25 апреля 2024

Автоматизация процессов бюджетирования в компании с помощью прикладного решения Бит.Финанс

Внедрение комплексной системы автоматизации бюджетирования и управленческого учета на предприятии способствует контролю над множеством рабочих процессов, обеспечивает анализ текущей ситуации и снижает риски возникновения ошибок, особенно связанных с человеческим фактором и управлением. Это также способствует повышению эффективности бизнеса в целом, помогает достигать поставленных финансовых и организационных целей.


Организация бюджетирования компании

Автоматизация управленческого учета и бюджетирования в организации представляет собой использование программных средств для обработки обширных объемов информации о ее деятельности. Это направлено на минимизацию ошибок в работе отдельных подразделений компании, предотвращение просчетов и ошибок со стороны персонала, которые могут привести к финансовым потерям или убыткам.

Наиболее востребованным способом ведения бюджетов является использование Microsoft Excel. Эта программа обеспечивает возможность вести бухгалтерские записи, выполнять расчеты и прогнозирование. Одним из ключевых преимуществ является возможность ввода данных непосредственно из текстовых файлов и других информационных систем, используемых на предприятии.

Однако у Microsoft Excel имеются определенные недостатки:
  1. Программа ограничивает возможность одновременной работы только одному сотруднику с каждым файлом.
  2. Для каждого вида бюджета требуется создание отдельного файла, что часто приводит к перегрузке серверов и путанице.
  3. Ввод данных вручную подвержен человеческому фактору, что может привести к ошибкам и несоответствиям.
  4. Отсутствует функция защиты от нежелательных изменений, совершаемых пользователями.
  5. Низкая производительность программы мешает работе с большими объемами информации.

Однако главными преимуществами этого решения остаются его удобство использования и доступная цена.

Некоторые факторы, стимулирующие компании к переходу на автоматизированную систему бюджетирования, включают:
  • Недостаточное понимание аспектов, влияющих на прибыль и эффективность работы компании.
  • Постоянные кассовые разрывы. Необходимость рассчитывать различные варианты бизнес-планов без четкого представления о том, как оптимально использовать капитал.
  • Потребность в составлении бюджетов.
  • Недостаток информации для принятия решений относительно отсрочки платежей для поставщиков, клиентов и других аспектов.


Почему необоходимо автоматизировать процесс бюджетирование

Автоматизация бюджетирования и планирования осуществляется с помощью специальных программ, которые значительно упрощают решение многих текущих задач компании.

В результате внедрения автоматизированной системы бюджетирования на предприятии возможно объединение всех бюджетов компании в одном центре. Помимо бюджетов, программные продукты включают в себя функционал, упрощающий операции с большим объемом данных, обеспечивающий согласованную работу нескольких сотрудников и передачу информации между различными блоками учета.

Как определить, что вам требуется автоматизированная система бюджетирования?

Существует несколько факторов, которые могут мотивировать предприятия к внедрению автоматизированной системы бюджетирования и планирования:

  • Недостаточное понимание факторов, воздействующих на прибыль и эффективность деятельности компании
  • Регулярные сложности с кассовыми разрывами
  • Потребность в проведении различных сценариев расчета внутренней окупаемости с нечетким представлением о наиболее эффективном использовании капитала
  • Необходимость составления бюджетов
  • Недостаток информации для принятия решений относительно отсрочки платежей для поставщиков, клиентов и т. д.

Какие этапы включает процесс автоматизации бюджетирования?

Процесс автоматизации бюджетирования включает несколько ключевых этапов, которые обычно занимают около трех месяцев и включают:

  1. Анализ текущих бизнес-процессов
  2. Этот этап включает проведение аудита для получения полного отчета о системе бюджетирования и предложения по ее модернизации. Он позволяет выявить узкие места в деятельности компании и показывает преимущества, которые она получит от автоматизации управления.

  3. Согласование предложений
  4. На этом этапе представляются результаты анализа, и происходит согласование предложенных вариантов для разработки будущей модели бюджетирования в рамках выбранной информационной системы.

  5. Подготовка плана автоматизации и создание бюджетных форм
  6. После согласования предложений подготавливается план перехода к новой модели бюджетирования, который включает в себя результаты каждого этапа автоматизации.

  7. Настройка информационной системы бюджетирования и контрольных форм
  8. На этом этапе разработанные показатели для контроля плановой и фактической деятельности компании внедряются в виде экранных форм в информационной системе.

  9. Тестирование бюджетного процесса и обучение пользователей
  10. Последний этап включает настройку механизма ввода бюджетов, а также обучение сотрудников работе с новой бюджетной системой.



Программа Бит.Финанс для автоматизации

Ключевым этапом в процессе автоматизации бюджетирования является выбор программного обеспечения. Важно учитывать множество факторов, которые могут повлиять на итоговый результат.

Основными критериями, которым должна отвечать программа для автоматизации бюджетирования, являются:

  • Способность быстро формировать любые виды бюджетов;
  • Создание единой системы платежей для предприятий со сложной структурой;
  • Проведение регулярного анализа плановых и фактических показателей деятельности компании;
  • Автоматизированный контроль за расходами и платежами организации с учетом установленных лимитов;
  • Мониторинг соблюдения сроков исполнения документов и правильности оформления на этапах согласования и подписания.

