Содержание
Особенности планирования расписания врачей в медицинских центрах
Автоматизация расписания врачей: как составить и контролировать прием пациентов
Практически во всех современных медицинских центрах для автоматизации расписания врачей используются специализированные программы. Медицинские информационные системы (МИС) позволяют составлять расписание приема врачей таким образом, чтобы учесть все нюансы и избежать накладок. Расписание в МИС поделено на ячейки по датам и временным интервалам: одна ячейка – один прием врача или время, недоступное для записи. Свободные, недоступные и занятые слоты отмечены разными цветами для удобства регистраторов. При необходимости можно вводить дополнительные цвета для приемов врачей разных специализаций, ценовых категорий, пикового времени и т.п. Внутри расписания можно производить поиск и фильтрацию по множеству параметров. Все это позволяет регистраторам быстро сориентироваться при поступлении заявки от пациента и предложить ему возможные варианты для записи на прием к нужному специалисту и в удобное время.
Для напоминаний о запланированных визитах пациентам высылаются уведомления в мессенджеры, по sms и/или e-mail. Способ, время и частоту уведомлений можно настроить в МИС как для всех пациентов, так и для их категорий или индивидуально. Например, отправка напоминания может производиться за сутки и за 3 часа до начала приема.
Делать отметки о проведенных и отмененных приемах могут как регистраторы, так и сами врачи. МИС устроены так, чтобы из ячейки приема в расписании можно было быстро перейти к личной карточке врача и карточке записавшегося на прием пациента. Информация о результатах приема вносится врачом или его ассистентом напрямую в карточку в системе.
Можно ли автоматизировать управление расписанием врача?
МИС помогают автоматизировать управление расписанием врачей и повысить качество обслуживания пациентов. Можно управлять расписанием как одного медицинского учреждения, так и сети. Средства автоматизации позволяют не только формировать расписание и записывать пациентов на свободные слоты. С их помощью возможно также решать следующие задачи:
- расчет зарплаты врачей в соответствии с их нагрузкой и различными коэффициентами;
- отмечание приема как выполненного или отмененного;
- копирование и перенос приемов;
- создание и редактирование электронной карты записанного на прием пациента;
- планирование регулярных, циклических приемов;
- создание связей между приемами и другими элементами системы (графиком доступности кабинетов, выпиской рецептов, созданием направлений в стационар и т.п.);
- вывод на печать связанных с приемом документов и т.д.
Расписание может отображаться как по врачам, так и по специализациям и процедурам. Это позволяет регистратору обрабатывать разные категории запросов пациентов — как тех, кто хочет попасть к конкретному специалисту, так и тех, кого интересует процедура или прием без привязки к определенному врачу.
Интеграция расписания врачей с сайтом клиники для онлайн записи пациентов
Возможность самостоятельной онлайн-записи пациентов на прием без необходимости звонить или писать в клинику – удобная и востребованная функция. Однако крайне важен вопрос актуальности расписания, чтобы к одному специалисту на одно и то же время не записалось несколько пациентов как самостоятельно, так и через администрацию клиники.
Для решения этой задачи в МИС предусмотрена интеграция расписания с сайтом клиники. Если пациент записывается на прием через сайт, этот слот мгновенно резервируется и становится недоступным для записи на сайте и из системы. Аналогичная операция производится при записи на прием регистратором или самим врачом в системе. Синхронизация позволяет избежать дублирования записей.
Поскольку при записи клиент оставляет свои контактные данные, в случае необходимости регистратор клиники может с ним связаться. После фиксации записи система автоматически высылает пациенту уведомление о приеме в соответствии с заданными настройками.
Интеграция расписания врачей с мессенджерами и CRM
Отдельные МИС поддерживают интеграцию расписания не только с сайтом, но и с мессенджерами, которые служат в основном для рассылки напоминаний о приемах. Параметры рассылки задаются в настройках МИС. Обычно сразу после записи пациенту приходит уведомление со всей информацией о предстоящем приеме: адрес медицинского центра, ФИО врача, номер кабинета, время начала, длительность, стоимость, способы оплаты и другие параметры. Также через мессенджеры удобно направлять дополнительную информацию — об условиях приема, о подготовке к нему, о запросе на заполнение анкеты перед приемом и т.п.
Интеграция расписания врачей с CRM предоставляет широкие возможности, касающиеся создания и ведения электронных медкарт пациентов. Поддерживаются оба варианта: запись на прием из карточки пациента и из расписания. Информация обновляется одновременно, происходит синхронизация. Если на прием записывается новый пациент, из расписания врачей можно создать его карточку. Если постоянный пациент – посмотреть историю обращений, предыдущие назначения и рекомендации. При наличии системы лояльности в медцентре стоимость приема может зависеть от статуса пациента, и корректный расчет производится также благодаря интеграции с CRM.
