, предприятие получило заказ на 5 000 единиц продукции.

Перед подтверждением срока необходимо проверить текущую загрузку, наличие сырья, складские резервы, ожидаемые поставки и уже запущенные производственные заказы. Если данные находятся в разных таблицах, сотрудники собирают их вручную. При изменении одного параметра часть расчетов приходится выполнять заново.

После получения заказа определяется объем выпуска, рассчитывается потребность в материалах и проверяется обеспеченность производства запасами.

Так можно заранее определить ограничения и скорректировать план до запуска производства. Отдельное значение имеет расчет потребности в материалах.

Если для выпуска 500 единиц требуется по 0,2 кг сырья на каждую единицу, общая потребность составляет 100 кг. Если доступно только 65 кг, система должна показать дефицит в 35 кг, который необходимо учитывать при планировании закупки.

Такая логика особенно важна при большой номенклатуре и использовании одинаковых материалов в разных видах продукции.

Какие решения 1С используются для автоматизации производства

Для производственных предприятий используется несколько решений 1С. Они отличаются назначением и уровнем задач — от оперативного учета производства до управления группой компаний.

1С:ERP Управление предприятием

Производственный контур позволяет работать с планированием, заказами на производство, обеспечением материалами, этапами выпуска, полуфабрикатами, НЗП и производственными затратами.

При этом производство связано с другими участками учета:

Например, заказ клиента может создать потребность в продукции. Далее рассчитывается необходимый выпуск и потребность в материалах. Система проверяет обеспеченность и позволяет определить дефицит.После выполнения заказа фактические затраты используются при расчете себестоимости.

Если производство уже работает в 1С:УПП

За годы эксплуатации компании часто значительно дорабатывают УПП под собственные процессы. В системе появляются дополнительные отчеты, документы, справочники и нестандартные механизмы.

Поэтому при переходе на современное ERP-решение важно сначала определить:

• какие доработки действительно используются;
• какие процессы необходимо сохранить;
• что можно реализовать типовыми средствами;
• какие механизмы больше не актуальны.

Переход с УПП — это не только перенос данных, но и пересмотр существующей модели учета.

1С:Управление холдингом

Система используется для задач:

• бюджетирования;
• казначейства;
• управления договорами;
• консолидации отчетности;
• управления финансовыми показателями;
• корпоративного контроля.

Для оперативного учета производства обычно используется ERP-система предприятия.

1С:Управление холдингом при этом может использоваться как верхний уровень, куда поступают данные нескольких организаций для формирования консолидированной отчетности и управления финансами группы.

1С:ERP. Управление холдингом

Решение может использоваться в крупных структурах и группах компаний, где необходимо одновременно управлять производством и централизованными финансовыми процессами.

В одной системе можно объединить:

• производство;
• закупки;
• склад;
• продажи;
• себестоимость;
• бюджетирование;
• казначейство;
• договоры;
• корпоративную отчетность;
• консолидацию данных.

Такой вариант актуален для компаний, где производственные предприятия входят в более сложную корпоративную структуру.

Как выбрать решение для автоматизации производства

Выбор зависит не только от размера компании.

При оценке системы необходимо учитывать:

• количество производственных площадок;
• число цехов и участков;
• наличие переделов;
• использование полуфабрикатов;
• длительность производственного цикла;
• требования к планированию;
• особенности учета НЗП;
• методы расчета себестоимости;
• количество юридических лиц;
• необходимость бюджетирования и консолидации.

Поэтому сначала определяется модель учета предприятия, а уже затем — подходящее решение и архитектура системы.

Когда стоит задуматься об автоматизации учета производства

Есть несколько признаков, которые показывают, что текущая система учета перестает справляться с объемом операций.

Например:

• производственный план регулярно пересчитывается вручную;
• значительная часть учета ведется в Excel;
• закупки поздно узнают о дефиците материалов;
• фактические остатки приходится дополнительно уточнять у склада;
• сотрудники повторно вводят одни и те же данные;
• состояние незавершенного производства сложно определить на текущую дату;
• перерасход материалов выявляется постфактум;
• себестоимость становится известна только после закрытия периода;
• управленческие отчеты собираются из нескольких систем.

Особенно показательна ситуация, когда для ответа на один вопрос руководителя требуется запросить информацию сразу у нескольких подразделений.

Например, чтобы понять, можно ли принять новый заказ, необходимо отдельно получить данные о загрузке производства, остатках материалов и будущих поставках. При связанном учете большая часть этой информации уже находится в одной системе.

Что должна дать автоматизация учета производства

Результат автоматизации лучше оценивать не количеством настроенных документов и отчетов, а тем, какие вопросы предприятие может решать на основании данных системы.

Итоговая логика должна выглядеть последовательно:

планирование → обеспечение → производство → выпуск → затраты → себестоимость → анализ

Если для получения этих данных по-прежнему приходится вручную объединять несколько таблиц, учет остается фрагментированным.

Автоматизация позволяет построить единый информационный контур, в котором производство, склад, закупки и финансовые показатели используют связанные данные.

Автоматизация производства с «Первым Битом» в Узбекистане

Проект автоматизации начинается с анализа существующих процессов: как формируется производственный план, где рассчитывается потребность в материалах, как учитывается выпуск, НЗП и себестоимость, какие данные сотрудники переносят вручную.

Специалисты «Первого Бита» могут провести обследование производственного учета, определить основные разрывы между подразделениями и подобрать подходящее решение 1С с учетом структуры предприятия.

На основе обследования формируется модель будущего учета и определяется, какие процессы необходимо автоматизировать в первую очередь.

Если вы планируете автоматизацию учета производства или переход с действующей системы на 1С:ERP, обратитесь в «Первый Бит» — специалисты помогут оценить текущие процессы и определить подходящий вариант внедрения.