Комплексная автоматизация клиники: от работы регистратуры до внедрения стандартов оказания медицинской помощи

Что такое автоматизация в здравоохранении?

Особенности подготовки к автоматизации в клиниках

Клиники, в которых документооборот велся на бумажных носителях или с незначительной степенью автоматизации – например, в таблицах Excel – могут быть не оборудованы в полной мере компьютерами. Тогда перед внедрением МИС нужно будет закупить необходимое аппаратное обеспечение, наладить инфраструктуру и убедиться, что высокоскоростной интернет работает бесперебойно. 

Далее осуществляется выбор системы автоматизации. Существуют универсальные системы, разработанные для компаний любого профиля. Они позволяют вести налоговый и бухгалтерский учет, но в них не отражены особенности функционала, присущие бизнес-процессам медицинских клиник. Поэтому универсальная система потребует либо индивидуальной доработки, либо интеграции с другими решениями. Наша практика показывает, что для клиник гораздо эффективнее выбирать МИС. В них учтена вся специфика ведения деятельности в лечебных учреждениях, они адаптированы под малейшие нюансы медицинского учета. 

При выборе МИС нужно ориентироваться на ряд критериев. В первую очередь, это наличие всего необходимого функционала для решения задач конкретно вашей клиники. Например, не во всех МИС, даже комплексных, есть модули для автоматизации управления стационаром, офтальмологией или стоматологией. Учтите перспективы развития бизнеса, чтобы через некоторое время, в процессе масштабирования деятельности клиники, не оказалось, что функционала выбранной системы вам недостаточно. 

Далее потребуется примерный расчет совокупной стоимости владения, исходя из количества рабочих мест и способа организации хранилища – на собственном сервере или в облаке.

Выбирая МИС, также важно оценить удобство интерфейса, количество реализованных внедрений, безопасность системы, возможность ее интеграции с другими системами и сервисами, наличие описанных кейсов внедрения, легкость сопровождения и обновления.

Какие функции и направления клиник и медицинских центров можно автоматизировать

МИС позволяют автоматизировать процессы в узкоспециализированных и многопрофильных клиниках. Существуют как комплексные МИС с максимально широким функционалом, так и отраслевые — для поликлиник, ветеринарных и других клиник. Рассмотрим основные функциональные блоки, которые можно автоматизировать посредством комплексных МИС.

Автоматизация регистратуры

Онлайн-регистратура позволяет осуществлять запись пациентов на свободные слоты в пару кликов. Большинство МИС поддерживает возможность записи также через сайт — в таком случае пациенту не нужно звонить или писать в клинику. В совокупности с ведением электронных медкарт это решает проблемы, связанные с четкостью организации работы регистратуры.

Работа онлайн-регистратуры базируется на ведении интерактивного расписания работы врачей и медперсонала, кабинетов, оборудования. В календаре предусмотрены механизмы для быстрого поиска и гибкой фильтрации данных. Когда от пациента поступает запрос на прием или процедуру, регистратор оперативно находит свободные слоты в соответствии с заданными критериями: ФИО или специализация врача, тип процедуры, желательные дата и время. Можно запланировать комплексный прием в один день для чекапа или диспансеризации.

Система поддерживает формирование счетов на оплату и их моментальную отправку клиентам. Создается полный пакет платежных документов. Современные МИС интегрируются с эквайринговыми терминалами для приема оплаты банковскими картами.

Автоматизация коммуникации с клиентами клиники

Выстраивание доброжелательной, оперативной, достоверной коммуникации с пациентами — важная составляющая успешности клиники. Сейчас многие пациенты выбирают клинику в первую очередь по критериям, связанным с качеством обслуживания и удобством записи. Первое представление о клинике формируют администраторы, и важно, чтобы они быстро и точно обрабатывали запросы клиентов — как пришедших в клинику, так и обратившихся по телефону или онлайн.

Для этих целей в МИС предусмотрены функции:

• Распределение звонков по свободным менеджерам.
• Автоматическое сохранение истории переписки и записей звонков в карточке пациента.
• Выполнение звонков из программы.
• Открытие карточки пациента при звонке.
• Автоматическая рассылка уведомлений или звонков с напоминанием о приеме, предложениями, акциями и т.п.
• Полный контроль работы call-центра.

Все функции, связанные с хранением истории взаимодействия с клиентами, позволяют перевести коммуникацию на новый уровень. Встроенные в МИС инструменты анализа и маркетинга дают возможность автоматически сегментировать клиентов на основе оказанных им услуг, и формировать программу лояльности и рассылку приглашений с учетом индивидуальных потребностей.

Автоматизация ведения медицинских карт пациентов

Ведение электронной медкарты подразумевает сбор и сохранение всей медицинской истории пациента в базе. Доступ к карте имеют врачи, административный персонал и по запросу или через личный кабинет — сам пациент. В МИС можно вести несколько видов медицинских карт, в том числе одного пациента — например, общую карту, карту прививок, стоматологическую, гинекологическую карту и т.д.

Ведение электронной медкарты значительно упрощается благодаря использованию предварительно заполненных справочников и настройке шаблонов. Для каждого вида осмотра создается шаблон, заполнение которого занимает несколько минут. Таким же образом составляется план лечения. Врач может поставить свою ЭЦП в рецепте и других документах. Из электронной медкарты в любой момент можно оперативно вывести на печать нужный документ.

