Создание и внедрение единого учётного шаблона на базе 1С:УХ для активов АК «АЛРОСА»

«АЛРОСА» — лидер алмазодобывающей отрасли мира, российская группа горнорудных компаний с государственным участием. Корпорация занимается разведкой месторождений, добычей, обработкой и продажей алмазного сырья. «АЛРОСА» добывает 95% всех алмазов России, ее доля в мировом объёме добычи алмазов составляет 27%.

Автоматизировано рабочих мест:

800

Над проектом работали:

Сергей Сухов,
руководитель проекта

Трудозатраты, человеко-часов:

46 400

Предпосылки проекта

Перенос бизнес-процессов регламентированного налогового учета, казначейства и бюджетирования 9 дочерних зависимых обществ (ДЗО) в общий центр обслуживания (ОЦО) обусловил потребность в автоматизации, для чего было выбрано программное решение «1С:Управление холдингом».

Старт проекта

Проект стартовал в марте 2020 года.

Генеральным подрядчиком проекта стал «Первый Бит». Методологическим партнером выступила компания Deloitte. За управленческий учет и бюджетный контроль отвечала компания NFP.

Из-за сжатых сроков проекта этапы методологии, проектирования и разработки велись параллельно.

В организационный периметр проекта по блокам РСБУ/НУ, МСФО, Бюджетный контроль, Казначейство и Управленческая отчетность вошли 6 юридических лиц, по блоку Казначейство — 3 юридических лица.

Функциональный объем проекта составляют:

РСБУ
Налоговый учет
МСФО
Казначейство
Управленческая отчетность
Бюджетный контроль
Внутренний контроль
Разделенный финансовый учет («на местах», с отражением проводок в ОЦО)

Один из самых масштабных проектов 2020 года

Переход на модель Общего центра обслуживания

Модель ОЦО — ключевая тенденция развития поддерживающих функций передовых компаний

Общий центр обслуживания (ОЦО) — это модель ведения бизнеса, которую используют уже более половины из 100 крупнейших компаний России

Основные функции ОЦО:

Бухгалтерский учет
Казначейство
Управление персоналом

Цели внедрения ОЦО:

Снижение затрат (за счет объединения функций)
Унификация и стандартизация процессов в дочерних обществах АЛРОСА
Повышение скорости внедрения изменений в дочерних обществах АЛРОСА. Гибкость и масштабируемость процессов
Единый центр — источник финансовой и нефинансовой информации

Подход к выполнению проекта

Выполнены следующие работы:

Разработка методологии
Проектирование системы
Разработка дополнительного функционала в системе
Настройка разделения прав доступа для пользователей системы
Обучение пользователей
Перенос остатков
Нормализация централизованных справочников
Разработка интеграции с внешними системами
Закрытие отчетных периодов (январь, февраль и март 2021 года)

Решены следующие сложные задачи:

Удалось обеспечить консолидацию и унификацию разрозненных процессов ДЗО, несмотря на то, что ДЗО имели различную специализацию и исторически работали в различных учетных системах
Реализован переход c ERP зарубежного вендора на «1С» для одного из ДЗО (это было само ОЦО — компания «АЛРОСА Бизнес-сервис»)
Решена проблема изменения методологии, ранее в значительной мере заимствованной из зарубежных систем ERP
Стандартные регламентированные отчеты «1С» существенно переработаны командой методологов в части бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности
Были разработаны несколько интеграционных механизмов:
Интеграция с электронным хранилищем документов, где хранятся сканы первичных документов, и через эту систему работает передача документов из ДЗО в ОЦО (ДЗО посредством потокового сканирования сканирует на местах документы и эти документы передаются в бухгалтерию ОЦО, где проверяются и отражаются в системе, либо отклоняются и передаются обратно в ДЗО для доработки)
Интеграция по договорному блоку с системой СЭД (система электронного документооборота)
Интеграция с зарплатной системой (в типовом функционале «1С» нет механизмов интеграции с этим решением), включавшая регулярный обмен справочниками, выгрузку данных для расчета зарплаты в зарплатную систему, загрузку проводок и зарплатных реестров из зарплатной системы
Интеграция с решением ERP, включая загрузку из него НСИ (заявки на создание номенклатуры и контрагентов инициируются в «1С», выгружаются в зарубежное решение, обрабатываются в службе НСИ и передаются обратно)

Хотите узнать больше о реализации проекта?
Обратитесь к экспертам прямо сейчас

Разработаны новые механизмы, не заложенные в типовой функционал «1С»

Совместно с методологами компании «АЛРОСА» разработан функционал для автоматизации новых стандартов бухгалтерского учета (ФСБУ 5/2019 «Запасы»). Для выбора оптимальной схемы автоматизации были проведены встречи с разработчиками типовых решений «1С» для совместного обсуждения нюансов и возможных путей автоматизации.

Был разработан функционал начисления резервов по обесцениванию материальных ценностей, начисления резервов по сомнительным долгам, с учетом того, что резервы по-разному отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.

В системе «1С:Управление холдингом» были реализованы учетные принципы, применяемые компанией «АЛРОСА», ориентированные на сближение РСБУ с МСФО (начисление расходов и доходов без первичных документов, механизмы быстрого закрытия и пр.), не использующиеся в массовом порядке

Схематичное представление интеграционных связей

Повышение качества планирования и расходования средств за счет автоматизированной контрольной среды: обеспечение соответствия заявки на потребность и договора

Повышение качества контроля за процессом заключения договоров, снижение риска необоснованных расходов в связи с заключением договоров без необходимых согласований

Снижение трудоемкости выверки ВГО между юридическими лицами и подготовки отчетности по МСФО

Повышение качества и аудируемости данных в БУ отчетности

Автоматизировано казначейство и контроль осуществляемых платежей

Автоматизированы внутренние контроли в части следования единым правилам условий оплаты

Достигнуты следующие результаты

Автоматизирован учет по РСБУ, налоговый учет, причем процесс учета организован с выделением ОЦО (т.е. первичные документы в систему «1C:УХ» вносятся ответственными сотрудниками «из бизнеса», а затем через систему электронного хранилища и потокового сканирования передаются в ОЦО для дальнейшего отражения в бухгалтерском / налоговом учете), что позволило централизовать учетную функцию, снизить затраты на организацию учета, повысить управляемость процесса учета и скорость подготовки бухгалтерской, статистической, налоговой и аналитической отчетности для предоставления в гос. органы и различные инстанции
Централизована функция казначейского управления — все потребности на оплату в системе теперь формируются автоматически, на основании условий платежей, что позволило исключить негативное влияние человеческого фактора при осуществлении платежей и планировании денежных потоков
Реализована функция автоматизированного контроля корректности и легитимности осуществляемых платежей
Разработан и автоматизирован единый регламент исполнения платежей ДЗО «АЛРОСА», что позволило консолидировать казначейские процессы в едином расчетном центре, снизив издержки и повысив управляемость казначейских процессов
Подготовка отчетности, калькуляция себестоимости, формирование управленческих данных (отчетов) также выполняются в единой аналитической системе, что позволило существенно снизить трудоемкость их подготовки, повысило точность данных и удобство использования
Автоматизирован процесс подготовки данных ДЗО по МСФО и выгрузка их в корпоративную систему для формирования консолидированной отчетности Группы «АЛРОСА» по МСФО, что позволило снизить трудоемкость процедуры.