26 апреля 2021

Работают без отдыха, не жалуются и не ошибаются: цифровые помощники RPA для бухгалтерии

Зачем нужна роботизация бухгалтерии? Чем может робот помочь бухгалтеру? Разумеется, взять на себя самую скучную, монотонную, занимающую много времени, чреватую вкрадывающимися от естественного ослабления внимания ошибками, при этом относительно простую работу.
Работают без отдыха, не жалуются и не ошибаются: цифровые помощники RPA для бухгалтерии

Что такое RPA?

RPA (Robotics Process Automation) переводится как «роботизированная автоматизация процессов» (в России устоялся вариант «роботизация бизнес-процессов»). Но не спешите представлять себе бегающих Электроников, составляющих финансовую отчетность. Речь идет о программах-роботах.

Что это и чем программа-робот отличается от любой другой автоматической программы (например, антивируса)? Робот RPA — это программа, работающая с другими программами под видом пользователя. Для этого она использует интерфейсы управления, предназначенные для человека. MS Excel, например, не может самостоятельно совершить сложную последовательность разнообразных действий, так как не является автоматизированной системой, — но способна проделать это, повинуясь командам подключившегося робота. Ну а человек в это время будет спокойно заниматься задачами, требующими его анализа и экспертности.

Робот может работать с любой программой, у которой есть графический интерфейс, либо к ней можно подключиться по API (в этом случае робот будет действовать, как интегрированная программа).

Главное условие работы RPA — все процессы должны быть алгоритмизируемыми. RPA берет на себя рутинные операции, от которых так устают живые сотрудники, и выполняет их лучше.

Зачем нужна роботизация бухгалтерии?

Чем может робот помочь бухгалтеру? Разумеется, взять на себя самую скучную, монотонную, занимающую много времени, чреватую вкрадывающимися от естественного ослабления внимания ошибками, при этом относительно простую работу.

Например:

  • Создание отчетов
  • Обработку платежей
  • Заведение первичной документации
  • Создание актов сверок
  • Составление сопроводительных писем
  • Загрузку данных МСФО и MDA
  • Проверочные процедуры
  • Обработку заявок

И работать быстрее и эффективнее людей — не уставая, не отвлекаясь, не допуская ошибок.

Как это выглядит на практике? Расскажем несколько реальных историй.

Примеры из нашего опыта

Просим учесть, что мы описываем кейсы обезличенно, чтобы сохранить инкогнито заказчиков, пожелавших остаться анонимными.

Итак...

Работа с актами сверок

Заказчик: Крупнейшая торговая сеть
Срок проекта: 3 месяца
Задача: Автоматизация процесса сверки актов с контрагентами

Решение. Робот взял на себя задачу сверки оборотов между компаниями (в разрезе до договора). Настройка робота включала в себя разработку взаимодействия с email-почтой со вложенными файлами актов сверок и с web-сервисом 1С, причем алгоритм полностью исключил взаимодействие с экранными формами, тем самым существенно минимизировав ошибки. При работе с почтой, с web-сервисом 1С и с Ms Excel робот напрямую посылает запросы на сервер или файл и обрабатывает обратные ответы. Т.к. робот не занимает экран, его можно поставить на компьютер к бухгалтеру и они не будут мешать друг другу.

Эффект от внедрения. 45 сотрудников освободили от ручных рутинных операций. Время выполнения работ по сверке файлов существенно сократилось.

Краткое описание алгоритма. Получив от бухгалтера файл, присланный контрагентом (предпочтительный формат - Ms Excel), робот самостоятельно находит в базе данных (например - в CRM) соответствующий акт от собственной компании и производит сверку. Он сверяет позиции (например - по номеру договора, его дате и сумме), сверяет дебет с кредитом, считает сальдо и выносит финальный вердикт: сошлись ли обороты за месяц, сошлось ли сальдо, остаются ли какие-то задолженности. По результатам робот готовит собственное заключение и отправляет его бухгалтеру. Практика показала, что один робот может эффективно работать с 45 сотрудниками, помогая им сверять данные. Во время максимальной загрузки со 120 сотрудниками бухгалтерии работали 3 робота. Они совместно мониторили почту, по очереди забирая в работу новые запросы на сверку.

