Создание единой системы управленческого анализа на базе «1С: Управление торговлей 8»

Компания занимается оптово-розничной торговлей, имеет два розничных магазина и около 200 поставщиков. Осуществляет реализацию элитного осветительного оборудования как для частных клиентов, так и для юридических лиц: оптовых предприятий и строительных компаний.

Резюме проекта

На базе имеющейся у клиента ранее системы «1С:Управление торговлей 8» проведен цикл доработок и успешных внедрений ряда решений по оптимизации взаимодействия с поставщиками, обработки поступающих заказов, а также анализа и принятия решений в отношении деятельности менеджеров по продажам.

От разрозненных программ по учету и контролю данных, а также пула электронных таблиц заказчик перешел к работе в консолидированной системе.

Благодаря автоматизации и оптимизации бизнес-процессов сотрудники предприятия-заказчика обрели возможность оперативно получать информацию, контролировать движения товара на всех этапах от заявки до продажи конкретному потребителю. Внедрены механизмы учета себестоимости номенклатуры, взаиморасчетов с поставщиками и т.д.

О заказчике

Сотрудничает с ведущими европейскими фабриками-изготовителями светильников, люстр, уличных предметов освещения.

Описание ситуации

На момент запуска проекта:

отсутствовала единая информационная система
свод электронных таблиц и разобщенных, не связанных друг с другом программ использовался для целей управления.

Таким образом, обобщение сведений для анализа управленческой деятельности требовало колоссального количества времени, а также привлечения значительного объема трудовых ресурсов.

Кроме того, затруднения отмечались в следующих областях:

консолидация данных о движении товара
планирование закупок
анализ себестоимости номенклатуры
контроль взаиморасчетов с контрагентами (поставщиками и покупателями)

На основании всего вышеперечисленного, заказчик поставил ряд целей на выполнение проекта.

В результате требовалось установить:

оперативную систему управления складскими остатками
налаженный контроль взаиморасчетов с контрагентами
гибкое управление затратами
корректный учет себестоимости продукции
функциональную систему формирования заказов поставщикам

В целом, заказчик нуждался в системе, которая обеспечила бы полное и достоверное информирование руководства о деятельности подразделений и актуальных результатах тех или иных управленческих решений.

Выбор системы автоматизации

Было принято решение использовать систему 1С: Управление торговлей, в связи с тем, что она позволяла удовлетворить такие запросы фирмы-заказчика, как:

объединение в одном информационном пространстве результатов деятельности подразделений
ускорение взаимодействия между департаментами
оптимизация процесса закупок
сокращение времени на обработку заказа и упрощение всей процедуры его формирования
рост эффективности управленческого планирования
обеспечение полноценного контроля взаиморасчетов
а также формирование управленческой отчетности по ряду различных аналитик.

О проекте

На момент начала работ наших специалистов на предприятии уже использовался программный продукт 1С: Управление торговлей 8. Однако, существующая система требовала квалифицированной доработки и настройки.

По результатам экспресс-диагностики была предложена детальная схема реализации проекта, позволявшая в кратчайшие сроки, с максимальной эффективностью и минимальными затратами обеспечить выполнение всех поставленных заказчиком задач.

Ключевые итоги проекта

В целом проект длился 7 месяцев, из которых 3 было посвящено процессу согласования деталей автоматизации, а все остальное время заняла собственно работа специалистов.

В результате чего:

разработан и внедрен целостный механизм управления заказами у поставщиков, включающий:
- единую систему консолидации заказов в соответствии с потребностями покупателей и торговых площадей
- гибкий динамический анализ заказов на поставку с учетом существующих в текущем периоде складских остатков и резервов под уже спланированные реализации;
налажен эффективный контроль и управление процессом закупок — от формирования заказа до сверки поступлений — с возможностью мониторинга по двухступенчатой схеме на любом этапе:
- на какую продукцию пришел запрос от клиента/торговой площади — что заказано у поставщика;
- что заказано у поставщика — что поступило на склад в результате и т. д.
произведена всесторонняя настройка прав доступа к объектам конфигурации, включая роли и интерфейсы пользователей, а также указание прав пользователей на редактирование документов;
внедрен механизм калькуляции дополнительных затрат на поставку с использованием специально выведенных коэффициентов увеличения себестоимости по отдельным видам продукции (исходя из параметров груза и т. д)
оптимизирована работа со справочником контрагентов и управление системой заказов посредством индивидуальной доработки под нужды заказчика типовых форм конфигурации;
проведено обучение пользователей.

К моменту запуска системы в эксплуатацию (30 июня 2014 года) за 7 месяцев проекта было автоматизировано свыше 50 рабочих мест.

Полученная консолидированная система управления отвечает всем требованиям заказчика. Благодаря данной разработке все руководящие участники производственного и управленческого процесса обеспечены необходимой для эффективной организации рабочего процесса информацией.

В результате продуктивность деятельности возросла в связи с появившейся продуманной технологией грамотного управления ресурсами. Оптимизирован документооборот предприятия, в результате чего в выполнении многих операций вручную отпала необходимость. Возросла производительность труда и качество работы.

Кроме того, были обозначены направления дальнейшего сотрудничества заказчика и офиса-исполнителя: в ближайшем будущем предполагается интеграция используемой на аутсорсинге системы WMS с оптимизированным на текущий момент решением «1С: Управление торговлей 8».