Внедрение «1С:Медицина. Больничная аптека 8» в клинико-диагностическом центре

Медси — это крупнейшая в стране федеральная частная сеть лечебно-профилактических учреждений, предоставляющая полный комплекс услуг по профилактике, диагностике и лечению заболеваний, а также реабилитации для детей и взрослых.

Специалисты проектного офиса «Спортивная» компании «Первый Бит» завершили проект внедрения системы «1С:Медицина. Больничная аптека 8» в московском клинико-диагностическом центре для детей — «Медси II». В результате организован точный учет медикаментов и расходных материалов, минимизирована вероятность возникновения недостач и пересортицы. Улучшилось качество планирования закупок, повысилась оборачиваемость аптечного склада. Объем единовременно хранимых на складе медикаментов сократился, при этом обеспечено бесперебойное снабжение подразделений центра необходимыми лекарственными средствами.

О заказчике

ООО «МЕДСИ II» — один из крупнейших в Москве и Московской области клинико-диагностических центров для детей до 18 лет. Учреждение входит специализированную сеть группы компаний «МЕДСИ» и уже более семи лет оказывает полный комплекс услуг по лечению, профилактике и диагностике различных детских заболеваний, а также выполняет малоинвазивные операции в области офтальмологии, оториноларингологии, стоматологии и криохирургии. В структуре учреждения — собственная диагностическая база и лаборатория.

Описание ситуации

Для бесперебойного снабжения медицинского центра медикаментами и расходными материалами необходим точный учет складских остатков, надежный контроль за движением и расходованием препаратов.

Ранее для решения этих задач в учреждении использовались электронные таблицы и бумажные документы. Отсутствовала единая база номенклатуры. Вручную контролировать объемы закупок, сроки годности, перемещение и расход препаратов было достаточно сложно. Был велик риск возникновения недостач и пересортицы.

Медицинскому центру требовалась информационная система, которая позволила бы вести оперативный аналитический учет препаратов и расходных материалов, своевременно планировать закупки, формировать отчетность по классификационным признакам лекарств. Кроме того, новая система должна была поддерживать возможность оперативного обмена данными с программой «1С:Бухгалтерия 8 КОРП», успешно использующейся в учреждении для ведения бухгалтерского и налогового учета.

Выбор партнера по внедрению

По рекомендации научно—производственного центра 1С партнером по внедрению стал проектный офис «Спортивная» компании «Первый Бит». На выбор исполнителя проекта повлияло то, что офис «Спортивная» является одним из первых в России партнеров фирмы «1С», получивших статус «Центра компетенции по медицине», а его специалисты обладают многолетним успешным опытом автоматизации медицинских учреждений.

Выбор системы автоматизации

Специалисты Первого Бита провели предпроектное обследование и сформулировали ключевые требования к новой информационной системе. Оптимальным инструментом для решения поставленных задач была признана система «1С:Медицина.Больничная аптека 8», учитывающая специфику ведения оперативного учета на предприятиях медицинской отрасли.

О проекте

Автоматизация медцентра заняла всего три месяца. За это время специалисты Первого БИТа установили и настроили систему, организовали оперативный перенос начальных данных в информационную базу, провели обучение персонала, настроили разграничение прав доступа для разных категорий сотрудников.

В дополнение к типовому функционалу программы была разработана печатная форма документа заказа медикаментов («Требование отделения») с возможностью ее сохранения в формате Excel. Разработаны механизмы консолидации заявок по всем отделениям и формирования общего заказа поставщику.

В ходе проекта были автоматизированы следующие задачи:

регистрация поступлений товаров;
регистрация отпусков в отделения;
регистрация списания товаров в производство по кабинетам;
регистрация перемещений между отделениями;
согласование «Требований отделений» и консолидированного заказа медикаментов поставщику;
настройка обмена данными между системой складского учета и бухгалтерской системой.

Всего было автоматизировано 11 рабочих мест.

Ключевые итоги проекта

Обеспечен точный учет поступления медикаментов и расходных материалов с учетом их наименований, дозировки, объема и других параметров. Создана единая база номенклатуры. В результате сведена к минимуму вероятность возникновения недостач и пересортицы. Оборачиваемость аптечного склада повысилась. Объем единовременно хранящихся на складе медикаментов сокращен.
Улучшилось качество планирования закупок. Теперь отделения формируют заказы на медикаменты в электронном виде в системе, «Требования отделений» оперативно консолидируются в единый заказ поставщику. Сотрудники аптечного склада всегда располагают актуальными данными о наличии препаратов и могут планировать закупки с учетом складских остатков и текущих потребностей отделений. Согласование заказов на закупку ускорилось. В итоге учреждение обеспечено необходимым набором препаратов, пациентам гарантировано оперативное получение лекарств, требуемых для прохождения медикаментозной терапии.
Благодаря интеграции системы с программой «1С:Бухгалтерия 8» отчеты о движении лекарственных средств оперативно поступают в бухгалтерию. Своевременно формируется вся необходимая регламентированная и управленческая отчетность. Руководство всегда располагает достоверной информацией о деятельности аптечного склада, может планировать и контролировать его работу в онлайн-режиме.
Реализована возможность автоматической загрузки информации «Регистра лекарственных средств России» с диска ИТС МЕДИЦИНА. Это существенно снизило трудозатраты специалистов на заполнение справочника лекарственных препаратов и актуализацию сведений о медикаментах в системе.

В настоящее время осуществляется информационно-технологическое сопровождение системы. Специалисты офиса «Спортивная» компании «Первый Бит» оказывают сотрудникам медцентра консультации по техническим вопросам работы с программой.