Обработка первичных документов

Заказчик: Крупная ювелирная сеть
Срок проекта: 3 месяца
Задача: Автоматизация процесса сверки данных первичных документов с базой данных поставок

Решение. Робот взял на себя процедуру сверки присылаемых со склада первичных документов с данными, предоставляемыми менеджером, согласовавшим поставку. Процедура сверки необходима, чтобы убедиться, что перечень фактически привезенного товара совпадает с ожидаемым.

Эффект от внедрения. 10 сотрудников освободили от ручных рутинных операций. В 10-20 раз сократилось время выполнения работ по сверке файлов.

Краткое описание алгоритма. Когда менеджер согласует поставку, во внутренней базе компании появляется отдельная таблица заказа, содержащая все данные по нему: товар, номенклатура, сумма, количество, итого. Для робота она играет роль базы данных. При поставке товара на склад документы сканируются сотрудником и в виде общей папки с кодовым названием поставки выкладываются в серверную папку, которую просматривает робот. Робот прогоняет полученные PDF-файлы через систему распознавания. Затем начинает сверку, отправляя в базу данных запросы, содержащие информацию о несовпадающих строках: не смог найти товар по номенклатуре / не совпадает сумма, объем, количество и т.д. Получив от робота информацию о расхождениях, сотрудник склада проверяет ее на предмет ошибок OCR-системы и заканчивает процедуру приемки. Существует вариация описанной задачи, когда речь идет именно о первичной обработке документов. В этом случае, робот получает сканы документов, которых еще нет в системе и после распознавания заносит их в систему.

Автоматическая обработка платежей

Заказчик: Крупная торговая компания
Срок проекта: 1 месяц
Задача: Автоматизация процесса скачивания и разноса банковской выписки

Решение. Робот взял на себя процедуру скачивания банковской выписки, включая экспорт во все базы 1С, через которые её нужно провести.

Эффект от внедрения. В 3 раза ускорился процесс скачивания банковской выписки. Экономия времени составила до 2 часов в день. Экономия денежных средств — до 3 млн в год.

Краткое описание алгоритма. Робот с заданной периодичностью заходит в Банк-клиент по конкретной организации, скачивая выписку. Затем в бухгалтерской системе разносит эту выписку по статьям движения денежных средств, по конкретным договорам (предварительно убедившись, что такой контрагент есть в учетной системе, с ним есть договор, указанный в платеже и по этому договору действительно был выставлен счет или счета на указанную сумму). В рамках одного договора может существовать много дополнительных соглашений и выставленных счетов (например, потому, что у ритейлера много магазинов и производить отгрузки на склады нужно по отдельности). В этом случае, переводя деньги на счет, клиент присылает на почту сопроводительное письмо, поясняя, к какому счету относится платеж. Робот, сопоставив информацию из бухгалтерской учетной системы с информацией из сопроводительного письма, способен точно определить, по какому счету пришла оплата, чтобы в конце месяца, при формировании акта сверки, не возникло расхождений с контрагентом по поводу того, какие счета были закрыты и актированы.

Формирование и рассылка отчетов

Заказчик: Общий центр обслуживания крупной группы компаний
Срок проекта: 3 месяца
Задача: Автоматизация ряда процедур отраслевой и управленческой отчётности

Решение. Первой задачей стала автоматизация отчётности перед государством. Компания ежемесячно агрегирует информацию о своей деятельности, о чём должна отчитываться в специальной государственной информационной системе (например, ГИС ТЭК). Робот, следуя заранее прописанной логике, собирает из нескольких информационных систем компании необходимые данные, трансформирует их в отчёт необходимого формата, добавляет необходимые таблицы, документы и загружает на интернет-портал. После завершения проекта руководство решило автоматизировать внутреннюю управленческую отчётность в разрезе подразделений, проектов, реализуемых продуктов и услуг. Робот агрегирует информацию из нескольких информационных систем и преобразует данные в целевой формат.

Эффект от внедрения. Частичная разгрузка персонала. Отсутствие ошибок в отчётности. Соблюдение требований законодательства.

Краткое описание алгоритма. Робот выступает как шина данных, объединяющая несколько разрозненных систем, а затем преобразует вводные данные в целевые документы, необходимые для внутренней или внешней отчётности.




Бухгалтера, не бойтесь!

Бытует мнение, что роботизация бухгалтерии ведет к увольнениям сотрудников: ведь большую часть работы возьмут на себя роботы.

