Централизованная система казначейства для 4 ДЗО: реализована первая часть проекта по внедрению «БИТ.ФИНАНС.Холдинг» в компании «Воловский бройлер»

Холдинг представляет собой производство с замкнутым циклом: от изготовления кормов и выращивания птицы до отправки ее на переработку. В собственности компании — завод по производству комбикормов, кормовая база, площадки для выращивания цыплят-бройлеров, цех глубокой переработки, а также складской комплекс.

Предпосылки проекта

В холдинге не было управляющей компании, поэтому не велось централизованного учета. Бюджет для каждого из 4 обществ (ДЗО), входящих в состав холдинга, составлялся вручную в Microsoft Excel. Заявки на расход денежных средств также вносились вручную или согласовывались с генеральными директорами обществ по телефону.

Подготовка к проекту совпала по времени с началом внутренних структурных преобразований, в число которых входило и выделение управляющей компании. С целью централизации учета руководство холдинга приняло решение о внедрении программного решения «БИТ.ФИНАНС.Холдинг».

Выбор подрядчика и организация процесса

Ранее компания «Первый Бит» успешно реализовала несколько проектов для принадлежащего «Воловскому бройлеру» торгового дома «Фреш Фуд Систем». Поэтому было решено вновь обратиться к ее услугам.

Стремясь к быстрейшему достижению результата, руководство компании «Воловский бройлер» решило отказаться от стандартной схемы проектного внедрения и опробовать новый для себя вид сотрудничества — консультационное внедрение.

Была сформирована команда на стороне заказчика, которая под руководством специалистов «Первого Бита» (проектный офис «Спортивная») выполняла работы по внедрению «БИТ.ФИНАНС.Холдинг». «Первый Бит», со своей стороны, осуществлял общий контроль, давал рекомендации по настройке системы с учетом особенностей бизнеса заказчика, обучал сотрудников заказчика. Такое распределение обязанностей позволило внедрить систему централизованного казначейства в довольно короткие сроки — за 2 месяца.

В начале большого пути

Централизованная система казначейства подразумевает приведение бюджетов ДДС (движения денежных средств) по группе компаний к единому стандарту, что позволяет проводить план-фактный анализ по бизнес-юнитам группы без дополнительных сопоставлений по НСИ (нормативно-справочной информации) между ДЗО (дочерними и зависимыми обществами). Благодаря этому, стало возможно осуществлять контроль внутригрупповых операций по движению денежных средств в единой системе, своевременно выявляя кассовые разрывы внутри группы. Общий контроль платежей группы компаний теперь осуществляется через механизмы согласования заявок и реестров платежей.

В ходе первой части проекта выполнены следующие работы:

• сформирована структура движения денежных средств по обществам и ДЗО
• разработана структура центра финансовой ответственности (ЦФО), общая для холдинга
• разработаны маршруты согласования заявок на расходование денежных средств и реестры
• НСИ ДЗО (статьи ДДС, контрагенты, договоры) приведены к единому для всей группы компаний стандарту,
• на базе «БИТ.ФИНАНС.Холдинг» запущена автоматизированная система MDM для постоянного определения и управления основными справочными данными
• настроены права доступа
• обучены пользователи
• написаны инструкции

Автоматизированы следующие функции:

• согласование реестров, заявок, проектов договоров
• корректировка лимитов
• общий контроль лимитов
• в результате использования системы МДМ автоматизирован процесс ввода заявок на внесение новой НСИ либо изменение НСИ в мастер-базе с последующей раздачей в локальные базы ДЗО
• разработаны алгоритмы для согласования заявок на создание/изменение НСИ.

Автоматизировано 20 рабочих мест для сотрудников «Воловского бройлера»

Первые результаты:

• минимизирована роль субъективного фактора в определении приоритетности платежей на местах (в ДЗО)
• возросла платежная дисциплина
• вышли на новый уровень отношения с поставщиками (по срокам отсрочки, скидкам) за счет улучшения платежной дисциплины
• стало проще анализировать кассовые разрывы по всей группе в целом (раньше это было можно делать только вручную, на основании данных от ДЗО).
  
  

Подрядчик доволен:

«Со своей стороны, мы очень довольны тем, как идет дело, — говорит руководитель проекта со стороны «Первого Бита» Сергей Жуков. — Мы много сил вложили в этот проект, реализовали нестандартную схему внедрения. И уже сейчас мы видим, что наша совместная со специалистами заказчика работа ведет к успеху».

Клиент признателен:

«Мы благодарим команду проектного офиса «Спортивная» компании «Первый Бит», — говорит Алексей Морозов, финансовый директор холдинга «Воловский бройлер». — Готовы рекомендовать «Первый Бит» как надежного, компетентного, клиентоориентированного партнера. Персональную благодарность хотим выразить техническому руководителю проекта Татьяне Бекчуриной».

Продолжение следует

Вторая часть текущего проекта реализуется в настоящее время и включает в себя:

• бюджетирование доходов и расходов
• сбор фактических данных из локальных баз в единую централизованную базу
• получение финансового результата группы компаний в целом и по каждому ДЗО отдельно
• элиминация ВГО (внутригрупповых оборотов)

Руководство заказчика сочло схему консультационного внедрения чрезвычайно успешной и планирует использовать ее в дальнейшем.