Решения для автоматизации
На рынке представлены различные системы автоматизации ведения расписания врачей: как узкоспециализированные решения, так и комплексные МИС, обеспечивающие полный набор необходимых функций и интеграций. Расскажем про этот класс решений на примере одной из флагманских систем для автоматизации работы медицинских центров — «БИТ.Управление медицинским центром». Это программа, разработанная на платформе «1С:Предприятие» и поддерживающая гибкую настройку под бизнес-процессы организации.
БИТ.Управление медицинским центром
БИТ.Управление медицинским центром — комплексная МИС, предназначенная для автоматизации управленческого, финансового и оперативного учета в медицинских учреждениях различного типа. В обзоре мы остановимся на функциях решения, связанных с управлением расписанием врачей.
1. Установка связей между кабинетами, оказываемыми в них услугами и имеющемся в них оборудованием.
2. Настройка расписания. Механизм позволяет настроить множество параметров:
- рабочее время центра;
- рабочее время каждого врача, кабинета, оборудования;
- виды и продолжительность смен с указанием распорядка дня;
Рис.2. Настройка смен - длительность приема;
- цвета, шрифты, высота и ширина ячейки журнала записи;
- способ группировки участников расписания;
- виды графиков работ — только будни, два через два, все дни, свои варианты;
- иерархия групп справочника сотрудников;
- установка соотношения ФИО сотрудников и специализаций;
- указание перечня услуг для каждого из кабинетов и т.д.
3. Формирование моделей расписания.
Модель — это справочник, в состав которого входит устойчивая группа сотрудников и кабинетов для дальнейшего отбора данных в расписании.
4. Составление графиков работы сотрудников и оборудования по кабинетам.
Осуществляется проверка отсутствия наложения графиков. Интерфейс расписания доступен в двух режимах — «График сотрудников по кабинетам» и «График кабинетов по сотрудникам». Заполнять график можно вручную или автоматически. Возможно массовое заполнение расписаний по ранее действующим графикам, а также по установленным в карточках сотрудников и подразделений настройкам.
5. Копирование недельных графиков сотрудников.
Расписание врача на месяц можно формировать на основании предварительно настроенной эталонной недели. Система позволяет начинать эталонную неделю с любого дня.
6. Управление списком заявок по всем сотрудникам и оборудованию, участвующему в календарном планировании:
- просмотр и фильтрация списка заявок;
- просмотр, редактирование, добавление и отмена заявок;
- создание документа «Оказание услуг» на основании заявки;
- дополнение расписания рабочим и нерабочим временем для фиксации нерегулярных отклонений графика;
- настройка задач пользователя системы;
- настройка уведомлений;
- фильтрация сотрудников по подразделениям, филиалам, специализациям и другим параметрам.
7. Отражение в программе записи пациентов на услуги в соответствии с расписанием.
8. Отправка оповещения врачу о приходе к нему клиента по записи.
9. Автоматический поиск времени записи для предложения пациенту возможных вариантов дня, времени и сотрудника в соответствии с его запросом.
10. Отслеживание возможности переноса заявки на более раннюю дату.
Опция актуальна для пациентов, записавшихся на свободное время, но желающих при возможности перенести прием на более ранний срок. В программе нужно указать правило поиска подходящего времени для переноса: рабочее время выбранного врача, нескольких или всех врачей, обладающих необходимыми компетенциями. Также можно указать в свободной форме пожелания клиента о переносе.
11. Перенос отдельной заявки или группы заявок на другого врача.
Функционал востребован в случае болезни или другого незапланированного отсутствия врача. При подмене система проверяет отсутствие наложения графиков.
БИТ.Управление медицинским центром содержит механизм интеграции с веб-сайтами медицинского центра для реализации возможности самостоятельной записи пациентов на прием. Резервирование приема производится в два этапа: бронирование времени в расписании, пока пользователь вводит информацию о себе, и затем замена брони на заполненную заявку.
Реализован обмен данными с CRM-системами для получения и передачи данных о клиентах и их обращениях. Также поддерживается интеграция с Google-календарями сотрудников, что позволяет врачу получать информацию о его планируемой загруженности в любой момент времени и с любого устройства.
Вывод
Для того, чтобы расписание врачей стало действительно актуальным рабочим инструментом, его нужно вести с высоким уровнем точности и с соблюдением множества условий. БИТ.Управление медицинским центром — подходящее решение для комплексного управления расписанием. Система позволит вам задать настройки настолько гибко, чтобы все нюансы были учтены и составление графиков можно было бы максимально автоматизировать. Встроенные алгоритмы проверки не допускают таких ошибок, как несколько записей на одно время или запись на прием в кабинет, где отсутствует нужное оборудование. Механизмы интеграции и синхронизации позволят вашим клиентам записываться на прием самостоятельно через сайт и своевременно получать напоминания о приемах.
Система позволяет учитывать любые нетипичные графики врачей, в том числе при работе по совместительству или наличии нескольких специализаций. Система также подходит для управления расписанием сети клиник. Реализация обмена данными с типовыми конфигурациями 1С позволяет рассчитывать зарплату врачей в соответствии с их загруженностью и индивидуальными параметрами.
