Как оптимизировать деятельность проектной организации?
К проектным организациям относятся компании, операционная деятельность которых неразрывно связана с ведением множества проектов. К ним относятся ИТ-компании, строительные организации, дизайнерские и рекламные агентства и другие.
Единицей измерения успешности деятельности этих компаний является проект, точнее, его успешное завершение. Именно исходя из него в таких организациях принято считать доходы, расходы, рентабельность, распределять ресурсы и т.д.
В свою очередь, успешность завершения проекта зависит от множества факторов, включая четкую постановку целей, задач и составление подробного плана-содержания проекта, обеспечение эффективного коммуникативного взаимодействия между членами команды, реализующей проект, а также контроль за выполнением всех этапов проекта.
4 повода для автоматизации
Повышение эффективности управления проектами
Реализация стратегии любой проектной организации зависит от эффективности управления проектами, включая их поэтапный анализ, мониторинг факторов успешности различных проектов, контроль сроков их выполнения, своевременную оценку распределения ресурсов, занятых в проекте.
Оптимизация использования проектных ресурсов (трудовых, материальных)
Успех реализации каждого проекта и, как следствие, деятельности проектной организации в целом, зависит от эффективности управления ресурсами, своевременного выявления их нехватки и распределения свободных мощностей компании. Зачастую проектными ресурсами управляют одновременно на двух уровнях: распределение работ по специальностям и их планирование между трудовыми ресурсами.
Важно отметить, что при правильно-построенной системе управления проектными ресурсами компаниям удается сократить затраты на их привлечение за счет моделирования использования ресурсных мощностей предприятия и своевременного анализа их загруженности.
Качественное управление финансами
Управление финансами проектов, включая их бюджетирование, казначейство, контроль над бюджетами обеспечивают рентабельность проектной деятельности в целом. Современные системы, автоматизирующие проектные организации, позволяют эффективно осуществлять контроль расходов, доходов и движения денежных средств в контексте контрагентов, контрактов, статей бюджета и задач.
Непрерывное управление проектными работами
Осуществляется за счет постоянного контроля и мониторинга работ, содержания и сроков по проекту.
Что даёт автоматизация?
Автоматизация управления проектной организацией позволяет компаниям забыть о многих проблемах, позволив:
- Достигнуть целей проектного предприятия за счет четкого контроля и своевременного анализа текущих проектов, проблем в ходе их реализации;
- Построить эффективную систему коммуникации между проектной командой;
- Оперативно обеспечивать участников проектной команды самой актуальной информацией о проектах благодаря наличию единой, централизованной информационной системы;
- Организовать эффективное управление финансовыми показателями деятельности проектной организации;
- Значительно повысить количество выполняемых и успешно завершаемых проектов, являющихся единицей измерения результативности деятельности подобных компаний;
- Осуществлять оперативный контроль над всеми показателями проектной деятельности предприятия;
- Своевременно реагировать на любые отклонения от запланированного содержания проекта;
- Совершенствовать проектные технологии компании за счет сбора и последующего анализа уже завершенных работ.
