Автоматизация бюджетирования и казначейства

«Гранд Сервис Билдинг ФМ» занимается управлением и эксплуатацией коммерческой недвижимости. Компания была создана в 2003 году. Общая площадь управляемой «ГСБ ФМ» недвижимости сегодня составляет более 500 000 квадратных метров.

«Гранд Сервис Билдинг ФМ» занимается управлением и эксплуатацией коммерческой недвижимости. Компания была создана в 2003 году и начинала с обслуживания 24 тысяч квадратных метров деловых центров столичного региона. За 12 лет работы общая площадь управляемой «ГСБ ФМ» недвижимости выросла в 16 раз и сегодня составляет более полумиллиона квадратных метров.

Современное технологическое оснащение, квалифицированный и высокопрофессиональный персонал позволяют компании заниматься всем комплексом услуг в области недвижимости: от управления и консультирования на стадии строительства здания до организации всестороннего обслуживания уже введенных в эксплуатацию объектов.

Предпосылки проекта

До проекта в компании «ГСБ ФМ» не было ИТ-решения, позволяющего вести финансовое планирование деятельности организации, включая бюджетирование.

Предприятие нуждалось в создании единой информационной системы, автоматизирующей все процедуры, связанные с денежными средствами. Особое внимание стоило уделить заполнению аналитик и формированию отчетности бюджетирования, казначейству, а также согласованию заявок на расходование материальных средств.

В качестве основного инструмента финансового учета в компании использовалось программное обеспечение Microsoft Office Excel, таблицы которого позволяли решать только локальные задачи.

В связи с этим организации требовалось внедрение ИТ-решения, способного консолидировать всю информацию, касающуюся финансов компании. Прежде всего, это было необходимо для оперативного контроля над результатами хозяйственной деятельности предприятия и принятия результативных управленческих решений.

Выбор решения и подрядчика

Текущая инфраструктура и ее дальнейшая эксплуатация были неэффективны для поддержки и развития бизнеса «Гранд Сервис Билдинг ФМ». В связи с этим специалистами и руководством компании было принято решение автоматизировать критические бизнес-процессы за счет внедрения «БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет».

Этот программный продукт имеет положительные отзывы от клиентов, уже использующих его в своей повседневной операционной деятельности.

Партнерами для реализации этой задачи предприятие выбрало специалистов Проектного офиса «Спортивная» компании «Первый Бит». Выбор подрядчика связан с глубокой экспертизой, большим успешным опытом подобных внедрений, а также высоким профессионализмом команды.

«Внедрение именно решения „БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет“ в ИТ-инфраструктуру заказчика позволяет решить ряд задач в области бюджетирования и казначейства (например, составление бюджета доходов и расходов, а также бюджета движения денежных средств и др.). В результате проекта „ГСБ ФМ“ получила возможность централизованно управлять платежами и проводить план-фактный анализ».

Артём Солодухин,

менеджер проекта в компании «Первый Бит»

Этапы проекта

Консультанты Проектного офиса «Спортивная» компании «Первый Бит» реализовали данный проект в 6 основных этапов:

Этап 1.		Предпроектное обследование и составление технического задания.
Этап 2.		Внедрение и конфигурирование системы «БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет»: Автоматизация заполнения аналитик бюджетирования; Автоматизация казначейства.
Этап 3.		Перенос данных из Excel в «БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет».
Этап 4.		Тестирование параллельного бухгалтерского и бюджетного учета.
Этап 5.		Обучение сотрудников работе с системой «БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет».
Этап 6.		Апробация и запуск системы в эксплуатацию.

Результаты проекта

В результате внедрения системы «БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет» компания «Гранд Сервис Билдинг ФМ» получила следующие выгоды:

Ускорен процесс формирования оперативного плана движения денежных средств;
Сокращены в 2-3 раза трудозатраты финансовых служб на составление и контроль исполнения бюджета;
Повышена прозрачность финансовых данных, в том числе, необходимых для осмысленного принятия управленческих решений;
Создан механизм, позволяющий оперативно предоставлять достоверную финансовую информацию по любому подразделению компании;
Обеспечен своевременный анализ данных финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
Повышен контроль над управлением ресурсами организации;
Сокращены непредвиденные потери средств, обеспечивающее рост рентабельности и прибыльности бизнеса в целом.