Автоматизация 3000 рабочих мест в PwC, или как эффективно использовать системы «1С:Документооборот» и LegalPRO
PwC предоставляет полный спектр юридических услуг для бизнеса: от сопровождения первоначальных инвестиций, трудовых и миграционных вопросов до разрешения споров, комплексного сопровождения финансовых и корпоративных сделок, осложненных иностранным элементом.
Также компания занимается специальными отраслевыми группами: энергетика и природные ресурсы, финансовые институты, технологии, автомобилестроение, промышленное производство, ритейл, недвижимость, фармацевтика и другими.
Юристы и практики PwC рекомендованы ведущими международными и российскими юридическими рейтингами Legal 500, Chambers&Partners, Best Lawyers, Tax Controversy Leaders, «Коммерсант», Право.Ru и другими.
В договоре нет места ошибкам
Компания вела учет сотен шаблонов договоров разрозненно в Word- документах. Были трудности с актуализацией, а также с процессом их подготовки. Присутствовали риски срыва сроков согласования и подписания документов и, соответственно, потери клиентов, так как на юристах была существенная нагрузка в связи с большим количеством ошибок.
Руководство компании осознавало, что нужно переходить на новую систему, так как это позволит избежать рисков и ошибок при заключении договоров.
Для реализации внедрения системы PwC обратились в Первый Бит, как к экспертам в сфере документооборота, что подтверждается статусом «1С: Центр компетенции по документообороту».
Документооборот в юридической компании. Как прийти к единому формату?
Перед специалистами Первого Бита стояла задача разработать гибкое решение класса «Конструктор документов» на платформе «1С», которое можно внедрять в любую компанию.
Процесс подготовки и согласования договоров по шаблонам необходимо было автоматизировать. Процесс документооборота должен быть удобным и оперативным, для этого важно снизить сроки согласования договоров, количество ошибок в черновиках договоров и затраты на поддержку шаблонов.
Инициаторам договоров необходимо предоставить обеспечение использования актуальных шаблонов, а также упростить поиск и выбор шаблона договора.
Договор — уникальная карточка компании
Для реализации проекта необходимо было автоматизировать большое количество рабочих мест. Продукт «LegalPRO» получил сертификат «1С:Совместимо», а решению, внедренному в компанию, нет аналогов на рынке.
При этом вся связанная справочная информация заполнится автоматически, а юрист, совершив необходимое изменение в одном пункте документа, сможет актуализировать все шаблоны, которые его используют. Данное решение обладает гибкостью, что является отличной возможностью для развития, и применимо в организациях любого типа.
Основная функциональная возможность данного решения — создание внутреннего договора, который отвечает на ряд подготовленных вопросов для выбранного вида внутреннего документа. Версии документа в форматах DOC и PDF создаются и прикрепляются к карточке внутреннего документа автоматически.
Программа решает задачи:
- Настройки, хранения и версионирования шаблонов документов компании;
- Сокращения общего числа шаблонов документов компании за счет объединения двуязычных шаблонов, использования общих пунктов документов и настройки дополнительных условий на пункты документов;
- Экономии времени на создание и согласование документа, так как выбор шаблона происходит автоматически, благодаря чему исключается возможность орфографических, юридических ошибок. Также за счет автоматического заполнения справочной информации, которая хранится в системе, исключается вероятность ошибки в данных;
- Компетенции сотрудников — инициатору документа не нужно быть профессиональным юристом, чтобы подготовить корректный шаблон документа.
Заключительные итоги
В результате проекта было разработано универсальное решение «LegalPRO: Конструктор документов для бизнеса» на базе конфигурации «1С:Документооборот», которое было внедрено в компании с количеством пользователей около 3000 сотрудников.
В данный момент система успешно введена в промышленную эксплуатацию. С помощью внедрения данного решения, получилось достигнуть целей, поставленных перед проектом.
Реализация проекта позволила компании:
- Обеспечить использование инициаторами договоров актуальных шаблонов и сократить количество ошибок до примерно 5%;
- Быстрее создавать договорные документы и сократить трудозатраты бизнес-подразделений на их создание в среднем в 2 раза, в том числе за счет проработки всех особенностей компании при внедрении;
- Сократить трудозатраты юридического департамента на актуализацию базы шаблонов на 80%.
Отзывы от сотрудников PwC
«Составление договоров для юридической компании — неотъемлемая часть ежедневных процессов. С приобретением системы по документообороту время по обработке одного договора существенно сократилось. Все шаблоны сведены в единые формы и автоматизированы на изменения как локальные , так и масштабные. Система проверяет наличие ошибок, что делает работу удобнее».
«PwC выражает благодарность компании „Первый Бит“, а также в частности Владимиру Шамину и его команде за работу над проектом внедрения новой системы по документообороту. Хотим отметить качественное исполнение настройки необходимых сервисов и соответствие функционала системы с изначальными задачами. Профессионализм специалистов позволил проработать сервис под индивидуальные потребности, с помощью интеграции „1С:Документооборот“ и „LegalPRO: Конструктор документов для бизнеса“».
