Оптимизирован кадровый учет ведущей маркетинговой компании

ГФК-Русь является дочерней компанией немецкого холдинга GFK Group, специализируется на проведении маркетинговых и социальных исследований. Работает в России около 25 лет.

Являясь дочерним предприятием немецкого холдинга Gfk Group, компания «ГФК-Русь» занимается проведением различных исследований маркетинговой и социальной направленности. Более, чем за 25 лет работы на российском рынке, штат компании достиг численности в полторы тысячи человек, несколько сотен из которых являются сотрудниками полевых отделов, располагающихся в разных городах нашей страны.

Задачи

Раньше «ГФК-Русь» использовала «1С:Зарплата и Управление персоналом 2.5» в качестве системы автоматизации кадрового учета и расчетов заработной платы. Тем не менее, некоторые операции все еще проводились вручную.

Из-за стремительного роста численности персонала и увеличения территориальной распределенности подразделений процедура расчета выплат сотрудникам стала отнимать немало ресурсов (кадровых и временных). Более того, из-за больших объемов обрабатываемых данных в процессе расчетов нередко возникли ошибки, связанные с человеческим фактором. Впоследствии это неминуемо отражалось на корректности кадрового учета предприятия.

Чтобы оптимизировать процессы, которые связаны с кадровым учетом и расчетами выплат и удержаний с персонала, «ГФК-Русь» требовались пересмотр стратегии автоматизации данных областей и расширение профильного функционала.

Кроме того, компания искала пути для разгрузки специалистов кадрового департамента, избавления их от большого количества рутинных операций и сокращения ошибок, связанных с ручным выполнением калькуляционных задач.

Выбор подрядчика и решения

В качестве подрядчика для решения задач был выбран Проектный офис «Спортивная» компании «Первый Бит», что было обусловлено высоким профессионализмом консультантов партнера и наличием богатого опыта в области автоматизации HR-функций в других предприятиях различной отраслевой направленности.

В ходе предпроектного обследования специалисты Проектного офиса «Спортивная» компании «Первый Бит» детально проанализировали задачи, которые стояли перед заказчиком, и его потребности.

В результате для реализации проекта была выбрана система «1С:Зарплата и Управление персоналом 3.0», которая отличается от предыдущей редакции одноименного программного продукта не только обновленным интерфейсом и новыми экранными формами, но и появлением управляемых форм, расширению функциональности, возможностью работы как на тонком, так и на web-клиенте, а также изменениями архитектуры документов.

Этапы проекта

Проект по переходу «ГФК-Русь» на версию 3.0 программного продукта «1С:Зарплата и Управление персоналом 3.0» был реализован в кратчайшие сроки и в общей сложности длился три месяца.

Проект проходил в четыре основных этапа:

Перенос отчетов, начальных остатков, справочников, доработанных модулей и других сведений в новую программу;
Пересмотр концепции кадрового учета в предприятии заказчика, разработка экспертных рекомендаций для его оптимизации;
Разработка инструкций по работе с новой системой;
Проведение обучающих тренингов для персонала.

К особенностям реализованного проекта следует отнести следующие аспекты его реализации:

Во время миграции на новую версию программы был произведен ввод начальных остатков;
Заказчик применяет смешанную методику при финансовом планировании.

Результаты

В результате данного проекта:

Специалисты Проектного офиса «Спортивная» компании «Первый БИТ» внедрили «1С:Зарплата и Управление персоналом 3.0». Общее количество АРМ — 20;
Для заказчика были подготовлены данные для дальнейшей выгрузки в соответствии с российскими и американскими стандартами финансового и бухучета;
Для сотрудников заказчика была «с нуля» разработана новая методика по обучению персонала работе с новой системой;
Была произведена интеграция новой системы с другими ИТ-решениями, которые используются в «ГФК-Русь» (например, Microsoft Navision и Oracle IMS).

Внедрение «1С:Зарплата и Управление персоналом 3.0» позволило «ГФК-Русь» получить следующие выгоды для своего бизнеса:

Оптимизация и повышение продуктивности работы HR-персонала;
Сокращение ошибок, ассоциирующихся с человеческим фактором;
Высокий уровень информационной безопасности при работе с конфиденциальными данными сотрудников и компании;
Повышение мобильности и доступности персонала, потому что с системой можно работать через web-клиент;
Оперативная отчетность, которая необходима руководству компании для принятия управленческих решений, касающихся стратегии развития бизнеса.