Потенциал отдела закупок
На любом предприятии, чей бизнес построен на торговле, в той или иной форме обязательно функционирует отдел закупок. В крупных корпорациях это целые службы с большим штатом и, как правило, сложной иерархией. В небольших компаниях, специализирующихся, преимущественно, на рознице, он может быть представлен всего одним сотрудником. Независимо от масштабов фирмы и ее географического размаха, потенциал отдела закупок до сих пор остается недооцененным.
По данным Федеральной службы государственной статистики, в 2013 году среднегодовой оборот организаций, занимающихся розничной и оптовой торговлей, составил 8536,2 и 29556,7 млрд рублей. На практике закупки товаров и услуг могут составлять до 70% от совокупных затрат компании.
Увеличение прибыли сводится к двум способам: получению дополнительного дохода и сокращению расходов. Эффективное управление закупками может способствовать существенному сокращению расходов и, как следствие, увеличению оборота компании.
Конкурентные преимущества
Функции отдела закупок включают в себя выбор и доставку товаров, взаимодействие с контрагентами, оценку целесообразности работы с поставщиками и заключение сделок и контрактов.
В теории, его деятельность должна обеспечивать организацию важными стратегическими преимуществами. К ним относятся:
- Сокращение затрат (благодаря сотрудничеству с поставщиками из стран с низкими издержками)
- Повышение конкурентоспособности (за счет продуманной цепочки поставок, оптимизации разработки продуктов, ускорения выхода новых товаров и услуг на рынок)
На практике, работа с закупками вызывает лишь дополнительные проблемы. Это свойственно большинству бизнес-единиц из мира торговли. Они находятся на низшем уровне управления закупками.
| Уровень | Характеристика | Степень распространения |
|
| Низший | Ограничен узким набором рутинных операций | Свойственен многим российским компаниям |
|
| Средний |
Включает в себя набор мер, приводящих к снижению затрат |
Используется только компаниями-гигантами |
|
| Высший | Затрагивает производственные и административные функции, способствует появлению новых продуктов и общему развитию корпорации | Практически не встречается |
|
Развитие западных торговых организаций показывает, что принятие определенных мер может привести к раскрытию потенциала закупочной деятельности. Этот опыт можно объединить в стратегию
Шаг первый: повысьте статус отдела закупок
Часто работа отдела закупок не согласуется с глобальной политикой компании. В связи с этим решения о покупке товара или сотрудничества с поставщиком принимаются на основе недостаточного количества критериев. Например, только цен на товары и услуги или сроки пребывания контрагента на рынке.
В результате фирма отстает от конкурентов, и ее реакция на потребности рынка снижается. Задачи по снижению расходов не выполняются. Статус блока закупок остается низким.
Что нужно предпринять?
- Расставьте приоритеты. Отдел закупок должен соотносить свои действия со стратегическими целями и задачами компании.
- Создайте межфункциональные группы. Это поможет построению общего фундамента закупочной деятельности. Каждая группа должна иметь свою специализацию.
- Поставьте масштабные цели. Часто руководство ставит перед подчиненными заниженные цели, поэтому подразделения и не демонстрируют стремительного развития.
- Повысьте статус отдела закупок. Все представители организации должны понимать, какое важное значение играют закупки. Тесное сотрудничество внутри компании и синергия повышают шансы на увеличение оборота компании.
Чтобы работать эффективно, отдел снабжения должен взаимодействовать с другими подразделениями на основе партнерских отношений.
Шаг второй: привлеките профессионалов
Когда дело касается столь перспективного направления, как закупки, без профессионалов не обойтись. Одной из главных причин краха на пути к успешному обеспечению и снабжению становится отсутствие квалифицированных кадров.
Согласно исследованию Росстата «Россия в цифрах — 2014», среднегодовая численность сотрудников, занятых в торговых организациях, увеличивается с каждым годом. Только в сравнении 2012 и 2013 года приток новых кадров в сфере оптовой торговли составил 49,7 тысяч человек, розничной — 114,3 тысячи.
Управление спросом и корректировка требований к приобретаемым товарам — отнюдь не исчерпывающий список инструментов для снижения затрат. Эффект экономии, к которому могут привести успешные коммерческие переговоры, порой достигает
Что нужно предпринять?
- Наймите профессионала извне. Выгода, которую Вы получите в результате эффективного управления, закроет и превзойдет затраты на поиск и оплату его услуг.
- Привлеките профильного специалиста, который детально знает статьи расходов Вашей компании. Иногда сотрудник, хорошо знакомый со спецификой деятельности предприятия, может принести отделу закупок больше пользы, чем работа всего подразделения.
- Обучите сотрудников отдела закупок. Результативное обучение не всегда требует больших денежный вливаний. К Вашим услугам всевозможные сайты, вебинары, курсы, тренинги и обучающая литература. Иногда решить проблему обучения всего отдела может приглашенный бизнес-тренер.
- Четко обозначьте KPI. Любые цели должны иметь количественное, временное и качественное измерение. Сотрудники работают лучше, если понимают, какие показатели эффективности находятся под их личной ответственностью.
Шаг третий: автоматизируйте бизнес-процессы
Бумажная волокита, обращение к разрозненным неактуальным данным и ведение отчета вручную — все это многократно замедляет скорость работы. Чтобы избавить отдел закупок от рутинных операций, используйте автоматизацию. Экономия времени и сил сотрудников на деле обернется экономией для всей компании.
Что нужно предпринять?
- Определите свои потребности. Перед тем, как применять IT-технологии, необходимо проанализировать, какие бизнес-процессы имеют определяющее значение именно для Вашей компании. Автоматизация должна работать на практике.
- Прислушайтесь к опытным сотрудникам. Из поля зрения руководителя, которому важно видеть, прежде всего, общую картину бизнеса, часто выпадают детали. Они играют важную роль при выборе программного продукта. Учесть все нюансы функционирования предприятия поможет мнение профильных работников.
Сегодня внедрение систем автоматизации и обучение персонала занимает считанные недели. Потраченные на это средства и время нельзя сравнить с той выгодой, которое в итоге получает компания.
В контексте закупочной деятельности рынок IT позволяет автоматизировать следующие процессы (на примере «1С:Управление торговлей»):
- Контроль сроков поставки товара и расходов денежных средств
- Отслеживание своевременности оплаты поставщикам
- Планирование закупок
- Регистрация расхождения при приеме товаров
- Анализ причины сбоя поставок
- Учет дополнительных услуг и расходов при поставке товара
- Управление операционными и страховыми запасами
Узнать больше об «1С:Управление торговлей» и получить демо >>
