Внедрение «1С:ЗУП КОРП» в для автоматизации кадрового учета и расчета зарплаты

Основные виды деятельности АО «Железнодорожная торговая компания» — организация общественного питания и розничной торговли. Деятельность ведется на всех полигонах железных дорог России. В составе компании действуют 14 филиалов, в которых трудятся свыше 4,5 тысяч работников.

Акционерное общество «Железнодорожная торговая компания» (АО «ЖТК», дочернее общество ОАО «РЖД») создано 4 июня 2007 года на базе Дорожных центров рабочего снабжения ОАО «Российские железные дороги». Основными видами деятельности АО «ЖТК» являются организация общественного питания и розничной торговли продовольственными и непродовольственными товарами.

Деятельность ведется на всех полигонах железных дорог России. В составе АО «ЖТК» действуют 14 филиалов, одно представительство в Калининграде и структурное подразделение — Тихорецкий хлебокомбинат.

В компании трудится свыше 4,5 тысяч работников. В 2019 году АО «ЖТК» реализовало работникам холдинга «РЖД» свыше 2,1 млн горячих обедов, завтраков и ужинов в собственных столовых. Более 1,7 млн наборов питания реализовано железнодорожникам, занятым на ремонтно-путевых работах.

Предвосхищая переворот

До начала проекта кадровый учет и расчет заработной платы осуществлялся в системах: «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5», «1С:Зарплата и кадры на платформе 7.7», «1С:КАМИН», «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1».

Учет велся децентрализовано, не было консолидирующей базы, в которой бы формировалась сводная регламентированная и управленческая отчетность. Формат баз данных не был единообразен из-за использования нетиповых конфигураций «1С:Предприятие», которые поддерживались разными сторонними подрядчиками.

Настройки систем учета не являлись едиными — один и тот же механизм реализовывался в каждом филиале индивидуально. Названия должностей и подразделений в системе не соответствовали утвержденным — как следствие кадровые приказы печатались в Word или после формирования в системе правились вручную.

В филиалах различалась трактовка состава расчетных баз идентичных надбавок и премий. Отсутствовал единый подход к функционалу каждой службы, а за одни и те же работы в филиалах отвечали различные службы: кадровая, расчетная и ОТИЗ.

Ответственным лицам центрального аппарата для получения оперативной информации по начислениям необходимо было делать запрос и ожидать его выполнения исполнителем в филиале. Если ответ составлен не в требуемом разрезе, необходимо было проходить весь путь с запросом заново, что увеличивало время формирования отчета, т.к. филиалы находятся в разных часовых поясах.

Формирование проводок для начисления оценочных резервов по отпускам было затратным по времени. Единой методики формирования проводок придерживались не в полном объеме. Отсутствовали единообразные автоматизированные принципы формирования регламентированной и отраслевой отчетности, что увеличивало сроки и сопровождалось повышенными трудозатратами, в т.ч. при консолидации отчетности в целом по компании.

Руководство компании осознало, что нужно переходить на новую систему кадрового учета и расчета заработной платы. Для реализации проекта АО «ЖТК» обратились в компанию «Первый Бит», специалисты которой обладают обширной экспертизой и большим опытом реализации проектов в данной области. Помимо этого компания является крупнейшим партнером фирмы «1С» и обладает статусом «1С:Центр управления персоналом».

Новые цели — новые возможности

Перед специалистами компании «Первый бит» стояли важные задачи. Необходимо было обеспечить внедрение и эффективную поддержку единой учетной политики для всех структурных единиц предприятия.

Способы предоставления данных должны быть единообразными в соответствии с единой учетной политикой, действующими нормами законодательства в сфере кадрового учета и расчета заработной платы.

Было необходимо реализовать эффективные процедуры информационного обмена между структурными единицами предприятия, а также с взаимодействующими государственными ведомствами, в том числе налоговыми органами. Важный пункт — обеспечить исполнение требований о кадровом учете.

Предприятию требовалось внедрение типового программного обеспечения для снижения затрат на эксплуатацию автоматизированных информационных систем кадрового учета и расчета заработной платы. Персональные и пользовательские данные, хранящиеся в системе,требовали защиты, сохранности и безопасности использования.

Переход на новую ступень

Для достижения целей проекта специалисты компании «Первый бит» провели ряд работ, которые подготовили компанию к переходу на новую систему управления.

Шаблоны запросов к филиалам на основные характеристики каждого типа начислений составлялись в несколько этапов: анализировались, выделялись общие и спорные моменты. Далее составлялось описание характеристик каждого начисления/ удержания, разъяснения применения, и результаты рассылались по филиалам. На основе этих данных проводились настройки в системе.

Система работы на предприятии стала централизованной и регламентированной. Были выделены ответственные сотрудники центрального аппарата, которыеимеют право вносить новые данные и изменять существующие. Справочник «Подразделения» был приведен к единообразной кодификации, проверены и откорректированы все наименования.

Графики смен с названиями по фамилиям сотрудников, годам и т.д. были удалены. Использовался типовой механизм смен и режимов работ. Наименования были приведены к единому типу, чтобы любому пользователю по названию был понятен режим работы.

В рамках проекта, была произведена доработка конфигурации под требования заказчика:

формирование различных приказов;
учет образования сотрудников;
учет дисциплинарных взысканий и поощрений;
учет выданных трудовых книжек;
учет оплаты работы в праздничные и выходные дни;
конструктор трудовых договоров;
модуль автоматического формирования проводок;
требования коллективного договора.

Помимо этого, созданы механизмы интеграции с системой бухгалтерского, налогового учета и казначейства «1C:Управление холдингом 8» с использованием шины данных RabbitMQ.

Уникальность проекта

Проект реализовывался в сжатые сроки и затрагивал большую территориальную распределенность. Все работы проводились в дистанционном формате.

Произведен переход с различных программных продуктов в единую систему, что зачастую требовало оперативных изменений в бизнес-процессах заказчика, либо оперативных изменений в уже настроенных и использующихся алгоритмах.

Формирование проводок по оценочным обязательствам необходимо было реализовать таким образом, чтобы переход на типовой функционал в будущем (через год) был безболезненным и не требовал «доработки по удалению доработки».

Результаты проекта

В рамках проекта специалисты компании «Первый Бит» внедрили единую систему на базе «1С:ЗУП КОРП», выполнили тиражирование централизованной системы на филиалы компании и провели обучение сотрудников в различных регионах страны (формат обучения — удаленно). Также, выполнена нормализация НСИ.

Все работы производились максимально оперативно, без остановки текущих работ. Способы отражения зарплаты были приведены к единому виду, структурированы, и загружены из бухгалтерской системы. В «1С:ЗУП» был установлен запрет на создание новых. Выполнена конвертация и перенос данных из исторических систем.

Экономическая эффективность

Сокращение трудозатрат на кадровый учет в подразделениях на 10%.
Ускорение получения управленческой и регламентированной отчетности на 15%.

«Внедрение системы „1С: Зарплата и управление персоналом КОРП“ позволило АО „ЖТК“ автоматизировать учет персонала и формирование кадровых документов, оптимизировать работу специалистов, отвечающих за расчет заработной платы, перейти к автоматическому формированию оперативной отчетности, а также минимизировать количество ошибок и повысить уровень информационной безопасности при работе с персональными данными сотрудников».

Василий Загрудный,

главный бухгалтер АО «ЖТК»