Для чего нужны запасы и как ими управлять?

Нужно ли создавать запасы? Этим вопросом рано или поздно задается любой руководитель предприятия, деятельность которой связана с торговлей.

По логике, они относятся к активам компании и составляют часть оборотного капитала, следовательно, должны приносить выгоду. Однако некоторые предприниматели, напуганные отрицательными примерами, не спешат обзаводиться запасами.

Согласно исследованиям, из-за неэффективного управления запасами участники мировой торговли теряют до $196 млрд в год. Половина от суммы потерь остается незамеченной управленцами.

Несмотря на эту печальную статистику, практика большинства успешных компаний показывает, что создание запасов — это залог построения эффективного и прибыльного бизнеса.

Для чего это необходимо?

• Для бесперебойного обслуживания потребителей во время сезонного колебания спроса и цен или неожиданного роста объемов продаж. От реакции на потребности рынка зависит стратегия, репутация и оборот организации.
• Для экономии на транспортировке. Экстренная доставка всегда обходится дороже плановой, так же, как и мелкий опт в сравнении с крупным.
• Для размещения запасов у центров потребления. Чем ближе товар находится к клиенту, тем выше вероятность, что он его купит.
• Для сокращения времени выполнения заказов. Скорость является одним из ключевых конкурентных преимуществ в борьбе за клиентов. В условиях перенасыщенности рынка многие потребители не готовы ждать.

Классификация

Видно, что создание запасов носит логистический, финансовый и маркетинговый аспекты. В зависимости от функции выделяют следующие категории запасов:

• Текущие (обеспечение бесперебойной работы производства)
• Подготовительные (компенсация времени, необходимого для подготовки материальных ресурсов)
• Гарантийные или страховые (удовлетворение возможного колебания спроса)
• Сезонные (сглаживание колебания спроса в течение временных интервалов в рамках года)

Издержки

При создании запасов надо соблюдать баланс интересов. С одной стороны, они обеспечивают непрерывность производства или распределения (можно компенсировать колебания в объемах спроса). С другой — это ресурсы, которые в данный момент не используются и помимо собственной стоимости требуют расходов на свое содержание.

Очевидно, что просроченный заказ — это ошибка. Но и покупка товара за долгое время до необходимого — тоже, хотя подобный ход многие принимают за дальновидное решение. Не забывайте, что каждая лишняя единица товара требует и лишних затрат на свое обслуживание и хранение. Иногда стоимость содержания единицы запасов может достигать 40-60% от стоимости самого товара. Планировать закупки надо вовремя.

Управляя запасами, следует учитывать все возможные издержки:

Последствия

Неэффективное управление запасами может привести к отрицательным последствиям. Объем фактических запасов может превысить оптимальные значения, а случаи возникновения неликвидных остатков — участиться. Компания может начать медленнее реагировать на потребности рынка и потерять важных клиентов. Наконец, это может вызвать внезапную нехватку денег для оплаты счетов поставщиков.

В основе планирования запасов лежит:

1. Точка заказа (максимально установленный размер запаса на предприятии, при достижении которого выдается заказ на пополнение)
2. Размер заказа (сформированный размер приобретаемых материальных ресурсов). Это может быть фиксированное или изменяемое значение.

Главная цель управления запасами — нахождение такого уровня запасов, который помог бы компании работать наиболее оптимально и эффективно.

Что может этому помешать?

• Ошибки в складском учете (данные должны быть достоверными)
• Отсутствие четких методов и моделей управления запасами
• Отказ от использования KPI
  Критерии, на которые следует ориентироваться: степень удовлетворения спроса, оборачиваемость запасов, рентабельность инвестиций в запасы и количество покупателей, которое может быть удовлетворено из запаса в течение установленного периода.
  Устанавливать размер показателей лучше по группам АВС, где максимальный процент должен отдаваться первой.
• Размытое распределение ответственности за показатели эффективности
• Отсутствие автоматизации, ведущее к низкой производительности труда.

Если второй пункт зависит от действий и стратегии руководства, то остальные связаны с персоналом. Но и здесь важную роль играет политика компании и отношение к своим сотрудникам.

Какие действия руководства способствуют увеличению качества и производительности труда?

Эффективная мотивация. Каждый работник должен понимать, какие показатели эффективности лежат под его личной ответственностью, и какую выгоду он получит, если они будут расти. Оплата труда должна быть справедливой.

Возможность участия в жизни компании. У руководителя просто физически нет времени следить за микропроцессами, происходящими на производстве. Тем более, никто не знает процесс лучше, чем тот, кто принимает в нем прямое участие. Иногда стоит прислушиваться к мнению исполнителей при принятии решений. Сотруднику оно принесет чувство значимости, а компании может дать существенные улучшения работы.

Обучение. Приходя на новую позицию, все испытывают трудности. От того, насколько четкие инструкции получит сотрудник, будет зависеть скорость его результатов.

Гарантии. Независимо от должности, сотрудник должен чувствовать стабильность. Если вдобавок к этому он понимает, что руководство замечает и ценит его работу, то будет исполнять ее с максимальной отдачей.

Управление

Выделяют 5 основных систем управления запасами:

Выбор системы связан с многообразием и зависит от специфики деятельности компании. При ее выборе, в основном, опираются на ритмичность при производстве продукции и спрос на продукцию и его колебания.

3 стратегии, которые используют мировые торговые предприятия:

1. Стратегия наибольшей осмотрительности. Компания сориентирована на максимальное погашение рисков. Приобретает максимум запасов, чтобы полностью компенсировать возможные потери. Оценивается максимальное время задержки той или иной поставки и максимальный объем потребления ресурсов в день.
2. Стратегия дополнительных резервов. К текущему запасу формируется дополнительный (20-30%).
3. Формирование запаса в процентах от спроса. Процент компания устанавливает самостоятельно в зависимости от объема потребления — времени расходования ресурсов.

Решение

Говоря о том, что может помешать эффективному управлению запасами, последним пунктом мы выделили отсутствие автоматизации.

Действительно, трудно представить себе успешную деятельность, в основе которой лежит низкая производительность труда. Система «1С:Управление торговлей» завоевала репутацию программного продукта, способного решать целый комплекс проблем, связанных со сферой торговли.

Это удобный инструмент, помогающий структурировать создание запасов, грамотно ими управлять и соблюдать баланс на производстве.

Узнать больше о «1С:Управление торговлей» и получить бесплатное демо >>