Автоматизация отчетности

Получая отчетность в оперативном режиме, руководство может своевременно скорректировать важные моменты в управлении клиникой. МИС позволяют формировать множество отчетов по самым разным показателям.

Приведем несколько примеров отчетов:

• Сводный отчет за день.
• Применение внутренних и регламентированных стандартов лечения.
• Статистика производительности лабораторий.
• События воронки продаж.
• Статистика посещений.
• Финансовый результат.
• Себестоимость продаж.
• Сегментация клиентов.

Наиболее востребованные отчеты предустановлены в системе, но можно настроить любое количество собственных отчетов, максимально отражающих интересы клиники.

Расчет заработных плат врачей

В комплексных МИС предусмотрена возможность расчета выплат сотрудникам, в том числе по сдельной оплате труда. Поддерживаются гибкие механизмы формирования зарплат в соответствии со ставкой, табелем учета рабочего времени, категорией врача, привязкой к KPI, другими индивидуальными схемами и параметрами. Расчет производится автоматически на основании настроенной базы расчета, возможны и ручные корректировки.

Как правило, в МИС можно выбрать один из двух сценариев ведения работы по взаиморасчетам с сотрудниками. Первый вариант предусматривает ввод сведений о начислениях, их выполнение и выдачу зарплаты средствами самой МИС. Альтернативный вариант — накопление данных о выработке сотрудников и последующая выгрузка этих данных в бухгалтерскую систему для расчета и выдачи зарплаты.

Автоматизация складского учета расходных материалов, препаратов

Модуль складского учета в МИС позволяет выполнять как стандартные операции — оприходование, инвентаризацию, списание, печать этикеток и т.п., так и присущие именно медицинским организациям:

• маркировка лекарственных препаратов;
• печать этикеток и ценников на основании установленных цен, данных о поступлении и перемещении материалов;
• поддержание минимальных остатков товаров;
• сопоставление услуг с расходными материалами и препаратами;
• расчет перечня и количества расходников, необходимых для различных услуг;
• списание расходников по нормам, а также на переделывание работ и выработку исполнителя при рекламации и т.д.

В качестве склада может выступать любое место хранения, включая шкафчики и ячейки. На основании складского учета в системе можно производить анализ данных о нормах расхода материалов, фактическом расходе на услуги, перерасходе, экономии материалов при оказании услуг.

Решения для автоматизации медицинских учреждений в Узбекистане

Для автоматизации управления медицинским учреждением в Узбекистане можно выбрать одну из следующих МИС:

• БИТ.Управление медицинским центром (БИТ.УМЦ).
• 1С:Медицина. Больница.
• 1С:Медицина. Поликлиника.
• БИТ.Стоматология
• БИТ.Айболит.

Остановимся на кратком обзоре БИТ.Управление медицинским центром — одном из наиболее масштабных и многофункциональных решений.

БИТ.Управление медицинским центром

Карточка приема

• Ведение электронных медкарт. 
• CRM и маркетинг.

Дашборд по маркетингу

• Ведение справочников классификации болезней, исходов заболеваний, стандартов лечения, противопоказаний и др. 
• Медосмотры. 
• Лабораторные исследования. 
• Прием корпоративных клиентов по программам страхования. 
• Стационар.

Журнал записи в стационар

• Вакцинация. 
• Формирование шаблонов медицинских документов в соответствии с нормативными актами. 
• Складской учет.

Расход материалов на работы

• Медицинская отчетность. 
• Расчет зарплат.

БИТ.Управление медицинским центром поддерживает широкий спектр интеграций – с торговым оборудованием, типовыми конфигурациями 1С, лабораторными системами, с сайтом, телефонией, мессенджерами, CRM, BI и другими системами и сервисами. БИТ.Управление медицинским центром можно использовать не только в отдельных медучреждениях, но и в сетях клиник, в том числе с ведением единой регистратуры.

Автоматизация медицинского центра с помощью «БИТ.Управление медицинским центром» не только повышает качество обслуживания пациентов, но и существенно упорядочивает работу врачей и всего персонала, сокращая ручной труд и повышая эффективность. Если вы планируете переход клиники на новый уровень, БИТ.УМЦ поможет выстроить все процессы оптимальным способом.

Вывод

Необязательно выбирать МИС самостоятельно: вы можете обратиться к профессиональным интеграторам за консультацией и помощью в подборе решения. Специалисты компании «Первый Бит» учтут все ваши потребности, предложат оптимально подходящий вариант системы и ее внедрения, а также реализуют проект внедрения с дальнейшим техническим сопровождением. Мы настроим систему под ваши бизнес-процессы и проведем обучение по ее использованию.

Рекомендуем продумать и запланировать обучение заблаговременно. В плотном расписании врачей и других специалистов сложно выделить свободное время под учебу. Обучение может быть проведено как на местах, так и в удаленном формате. Мы можем предложить обучить врачей в индивидуальном порядке или в мини-группах. Это не займет много времени: предлагаемые нами системы имеют интуитивно понятный интерфейс, а настройки бизнес-процессов позволяют быстро и безошибочно выполнять различные рутинные процедуры.