Программа Бит.Финанс разработана для управления бюджетированием. Эта информационная система способствует улучшению финансового состояния организации, повышает обоснованность принимаемых решений и, следовательно, оказывает влияние на успех бизнеса.

Возможности информационной системы Бит.Финанс включают:
  • Настройку бюджетных моделей.
  • Проведение бюджетного планирования.
  • Планирование взаимосвязанных статей оборотов.
  • Распределение бюджета компании.
  • Планирование и аудит текущих расходов.
  • Бюджетирование в контексте различных организаций.
  • Подготовку отчетов различных типов.

Какие задачи решает Бит.Финанс

Внедрение автоматизированной системы Бит.Финанс на предприятии позволяет решать такие ключевые задачи, как:

  1. Подготовка всех видов бюджетов: операционных, вспомогательных, функциональных, мастер-бюджетов;
  2. Планирование на основе бизнес-драйверов;
  3. Планирование деятельности на основе достигнутых результатов;
  4. Многовариативное планирование;
  5. Учет до 17 аналитических разрезов;
  6. Распределение персональной ответственности за финансовые показатели;
  7. Аудит и управление процессом подготовки бюджетов и формирования управленческой отчетности;
  8. Инструменты для сопоставления данных управленческого и регламентированного учета;
  9. Быстрый сбор фактических данных;
  10. Загрузка данных из внешних систем;
  11. Сбор информации для оценки эффективности работы финансовых подразделений различных уровней.
В данной информационной системе представлен эффективный механизм управления бизнес-процессами, который позволяет автоматизированной программе обрабатывать процесс бюджетирования для различных организаций, включая холдинги. Этот процесс начинается с ввода плановых показателей и заканчивается подготовкой консолидированной отчетности.

Эффект от внедрения автоматизированного бюджетирования

Практически все информационные системы для автоматизации бюджетирования легко интегрируются с другими системами, используемыми в компаниях для учета.

Автоматизация бюджетирования не требует внесения изменений в код программы, что значительно облегчает процесс внедрения и ускоряет его.

Процесс автоматизации бюджетирования и управленческого учета осуществляется с помощью гибких настроек системы. Это позволяет создать модель бюджетного управления, адаптированную к конкретным потребностям бизнеса. Автоматизация проводится в соответствии с требованиями компании, которая решила внедрить информационную систему.

Благодаря хорошо организованной схеме можно легко достигнуть следующих целей:
  • Сбора и анализа данных мастер-бюджетов компании (БДДС, ББЛ, БДР);
  • Получения фактических данных о выполнении бюджетов;
  • Улучшения контроля за выполнением бюджетов;
  • Формирования отчетности, необходимой для анализа и принятия важных управленческих решений;
  • Интегрирования подразделения в общую информационную модель;
  • Сокращения времени и трудозатрат.

Выгода от внедрения автоматизированной системы бюджетирования

Основные преимущества включают:
  1. Гибкость системы и способность обрабатывать большие объемы данных.
  2. Понятная отчетность: каждый показатель может быть детализирован до конкретных транзакций или документов.
  3. Быстрая настройка под специфику конкретного бизнеса.
  4. Простой импорт данных из учетных систем.
  5. Наличие опытных специалистов, которые могут помочь в настройке управленческого учета.
  6. Готовые примеры успешной реализации управленческого учета в различных отраслях.

Оценка эффективности внедрения системы через построение бюджетной модели

Для оценки успешности и эффективности внедрения информационной системы рекомендуется создать модель бюджета на основе тех же параметров, которые использовались при создании бюджета до внедрения новой системы. Путем подготовки модели бюджета в автоматизированной программе можно оценить все преимущества этого подхода по сравнению с традиционным ручным методом.

Сравнение двух бюджетных моделей позволяет выявить точные совпадения и различия между ними, в пользу использования автоматизированной системы. Это способствует повышению доверия к бюджетным данным, полученным с использованием автоматизированного метода, и облегчает переход к новой модели бюджетирования для менеджмента на разных уровнях управления.



Обратитесь к нам сегодня!
Мы подберём решение специально для вашего бизнеса

Отзывы клиентов

«Проект был полезен и важен для управления заказами и продажами, а также контроля запасов. Кроме того, мы можем анализировать продажи по всей России».
Albert Liu
заместитель генерального директора компании TP-LINK
«Экспертами компании Первый БИТ настроен автоматический обмен данными с системой "1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ", в которой ведется полнофункциональный учет персонала всей Корпорации – управленческий и регламентированный».
ООО "ТехноНИКОЛЬ"
Строительные системы
«Благодаря правильным отчётам можно видеть реальную картину движения денежных средств на предприятиях группы, что позволяет оптимизировать финансовые потоки. Наши ожидания полностью сбылись, выражаем огромную благодарность проектной команде компании Первый БИТ и надеемся на дальнейшее сотрудничество».
О. Карпов
руководитель отдела бюджетирования ОАО "Оборонстрой"