Поиск и удаление дублей в справочниках и документах в 1С 8.3

Причины появления дублей в 1С

При ведении учета в продуктах 1С нередко возникают дублирующиеся записи. Особенно это касается справочников «Номенклатура» и «Контрагенты» из-за их большого объема. Если дубли накапливаются, количество ошибок при обработке данных возрастает, что приводит к нежелательным последствиям – от появления дефицита или, наоборот, излишков товара на складе, до ошибок в проводках и штрафов за некорректное предоставление регламентированной отчетности.

Основных причин появления дублей в 1С две:

Человеческий фактор: невнимательность, плохое самочувствие, спешка, отсутствие регламента, четкого распределения обязанностей – когда два человека добавляют один и тот же элемент и т.п. Эта проблема решается корректными настройками включения механизма проверки уникальности элемента по сочетанию значений реквизитов или запуском процедуры удаления дублей, о которой мы расскажем ниже.

Рис.1. Контроль уникальности записей

Автоматическая выгрузка данных через планы обмена при использовании разных конфигураций 1С. Это достаточно сложная ситуация, не имеющая быстрого универсального решения и требующая индивидуального подхода. Обычно появление дублей связано с тем, что объекту из базы источника в базе приемника не нашлось сопоставления ни по регистру, ни по ссылке, ни по полям поиска.

Для кардинального решения проблемы дублей, возникающей из-за планов обмена, рекомендуем обратиться к квалифицированному специалисту: общего алгоритма нет, нужно досконально разбираться в конкретной ситуации с настройками обмена между системами автоматизации в компании. 

В нашей статье мы рассмотрим процедуру очистки базы, которую могут провести сотрудники без специализированных ИТ-навыков — автоматическое устранение дублирующихся записей.

Консультация эксперта

Консультация эксперта по работе в программе 1С в Узбекистане

Мы поможем вам подобрать решение для вашего предприятия

Оформить заявку

Пошаговая инструкция поиска и удаления дублей в 1С 8.3

Ручной поиск и удаление дублей – очень долгий и кропотливый процесс. Для значительного упрощения этой операции существует средство автоматизации – обработка. Она находит ссылки на все дубли и заменяет вторичные записи на корректные. Для этого пользователю с полными правами администратора необходимо последовательно выполнить несколько действий.

Перейдите в раздел «Администрирование → Настройки программы → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей».

Рис.2. Переход в раздел «Поиск и удаление дублей»

Настройка шапки поиска дублей

В верхней части окна обработки заполните поисковые строки:

Рис.3. Настройка области поиска дублей
«Искать в» – выберите название справочника, в котором нужно найти дубли.

Рис.4. Настройка поля для отбора
«Отбирать» – оставьте выбранный по умолчанию вариант «Все элементы», если необходимо отобрать все дубли. Если вам нужно создать фильтр для собственных правил отбора элементов, нажмите кнопку «...». Выберите название поля, по которому будет производиться отбор, тип сравнения и задайте значение для отбора.

Рис.5. Настройка значения и типа сравнения для отбора

Рис.6. Настройка правил сравнения дублей
«Сравнивать» – установите правила, согласно которым система будет находить дубли. Для этого перейдите по ссылке в поле «Сравнить», в открывшемся окне выберите нужное поле и задайте правило.

Поиск дублей

Нажмите кнопку «Найти дубли». Система произведет поиск и отобразит перечень найденных дублирующихся записей. В списке оригинальные записи будут обозначены значком с синей стрелкой, а дубли по умолчанию помечены для удаления.

Рис.7. Список найденных дублей

В правой части таблицы указано количество мест, где встречается запись. Для того, чтобы просмотреть места использования элемента, выделите строку с ним и нажмите кнопку «Подробнее».

Рис.8. Подробные данные о документах, где используется дублированный элемент

Выбор оригинала

Оригинальными система считает элементы с максимальным количеством использований. Если система определила в качестве оригинала не тот элемент, на который вы планируете перенести все данные из дублей, выберите нужный элемент и нажмите «Отметить, как оригинал».

Рис.9. Выбор оригинала записи

Объединение дублей

Проверьте список элементов. Если нужно убрать один или несколько элементов из обработки – например, система ошибочно посчитала их дублями – снимите галочку рядом с ними.

Нажмите кнопку «Удалить дубли». Дублирующиеся записи, содержащие, согласно ранее заданным настройкам, повторяющийся элемент, будут перенесены на отмеченный объект-оригинал. Произойдет процедура объединения.

Рис.10. Объединение дублей

Если после завершения процедуры объединения дублей отобразилось сообщение «Не удалось заменить дубли на оригиналы в некоторых местах использования», перейдите по ссылке «Все места использования» и просмотрите список документов, в которых не получилось заменить выбранные элементы.

Рис.11. Ошибка при объединении записей

Вручную замените дублирующий элемент на оригинал.

Рис.12. Ручная замена дублей

Нажмите кнопку «Повторить удаление».

Удаление дублей

Несмотря на то, что процедура, описанная в предыдущем параграфе, называется удалением дублей, она не приводит к окончательному удалению задвоенных записей из системы. Записи объединяются, дубли остаются помеченными на удаление. Для очистки системы от них перейдите в раздел «Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов».

Рис.13. Окончательное удаление помеченных объектов

Условия выполнения автоматической проверки дублей в справочниках и документах

Автоматическая проверка дублей в справочниках и документах 1С работает корректно только в типовых конфигурациях без доработок и другой кастомизации.

При поиске дублей в справочниках контрагентов и прочих юридических лиц возникает дополнительное условие автоматического поиска и замены дублей – заполнение карточки по ИНН и КПП. Если данные, связанные с ИНН и КПП, введены вручную, то обработка не подействует. Также необходимо контролировать, чтобы ИНН и КПП были введены правильно.

Помощь специалистов компании Первый Бит

Специалисты компании «Первый Бит» имеют обширный опыт успешного и оперативного осуществления процедуры по поиску и удалению дублей в различных программах 1С. Мы работаем как с типовыми, так и с нетиповыми конфигурациями, в отношении которых были выполнены доработки любой степени сложности. Также мы решаем проблему возникновения дублей при комплексном использовании в компании программ, между которыми настроен обмен данными. Мы разбираемся в причинах появления дублей и прикладываем усилия для того, чтобы полностью устранить корень проблемы. Наша помощь позволит вам организовать более удобную, быструю и безошибочную работу в 1С, не отвлекаясь на ручные проверки и запуск обработок.