Business Intelligence — относительно новое для России и относительно не новое для Запада направление ведения и контроля бизнеса. В интернете можно найти массу рекламных и познавательных статей на тему BI вообще и отдельных его представителей в частности.
Накопив определенный опыт во внедрении BI-систем и работе с ними, мне захотелось поделиться некоторыми своими наблюдениями. Какая-то часть уже встречалась неоднократно в других материалах по теме, но есть вещи, которых я при беглом просмотре литературы не обнаружила. Эта статья представляет собой обзор систем бизнес-анализа, а также задач, которые эти системы призваны решать.
Прежде всего, важно понимать, что система бизнес-аналитики — это не учетная система. Это может казаться очевидным, однако часто клиенты ожидают функционала баз данных.
Почему BI, а не аналитика в БД?
BI-система — это инструмент для топ-менеджмента и руководителей подразделений организации, позволяющий иметь полное представление об актуальном положении дел. Именно ориентация на руководящий состав сделала аналитические системы доступными со всевозможных переносных устройств — нетбуков, айфонов, айпадов и прочих.
Один из очевидных вопросов, которые возникают у клиентов, — зачем нужна BI-система, ведь в учетной системе имеется блок аналитики. Прежде всего, BI заточена именно на анализ данных, располагает специфическим функционалом, широчайшими возможностями визуализации, специальными механизмами обработки данных и т.д. Система работает быстрее учетной системы и практически никак не ограничивает разрезы и математику построения отчетов. Более того, блок аналитики в БД оперирует только данными самой базы. Системы бизнес-анализа позволяют консолидировать данные из всех источников учета организации, что позволяет руководителю иметь полную картину и избавляет от необходимости сопоставлять отчеты из разных систем.
Часто продажи и взаимодействия с клиентами ведутся в какой-либо базе, планирование — в MS Project, различные распределения бонусов, зарплаты и прочее — в Excel или отдельной базе. За все эти источники отвечают разные люди, и у руководителя уходит значительное количество сил и времени, чтобы составить полную картину. С течением времени под наплывом других задач эта картина может становиться всё более расплывчатой, что чревато потерей контроля и проблемами, которых совершенно спокойно можно было бы избежать. Именно поэтому руководителю полезно иметь некоторую систему, которая в едином интерфейсе и в предпочтительном виде позволяла бы иметь все данные под рукой. Это и является одной из основных задач BI-систем.
Основные принципы построения BI
Для построения отчетности используется 2 основных подхода — работа с непосредственными данными и OLAP-технологии. Кубы — более ранний подход, который использует большинство известных BI-систем — SAP BI, Oracle BI, Tableau и многие другие.
Куб, по сути, — многомерная таблица, некоторый специально сгруппированный набор данных. Для пользователей корректно составленная система кубов позволяет строить желаемые отчеты быстро и точно. Основными минусами кубов являются строгая структура куба, необходимость содержать кубы в отдельном промежуточном хранилище (и строить это хранилище) и быстрый прирост размера хранимых в памяти данных при увеличении измерений. Например, куб с 20 измерениями может весить сотни гигабайт.
Технология работы, предложенная компанией Qlik (разработчик платформы QlikView), позволяет избежать подобных проблем при построении кубов. Запатентованная ею технология обработки данных консолидирует данные из любых источников в оперативной памяти, а не на диске. Система обладает собственным ETL инструментарием, что позволяет выбирать произвольную информацию и строить внутри системы собственную модель данных, больше подходящую для проведения аналитики. Этот подход требует корректного построения собственной модели, однако существенно уменьшает аппаратную нагрузку, а также дает пользователям больше свободы при анализе данных.
Внедрение BI
Итак, представлена основная проблема — руководителю тяжело составлять полную картину из разрозненных данных. Думаю, она близка многим. И, читая о прекрасных перспективах своевременно иметь актуальные данные в удобном интерфейсе, многие наверняка подумали: «Хочу!». Я попытаюсь осветить некоторые аспекты, которые повлечет за собой внедрение BI, чтобы у читателей опять-таки сложилась полная картина.
Первое, что встречает решение внедрить BI, — цена вопроса. Для QlikView персональная лицензия может быть относительно недорогой, и вместе с проектом «под ключ» внедрение встанет в
Если определенный бюджет на аналитику всё же имеется, надо определиться с кругом задач, которые BI будет покрывать. Не стоит хвататься сразу за многое — и финансы, и продажи, и запасы, и маркетинг. Имеет смысл начать с автоматизации аналитики по какому-то одному отделу. Надо четко представлять себе сроки реализации проекта. Для систем на кубах время внедрения может оказаться довольно продолжительным.
Внедрение системы бизнес-анализа существенно увеличивает прозрачность данных. Стоит быть готовым к тому, что во время всего внедрения будут всплывать ошибки в базе: от простого пренебрежения корректным вводом данных сотрудниками (не забивают телефоны клиентов, оформляют приход товара на один склад, а списывают с другого и пр.) до ошибок методологии. Многие клиенты с недоверием относятся к обнаружению таких проблем, надо всё перепроверять и отслеживать. Но если проблема есть — лучше всё же знать о ней. Система бизнес-анализа позволяет быстро и точно выявлять любые погрешности ведения базы.
Самая большая «беда» внедрения аналитической системы — ее использование. При всей простоте и удобстве многим пользователям тяжело расстаться с привычным Excel, и может оказаться, что внедрение сделано, а использование не началось.
Несмотря на описанные аспекты внедрения, системы бизнес-анализа являются распространенным явлением для западного бизнеса и набирают обороты в России. BI позволяет посмотреть на свои данные под новым углом, обнаружить явные пробелы в управлении, выявить сильные стороны. С помощью систем аналитики можно выявлять неочевидные зависимости в данных. В дополнение следует отметить, что приложение, с которым будет работать аналитик, можно сделать не только содержательным, но и визуально красивым. С ним будет приятно работать, оно не будет раздражать глаз, с его помощью будет легко стоить наглядные и презентабельные отчеты для вышестоящего руководства.
Исходя из моего опыта, наличие используемой BI-системы в компании говорит о грамотности и дальновидности ее руководителя, о наличии в организации четкой стратегии развития и строгого контроля деятельности подразделений.
В завершение, для примера эффективности использования BI-системы приведу официальную аналитику внедрений QlikView, предоставленную компанией Qlik.
Подготовила Елена Суетина
Разработчик QlikView
Компания Первый БИТ, проектный офис "Спортивная"
