Современный рынок характеризуется высокой неопределенностью, потому что в любой момент компания может столкнуться с изменением стоимости ресурсов или продукции. Скачут курсы иностранной валюты, а также зависящие от них планы клиентов по закупкам. В инфраструктуру большинства предприятий уже внедрена и успешно работает система, позволяющая вести управленческий учет и планирование. Однако, этот инструмент не анализирует, достигнуты ли организацией запланированные показатели, по которым можно оценить ее деятельность.
Бюджет обычно предусматривает определенный уровень отклонения от прогнозируемых показателей и их предельное значение. Если текущая ситуация выходит за рамки этого лимита, компания рискует своими краткосрочными и долгосрочными целями и даже стратегией.
Для того чтобы избежать этого, организациям необходимо ежемесячно контролировать исполнение бюджетов и сравнивать фактические результаты с планируемыми показателями деятельности. В случае отклонений от предварительных прогнозов необходимо заняться оперативным поиском их причины, а также способом безболезненного преодоления сложившейся кризисной ситуации.
Рис. 1. Комплексный анализ. Сравнение идет по ПЛАНУ, ФАКТУ, ФАКТУ ПРЕДЫДУЩЕГО ГОДА
Для чего нужен план-факт анализ?
Лучшим помощником в этом станет проведение план-фактного анализа на платформе QlikView. Данный инструмент позволяет сократить риски компании посредством регулярного мониторинга реального положения дел в компании и его соответствия планам.
Кроме того, план-фактный анализ соотносит фактические данные с бюджетом, принятым на тот или иной период, и вносит в него изменения, если это необходимо.
По статистике, 70% организаций ограничиваются отчетами и не делают план-факт-анализа. В 20% организаций его проводят, но не используют при принятии решений. И только 10% управленцев отталкиваются от данных план-фактного анализа, руководя компанией.
Для того чтобы управленческие решения компании не ограничивались поощрением и наказанием сотрудников, проектный офис «Спортивная» компании «Первый БИТ» предлагает воспользоваться приложениями QlikView.
Позволяя проводить и визуализировать сразу несколько видов план-факт анализа, данное ИТ-решение станет лучшим помощником в выявлении проблемных ситуаций до того, как они приобретут серьезный характер. В QlikView информация представляется пользователю в графическом виде, а потому воспринимается гораздо легче и быстрее.
Кому пригодится план-факт анализ?
Результаты и выводы план-факт анализа станут необходимым базисом для принятия решений:
- руководством финансовой службы, подразделения по стратегическому планированию и анализу;
- руководством отдела по бюджетированию и финансовому анализу,
- руководством и сотрудниками службы по финансовому контролю;
- топ-менеджментом и акционерами;
- генеральным, исполнительным и финансовым директором.
Рис. 2. Дашборд руководителя. Комплексный анализ: по регионам, годам, по брендам, выручка, маржа
Однако, если вы хотите видеть в план-фактном анализе своего главного помощника, необходимо понимать область его возможного применения.
Корректируйте
Формируя бюджет на следующий год, квартал или другой период времени, организации отталкиваются от так называемых входных параметров.
В них экстраполируются тенденции и отражаются условия, которые реально существуют: цены и их уровни, производство и продажи, валютные котировки и др.
В периоды кризиса входные параметры подвергаются дополнительным колебаниям, которые должны быть обязательно учтены при анализе исполнения бюджета.
План-факт анализ в QlikView позволяет не игнорировать эти данные и не допустить потери прибыли и более существенных последствий.
Контролируйте
Если в организации довольно распространена ситуация сильного отличия фактических данных от тех, что были запланированы, руководству стоит обязательно разобраться в причинах этих отклонений.
Среди последних наиболее распространено умышленное изменение одного входного параметра или даже нескольких. Чаще всего таким образом маскируются хищения.
План-фактный анализ поможет определить злонамеренные действия сотрудников. Например, умышленное уменьшение прибыли посредством повышения величины себестоимости или завышенные цены закупок материалов и сырья.
Таким образом, правильно применив инструментарий план-факт анализа, руководство сможет разобраться в причинах отклонений показателей от запланированных.
Управляйте
Проведение план-фактного анализа на постоянной основе позволит повысить оперативность реакции не только на внутренние, но и внешние процессы.
Принимайте во внимание получаемые данные, профессионально анализируйте их, и тогда решения опередят конкурентов.
Информация правит миром, поэтому анализируйте бюджеты в QlikView и выявляйте факторы и закономерности, связанные:
- с гибкостью системы составления бюджетов;
- со стратегией и целеполаганием;
- с операционным управлением;
- с управлением рисками;
- с системой мотивации сотрудников и др.
Особенности план-фактного анализа в QlikView
К особенностям приложений QlikView в контексте план-фактного анализа стоит отнести:
- Независимость — возможность самостоятельного изменения типа отчетов по принципу «здесь и сейчас», которая снижает зависимость бизнес-аналитиков от сотрудников департамента ИТ.
- Простота — позволяет создавать необходимые отчеты в нужном формате (таблицы, графики) всего в несколько кликов.
- Разнообразие — доступно добавление новых источников фактов и планов, а также большое количество прогнозов.
Используя инструменты для бизнес-аналитики QlikView, организация получает мониторинг развития реальных событий. Специалисты могут регулярно в режиме онлайн сопоставлять контрольные показатели, которые были запланированы и достигнуты.
В результате повышается эффективность компании и скорость реакции на изменение рыночных условий. Своевременное понимание того, что приближается кризис, позволит руководству компании принимать верные управленческие решения и снижать вероятность ошибочных действий.
Пять примеров отчётов план-фактного анализа
1. В виде перекрестной таблицы в помесячном разрезе в текущем году.
2. В виде перекрестной таблицы в разрезе последних 5 лет.
3. В виде диаграммы-рейтинга в текущем периоде.
4. В виде сравнение ФАКТА текущего года с ФАКТОМ предыдущего года.
5. Помесячный план-фактный анализ в разрезе поставщиков. Отклонения в абсолютном и процентном выражении.