Но грамотно организованная роботизация вовсе не подразумевает обязательного сокращения штатов. В бухгалтерии есть множество задач, неразрешимых без участия человека — ими смогут заняться освободившиеся сотрудники. Возможно, кому-то потребуется повысить квалификацию — но ведь следом повысится и зарплата!

Работодателю в этой ситуации стоит действовать на опережение:
  • Доступно объяснить сотрудникам цели роботизации, сделав акцент на пользе, которую получит не только компания в целом, но и отдельные пользователи, и специально оговорив, что увольнений не планируется
  • Заранее наметить новые задачи для тех, кого полностью или частично заменят роботы
  • Обеспечить возможность дополнительного обучения тем, кто будет в этом нуждаться

Важно, чтобы бухгалтера знали: роботы — помощники, а не враги.

С другой стороны, и менеджмент, понимая, что внедрение RPA — шаг навстречу будущему, отличная возможность вывести компанию на новый уровень эффективности и цифровой зрелости, не должен игнорировать интересы сотрудников. Лояльный и мотивированный персонал — главная ценность для любого предприятия.

Роботизация выгодна всем

Можно услышать и обратное: «Зачем нам это? Ну, станет легче бухгалтерам, но какое, в сущности, дело до этого генеральному директору? Да пусть бухгалтерия мучается с бесконечными актами сверок, им за это деньги платят».

Но роботизация бизнес-процессов имеет несомненные преимущества для компании в целом. В частности:

  • Повышается скорость работы: в случае большого объема работ нет необходимости привлекать дополнительный персонал.
  • Повышается точность работы: человек лишь проверяет работу роботов, поэтому вероятность негативного влияния «человеческого фактора» гораздо ниже.
  • Повышается уровень безопасности: доступ к данным защищен настройками конфиденциальности.
  • Улучшается качество обслуживания клиентов: благодаря увеличению скорости и точности работы.
  • Снижается текучка кадров, повышается квалификация персонала: благодаря сокращению объема рутинной и скучной работы, переводу на более сложные и интересные задачи (например, в новообразованный центр компетенций RPA, который будет заниматься поддержкой и развитием системы).

Экономический эффект от внедрения RPA

  • Сокращение затрат до 45%
  • Сокращение ручного ввода до 95%
  • Увеличение продуктивности до 50%

Почему для внедрения RPA стоит выбрать Первый Бит?

Обладая разнообразным проектным опытом, в том числе в сфере автоматизации и роботизации бизнес-процессов, высококвалифицированные специалисты Первого Бита хорошо ориентируются в рынке и понимают потребности заказчиков, обусловленные спецификой их деятельности.

Работая с различными отраслями торговли, производства, фармацевтики и сельского хозяйства, мы всегда подходим к задачам комплексно, учитывая масштаб и особенности конкретного предприятия, отраслевую специфику и вытекающие из этого пожелания и возможности.

На современном рынке программных решений представлено множество RPA-платформ, на базе которых производятся разработка и внедрение роботов, в каждом случае требующие индивидуального подхода. Мы поможем вам выбрать платформу, максимально удовлетворяющую специфике и задачам вашего бизнеса.

Увидеть список RPA-платформ, с которыми мы работаем, получить дополнительную информацию о преимуществах RPA можно здесь.


Обратитесь к нам сегодня!
Мы подберём решение специально для вашего бизнеса

Отзывы клиентов

«Внедрение позволило интегрировать и систематизировать информацию финансовой бухгалтерии, коммерческого департамента (материально-техническое снабжение и сбыт готовой продукции, складской учет) и производственных подразделений».
Александр Павлов
технический советник по автоматизации завода ALSCON компании РУСАЛ
«Благодарим Проектный офис „Спортивная“ компании „Первый БИТ“ за квалифицированные услуги по доработке ИТ-систем и энтузиазм в работе. Рекомендуем офис „Спортивная“ в качестве надежного и профессионального партнера и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество».
Е. С. Шумилов
генеральный директор ООО «Линзы Хойя Рус»
«Мы выбрали платформу 1С:Предприятие 8, потому что уже работали с её предыдущей версией, и нам было важно, чтобы продукт был широко распространен. При выборе партнёра мы ориентировались на его опыт в реализации аналогичных проектов для иностранных компаний. Поэтому мы выбрали Первый Бит».
Мауро Ронкорони
координатор ИТ-проектов в компании Artsana S.p.A. в Восточной Европе и на Востоке